En tant que professionnel des RH, il est important d'avoir une communication claire et efficace avec les employés afin de maintenir un environnement de travail positif et productif. Un avertissement écrit, ou avis d'avertissement des employés, est un moyen officiel de documenter la performance ou les problèmes de comportement et de fournir à l'employé la possibilité de s'améliorer. Nous discuterons du rôle des RH dans le processus d'avertissement des employés et fournirons un modèle et un échantillon de langage pour fabriquer un avis d'avertissement des employés. Nous discuterons également des étapes à prendre lors de la publication d'un avertissement et de stratégies pour améliorer le rendement des employés.

Voici plusieurs éléments clés auxquels faire attention lors de la rédaction d'une lettre d'avertissement d'employé:

  • Utilisez une ligne d'objet claire et concise: Cela aidera l'employé à comprendre l'objectif de la lettre et à leur permettre de le localiser facilement dans sa boîte de réception.
  • Indiquer le problème spécifique: soyez clair et spécifique sur la performance ou le problème comportemental qui est résolu.
  • Fournir des exemples: inclure des exemples spécifiques du problème pour aider l'employé à comprendre le problème et comment il affecte son travail.
  • Décrivez les conséquences: Expliquez les conséquences d'une mauvaise performance ou d'un comportement continu, y compris toute mesure disciplinaire qui peut être prise.
  • Offrir un soutien: fournir à l'employé des ressources et un soutien pour les aider à améliorer leurs performances ou leur comportement.
  • Définissez un calendrier: établissez un calendrier d'amélioration et de suivi, y compris tous les points de contrôle ou les revues de performance qui seront effectuées.
  • Utilisez un ton professionnel: Bien qu'il soit important d'être clair et direct, il est également important d'utiliser un ton professionnel et respectueux dans la lettre.
  • Gardez une copie: gardez une copie de la lettre dans le fichier de l'employé pour référence future.
  • Considérez les implications juridiques: soyez conscient de toute considération juridique, telles que les lois sur l'emploi ou les politiques de l'entreprise, lors de la rédaction de la lettre.

AVERTISSEMENT AVERTISSEMENT Modèle de courrier électronique Exemple 1

Sujet: avis d'avertissement des employés

Cher [employé],

J'écris pour vous informer d'un problème sérieux qui a été porté à mon attention concernant votre performance au travail. Plus précisément, [un problème spécifique à l'état, tel que le retard ou la mauvaise performance au travail].

Ce comportement n'est pas acceptable et est en violation de [la politique de l'entreprise ou les attentes de l'emploi]. En conséquence, vous avez un avertissement officiel.

Veuillez noter que les cas continus de [problème spécifique] peuvent entraîner de nouvelles mesures disciplinaires, jusqu'à ce que le licenciement de l'emploi et y compris.

Je veux souligner que je m'engage à vous aider à réussir votre rôle. À cette fin, je suis disponible pour discuter de toutes les préoccupations ou problèmes que vous pourriez avoir et pour vous fournir tout soutien ou ressources dont vous pourriez avoir besoin pour améliorer vos performances.

Veuillez noter que nous surveillerons de près vos progrès et nous attendons à une amélioration significative dans le prochain [délai, comme 30 jours]. Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide supplémentaire, n'hésitez pas à me contacter.

Sincèrement, [Nom de l'expéditeur]

AVERTISSEMENT AVERTISSEMENT Modèle de courrier électronique Exemple 2

Sujet: Avis d'avertissement des employés - Problèmes de comportement

Cher [employé],

J'écris pour répondre aux préoccupations concernant votre comportement récent au travail. Plus précisément, [énoncer des problèmes de comportement spécifiques, tels que le langage irrespectueux ou un comportement inapproprié].

Ce type de comportement n'est pas acceptable et va à l'encontre des valeurs de notre entreprise en matière de valeurs de l'entreprise, telles que le respect et le professionnalisme]. Il est également en violation de [la politique de l'entreprise ou les attentes d'emploi]. En conséquence, vous avez un avertissement officiel.

Veuillez noter que des cas continus de [problèmes de comportement spécifiques] peuvent entraîner de nouvelles mesures disciplinaires, jusqu'à ce que le licenciement de l'emploi et y compris.

Je tiens à préciser que je m'engage à créer un environnement de travail positif et respectueux pour tous les employés. À cette fin, je suis disponible pour discuter de tout problème ou préoccupation que vous pourriez avoir et pour vous fournir un soutien et des ressources pour vous aider à améliorer votre comportement.

Je m'attends à voir une amélioration significative de votre comportement au cours de la prochaine [période, comme 30 jours]. Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide supplémentaire, n'hésitez pas à me contacter.

Sincèrement, [Nom de l'expéditeur]

AVERTISSEMENT AVERTISSEMENT Modèle de courrier électronique Exemple 3

Sujet: Avertissement final - Problèmes de performances

Cher [employé],

Je vous écris pour vous informer que vos performances au travail ne se sont pas améliorées malgré les avertissements et les tentatives précédentes pour fournir un soutien et des ressources. En conséquence, cette lettre sert d'avertissement final.

[Énoncez des problèmes de performance spécifiques, tels que le fait de ne pas respecter les délais ou de suivre les politiques de l'entreprise]. Ces problèmes sont inacceptables et ont eu un impact négatif sur votre travail et l'équipe dans son ensemble.

Veuillez noter que de nouveaux cas de [problèmes de performance spécifiques] entraîneront des mesures disciplinaires immédiates, jusqu'à ce que la résiliation de l'emploi.

Je vous encourage fortement à prendre cet avertissement final au sérieux et à faire un effort concerté pour améliorer votre performance. Je suis disponible pour discuter de toutes les préoccupations ou problèmes que vous pourriez avoir et pour vous fournir tout support ou ressources supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin.

Je m'attends à voir une amélioration significative de vos performances dans le prochain [délai, comme 30 jours]. Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide supplémentaire, n'hésitez pas à me contacter.

Sincèrement, [Nom de l'expéditeur]