Verkställande assistent jobbbeskrivning

Vi söker en mycket organiserad och effektiv verkställande assistent för att ge omfattande stöd till våra ledande befattningshavare. Denna roll innebär att hantera scheman, samordna möten, hantera korrespondens och säkerställa smidig kommunikation och organisation inom verkställande kontoret. Den ideala kandidaten bör vara en proaktiv problemlösare med exceptionella kommunikationsförmågor och noggrann uppmärksamhet på detaljer.

En verkställande assistent är avgörande för att stödja den dagliga verksamheten för ledande befattningshavare. De spelar en nyckelroll för att hantera chefernas scheman, organisera möten, hantera informationsförfrågningar och utföra kontoristiska funktioner som att förbereda korrespondens, ta emot besökare och ordna konferenssamtal.

Verkställande assistenten rapporterar vanligtvis direkt till den ledande befattningshavaren de tilldelas, till exempel VD, CFO eller andra ledande roller.

• Hantera och organisera verkställande kalendern, inklusive schemaläggning av möten, möten och researrangemang.
• Hantera inkommande samtal och e -postmeddelanden och svara eller omdirigera efter behov.
• Förbered och redigera korrespondens, rapporter och presentationer.
• Organisera och underhålla arkiveringssystemet för viktiga och konfidentiella företagsdokument.
• Koordinera och hantera möten, inklusive dagordningar, protokoll och uppföljningsåtgärder.
• Hjälp till att förbereda företagsevenemang, konferenser och styrelsemöten.
• Ge allmänt administrativt stöd till verkställande teamet.
• Hantera konfidentiell information med diskretion och upprätthålla integriteten för ledningen.

• Bevisad erfarenhet som verkställande assistent eller liknande administrativ roll.
• Utmärkta organisatoriska och tidshanteringsfärdigheter.
• Stark kommunikation och interpersonella förmågor.
• Kunskaper i MS Office, särskilt Word, Excel och PowerPoint.
• Möjlighet att multitask och prioritera daglig arbetsbelastning.
• Hög nivå av diskretion och sekretess.
• Diplom eller kandidatexamen i företagsadministration eller ett relaterat område föredras.
• Utmärkta skriftliga och muntliga kommunikationsförmågor.