Som HR -professionell är det viktigt att ha tydlig och effektiv kommunikation med anställda för att upprätthålla en positiv och produktiv arbetsmiljö. En skriftlig varning eller varningsmeddelande om varning är ett formellt sätt att dokumentera prestanda eller beteendemässiga frågor och ge den anställda en möjlighet att förbättra. Vi kommer att diskutera HR: s roll i den anställdas varningsprocess och tillhandahålla ett mall och ett provspråk för att skapa ett varningsmeddelande om anställd. Vi kommer också att diskutera stegen att vidta när vi utfärdar en varning och strategier för att förbättra anställdas prestanda.

Här är flera viktiga saker att uppmärksamma när du utarbetar ett varningsbrev för anställd:

  • Använd en tydlig och kortfattad ämnesrad: Detta hjälper den anställda att förstå syftet med brevet och låta dem enkelt hitta det i sin inkorg.
  • Ange den specifika frågan: Var tydlig och specifik om prestanda eller beteendefråga som tas upp.
  • Ge exempel: Inkludera specifika exempel på frågan för att hjälpa den anställda att förstå problemet och hur det påverkar deras arbete.
  • Beskriv konsekvenserna: Förklara konsekvenserna av fortsatt dålig prestanda eller beteende, inklusive eventuella disciplinära åtgärder som kan vidtas.
  • Erbjud support: Ge den anställda resurser och stöd för att hjälpa dem att förbättra deras prestanda eller beteende.
  • Ställ in en tidslinje: Upprätta en tidslinje för förbättring och uppföljning, inklusive eventuella checkpoints eller prestationsgranskningar som kommer att genomföras.
  • Använd en professionell ton: Även om det är viktigt att vara tydlig och direkt, är det också viktigt att använda en professionell och respektfull ton i brevet.
  • Håll en kopia: Håll en kopia av brevet i den anställdes fil för framtida referens.
  • Tänk på juridiska konsekvenser: Var medveten om eventuella juridiska överväganden, till exempel anställningslagar eller företagspolicyer, när du utarbetar brevet.

Anställdas varningsmeddelande E -postmall Prov 1

Ämne: Anställdas varningsmeddelande

Kära [anställd],

Jag skriver för att informera dig om en allvarlig fråga som har uppmärksammats när det gäller din prestation på jobbet. Specifikt [statlig specifik fråga, såsom långsamhet eller dålig jobbprestanda].

Detta beteende är inte acceptabelt och strider mot [företagspolicy eller jobbförväntningar]. Som ett resultat får du en formell varning.

Observera att fortsatta fall av [specifik fråga] kan leda till ytterligare disciplinära åtgärder, fram till och inklusive anställningens uppsägning.

Jag vill betona att jag är engagerad i att hjälpa dig att lyckas med din roll. För detta ändamål är jag tillgänglig för att diskutera eventuella problem eller frågor du kan ha och ge dig alla stöd eller resurser du kan behöva för att förbättra din prestation.

Observera att vi kommer att övervaka dina framsteg noggrant och förvänta dig att se betydande förbättringar inom nästa [tidsram, till exempel 30 dagar]. Om du har några frågor eller behöver ytterligare hjälp, tveka inte att nå ut till mig.

Vänliga hälsningar, [Avsändarens namn]

Anställdas varningsmeddelande E -postmall Prov 2

Ämne: Anställdas varningsmeddelande - Beteendeproblem

Kära [anställd],

Jag skriver för att ta itu med oro över ditt senaste beteende på jobbet. Specifikt [statliga specifika beteendefrågor, såsom respektlöst språk eller olämpligt beteende].

Denna typ av beteende är inte acceptabelt och strider mot vårt företags värden på [List Company -värden, såsom respekt och professionalism]. Det strider också mot [företagspolicy eller jobbförväntningar]. Som ett resultat får du en formell varning.

Observera att fortsatta fall av [specifika beteendeproblem] kan leda till ytterligare disciplinära åtgärder, till och med uppsägning av anställning.

Jag vill göra det klart att jag är engagerad i att skapa en positiv och respektfull arbetsmiljö för alla anställda. För detta ändamål är jag tillgänglig för att diskutera eventuella problem eller problem du kan ha och för att ge dig stöd och resurser för att hjälpa dig att förbättra ditt beteende.

Jag räknar med att se en betydande förbättring av ditt beteende inom nästa [tidsram, till exempel 30 dagar]. Om du har några frågor eller behöver ytterligare hjälp, tveka inte att nå ut till mig.

Vänliga hälsningar, [Avsändarens namn]

Anställdas varningsmeddelande E -postmall Exempel 3

Ämne: Slutlig varning - Prestationsproblem

Kära [anställd],

Jag skriver för att informera dig om att dina prestationer på jobbet inte har förbättrats trots tidigare varningar och försök att ge stöd och resurser. Som ett resultat fungerar detta brev som din slutliga varning.

[Statliga specifika resultatfrågor, som att konsekvent misslyckas med att uppfylla tidsfrister eller inte följa företagets policy]. Dessa frågor är oacceptabla och har haft en negativ inverkan på ditt arbete och teamet som helhet.

Observera att ytterligare fall av [specifika prestationsfrågor] kommer att resultera i omedelbara disciplinära åtgärder, fram till och inkludera anställningens uppsägning.

Jag uppmuntrar dig starkt att ta denna sista varning på allvar och göra en samlad ansträngning för att förbättra dina prestationer. Jag är tillgänglig för att diskutera eventuella problem eller frågor du kan ha och ge dig ytterligare stöd eller resurser du kan behöva.

Jag räknar med att se betydande förbättringar i din prestanda inom nästa [tidsram, till exempel 30 dagar]. Om du har några frågor eller behöver ytterligare hjälp, tveka inte att nå ut till mig.

Vänliga hälsningar, [Avsändarens namn]