Come professionista delle risorse umane, è importante avere una comunicazione chiara ed efficace con i dipendenti al fine di mantenere un ambiente di lavoro positivo e produttivo. Un avviso scritto o un avviso di avviso dei dipendenti, è un modo formale per documentare le prestazioni o i problemi comportamentali e fornire al dipendente l'opportunità di migliorare. Discuteremo il ruolo delle risorse umane nel processo di avvertimento dei dipendenti e forniremo un modello e un linguaggio di esempio per la creazione di un avviso di avviso dei dipendenti. Discuteremo anche i passaggi da adottare quando si emette un avvertimento e strategie per migliorare le prestazioni dei dipendenti.

Ecco diverse cose chiave a cui prestare attenzione durante la redazione di una lettera di avvertimento dei dipendenti:

  • Utilizzare una riga dell'oggetto chiaro e conciso: ciò aiuterà il dipendente a comprendere lo scopo della lettera e consentirà loro di individuarla facilmente nella loro casella di posta.
  • Indica il problema specifico: sii chiaro e specifico sulla prestazione o sul problema comportamentale che viene affrontato.
  • Fornire esempi: includere esempi specifici del problema per aiutare il dipendente a comprendere il problema e come influisce sul loro lavoro.
  • Descrivi le conseguenze: spiegare le conseguenze delle prestazioni o del comportamento continue, comprese qualsiasi azione disciplinare che può essere intrapresa.
  • Offrire supporto: fornire al dipendente risorse e supporto per aiutarli a migliorare le loro prestazioni o comportamenti.
  • Imposta una sequenza temporale: stabilire una sequenza temporale per il miglioramento e il follow-up, inclusi eventuali punti di controllo o revisioni delle prestazioni che verranno condotte.
  • Usa un tono professionale: sebbene sia importante essere chiari e diretti, è anche importante utilizzare un tono professionale e rispettoso nella lettera.
  • Conserva una copia: conservare una copia della lettera nel file del dipendente per riferimento futuro.
  • Prendi in considerazione le implicazioni legali: sii consapevole di eventuali considerazioni legali, come le leggi sull'occupazione o le politiche aziendali, quando si redigono la lettera.

Avviso di dipendente Avviso Modello e -mail Esempio 1

Oggetto: avviso di avviso dei dipendenti

Caro [dipendente],

Sto scrivendo per informarti di un problema serio che è stato portato alla mia attenzione per quanto riguarda le tue prestazioni sul lavoro. In particolare, [questione specifica dello stato, come ritardo o scarse prestazioni lavorative].

Questo comportamento non è accettabile ed è in violazione della [politica aziendale o aspettative di lavoro]. Di conseguenza, ti viene emesso un avviso formale.

Si prega di essere consapevoli del fatto che le continue istanze di [questione specifica] possono comportare ulteriori azioni disciplinari, fino a includere la cessazione dell'occupazione.

Voglio sottolineare che mi impegno ad aiutarti ad avere successo nel tuo ruolo. A tal fine, sono disponibile a discutere eventuali preoccupazioni o problemi che potresti avere e per fornirti qualsiasi supporto o risorse di cui potresti aver bisogno per migliorare le tue prestazioni.

Si prega di avvisare che monitoreremo attentamente i tuoi progressi e ci aspetteremo di vedere un miglioramento significativo entro il prossimo [lasso di tempo, come 30 giorni]. In caso di domande o hai bisogno di ulteriore assistenza, non esitare a contattarmi.

Cordiali saluti, [Nome del mittente]

Avviso di dipendente Avviso Modello e -mail Esempio 2

Oggetto: Avviso di avviso dei dipendenti - Problemi comportamentali

Caro [dipendente],

Sto scrivendo per affrontare le preoccupazioni sul tuo recente comportamento sul lavoro. In particolare, [problemi di comportamento specifici dello stato, come un linguaggio irrispettoso o un comportamento inappropriato].

Questo tipo di comportamento non è accettabile e va contro i valori della nostra azienda di [elenchi di valori dell'azienda, come il rispetto e la professionalità]. È anche in violazione della [politica aziendale o aspettative di lavoro]. Di conseguenza, ti viene emesso un avviso formale.

Si prega di essere consapevoli del fatto che i continui istanze di [problemi di comportamento specifici] possono comportare ulteriori azioni disciplinari, fino a includere la cessazione dell'occupazione.

Voglio chiarire che mi impegno a creare un ambiente di lavoro positivo e rispettoso per tutti i dipendenti. A tal fine, sono disponibile a discutere eventuali problemi o preoccupazioni che potresti avere e per fornirti supporto e risorse per aiutarti a migliorare il tuo comportamento.

Mi aspetto di vedere un miglioramento significativo del tuo comportamento entro il prossimo [lasso di tempo, come 30 giorni]. In caso di domande o hai bisogno di ulteriore assistenza, non esitare a contattarmi.

Cordiali saluti, [Nome del mittente]

Avviso di dipendente Avviso Modello e -mail Esempio 3

Oggetto: Avviso finale - Problemi di prestazione

Caro [dipendente],

Sto scrivendo per informarti che le tue prestazioni sul lavoro non sono migliorate nonostante i precedenti avvertimenti e tentativi di fornire supporto e risorse. Di conseguenza, questa lettera funge da avvertimento finale.

[Problemi di prestazioni specifici dello stato, come non riuscire a rispettare le scadenze o non seguire le politiche aziendali]. Questi problemi sono inaccettabili e hanno avuto un impatto negativo sul tuo lavoro e sul team nel suo insieme.

Si prega di essere consapevoli del fatto che ulteriori istanze di [problemi di prestazione specifici] comporteranno un'azione disciplinare immediata, fino a includere la cessazione dell'occupazione.

Ti incoraggio fermamente a prendere sul serio questo ultimo avvertimento e a fare uno sforzo concertato per migliorare la tua esibizione. Sono disponibile a discutere eventuali problemi o problemi che potresti avere e per fornirti qualsiasi supporto o risorse aggiuntive di cui potresti aver bisogno.

Mi aspetto di vedere un miglioramento significativo delle tue prestazioni entro il prossimo [lasso di tempo, come 30 giorni]. In caso di domande o hai bisogno di ulteriore assistenza, non esitare a contattarmi.

Cordiali saluti, [Nome del mittente]