Executive Assistant Jobbbeskrivelse

Vi søker en meget organisert og effektiv utøvende assistent for å gi omfattende støtte til våre toppledere. Denne rollen innebærer å håndtere tidsplaner, koordinere møter, håndtere korrespondanse og sikre jevn kommunikasjon og organisering i utøvende kontor. Den ideelle kandidaten skal være en proaktiv problemløser med eksepsjonelle kommunikasjonsevner og nøye oppmerksomhet på detaljer.

En utøvende assistent er avgjørende for å støtte de daglige aktivitetene til toppledere. De spiller en nøkkelrolle i å administrere lederenes tidsplaner, organisere møter, håndtere informasjonsforespørsler og utføre geistlige funksjoner som å utarbeide korrespondanse, motta besøkende og arrangere konferansesamtaler.

Executive Assistant rapporterer vanligvis direkte til topplederen de er tildelt, for eksempel administrerende direktør, finansdirektør eller andre ledende roller.

• Administrer og organiser lederens kalender, inkludert planlegging av avtaler, møter og reisearrangementer.
• Håndter innkommende samtaler og e -postmeldinger, og svar eller omdirigere etter behov.
• Forbered og rediger korrespondanse, rapporter og presentasjoner.
• Organiser og vedlikeholder arkiveringssystemet for viktige og konfidensielle firmadokumenter.
• Koordinere og administrere møter, inkludert agendaer, minutter og oppfølgingshandlinger.
• Hjelp med å utarbeide selskapets arrangementer, konferanser og styremøter.
• Gi generell administrativ støtte til utøvende team.
• Håndter konfidensiell informasjon med skjønn og oppretthold personvernet til toppledelsen.

• bevist erfaring som en utøvende assistent eller lignende administrativ rolle.
• Utmerkede organisatoriske og tidsstyringsevner.
• Sterke kommunikasjon og mellommenneskelige evner.
• Kompetanse i MS Office, spesielt ord, Excel og PowerPoint.
• Evne til å multitaske og prioritere daglig arbeidsmengde.
• Høyt nivå av skjønn og konfidensialitet.
• Diplom eller bachelorgrad i forretningsadministrasjon eller et beslektet felt er å foretrekke.
• Utmerkede skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner.