Uitvoerend assistent functiebeschrijving

We zijn op zoek naar een zeer georganiseerde en efficiënte uitvoerende assistent om onze senior executives uitgebreide ondersteuning te bieden. Deze rol omvat het beheren van schema's, het coördineren van vergaderingen, het omgaan met correspondentie en het waarborgen van een soepele communicatie en organisatie binnen het uitvoerend kantoor. De ideale kandidaat moet een proactieve probleemoplosser zijn met uitzonderlijke communicatieve vaardigheden en nauwgezette aandacht voor detail.

Een uitvoerend assistent is cruciaal voor het ondersteunen van de dagelijkse activiteiten van senior executives. Ze spelen een sleutelrol bij het beheren van de schema's van de leidinggevenden, het organiseren van vergaderingen, het verwerken van informatieverzoeken en het uitvoeren van administratieve functies zoals het voorbereiden van correspondentie, het ontvangen van bezoekers en het regelen van conferentiegesprekken.

De uitvoerend assistent rapporteert meestal rechtstreeks aan de senior executive waaraan ze zijn toegewezen, zoals de CEO, CFO of andere senior leiderschapsrollen.

• Beheer en organiseer de agenda van de directeur, inclusief het plannen van afspraken, vergaderingen en reisarrangementen.
• Behandel inkomende oproepen en e -mails en reageer of leid indien van toepassing.
• Bereid en bewerk correspondentie, rapporten en presentaties.
• Organiseer en onderhoud het archiveringssysteem voor belangrijke en vertrouwelijke bedrijfsdocumenten.
• Coördineren en beheren vergaderingen, inclusief agenda's, minuten en vervolgacties.
• Assisteren bij de voorbereiding van bedrijfsevenementen, conferenties en bestuursvergaderingen.
• Bied algemene administratieve ondersteuning aan het uitvoerende team.
• Behandel vertrouwelijke informatie met discretie en behoud de privacy van senior management.

• Bewezen ervaring als uitvoerend assistent of vergelijkbare administratieve rol.
• Uitstekende vaardigheden voor organisatorische en tijdmanagement.
• Sterke communicatie en interpersoonlijke vaardigheden.
• Vaardigheid in MS Office, met name Word, Excel en PowerPoint.
• Mogelijkheid om dagelijkse werklast te multitasken en prioriteit te geven.
• Hoog niveau van discretie en vertrouwelijkheid.
• Diploma of bachelordiploma in bedrijfskunde of een gerelateerd veld heeft de voorkeur.
• Uitstekende schriftelijke en verbale communicatievaardigheden.