Description de poste assistant exécutif

Nous recherchons un assistant exécutif hautement organisé et efficace pour fournir un soutien complet à nos cadres supérieurs. Ce rôle consiste à gérer les horaires, à coordonner les réunions, à gérer la correspondance et à assurer une communication et une organisation en douceur au sein du bureau exécutif. Le candidat idéal doit être un résolveur de problèmes proactif avec des compétences en communication exceptionnelles et une attention méticuleuse aux détails.

Un assistant exécutif est crucial pour soutenir les activités quotidiennes des cadres supérieurs. Ils jouent un rôle clé dans la gestion des horaires des dirigeants, l'organisation de réunions, la gestion des demandes d'informations et l'exécution de fonctions de bureau telles que la préparation de la correspondance, la réception des visiteurs et l'organisation de conférences téléphoniques.

L'assistant exécutif rapporte généralement directement au cadre supérieur auquel il est affecté, comme le PDG, le directeur financier ou d'autres postes de direction.

• Gérer et organiser le calendrier de l'exécutif, y compris les rendez-vous, les réunions et les dispositions de voyage.
• gérer les appels et les e-mails entrants et répondre ou rediriger le cas échéant.
• Préparer et modifier la correspondance, les rapports et les présentations.
• Organisez et entretienz le système de classement pour des documents d'entreprise importants et confidentiels.
• Coordonner et gérer les réunions, y compris les agendas, les procès-verbaux et les actions de suivi.
• Aider à la préparation des événements de l'entreprise, des conférences et des réunions du conseil d'administration.
• Fournir un soutien administratif général à l'équipe de direction.
• Gérer les informations confidentielles avec la discrétion et maintenir la confidentialité de la haute direction.

• Expérience prouvée en tant qu'assistant exécutif ou un rôle administratif similaire.
• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
• Communication forte et capacités interpersonnelles.
• Précision de MS Office, en particulier Word, Excel et PowerPoint.
• Capacité à effectuer plusieurs tâches et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne.
• Niveau élevé de discrétion et de confidentialité.
• Diplôme ou baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe est préféré.
• Excellentes compétences de communication écrite et verbale.