Som HR -profesjonell er det viktig å ha klar og effektiv kommunikasjon med ansatte for å opprettholde et positivt og produktivt arbeidsmiljø. En skriftlig advarsel, eller advarsel om ansatte, er en formell måte å dokumentere ytelse eller atferdsproblemer og gi den ansatte en mulighet til å forbedre seg. Vi vil diskutere HRs rolle i ansattes advarselsprosess og gi en mal- og prøvespråk for å lage en advarselsvarsel for ansatte. Vi vil også diskutere trinnene å ta når vi gir en advarsel og strategier for å forbedre ansattes ytelse.
Her er flere viktige ting du må ta hensyn til når du utarbeider et ansattes advarselsbrev:
- Bruk en klar og kortfattet emnelinje: Dette vil hjelpe den ansatte til å forstå formålet med brevet og la dem enkelt finne det i innboksen.
- Oppgi det spesifikke problemet: Vær tydelig og spesifikk om ytelsen eller atferdsspørsmålet som blir adressert.
- Gi eksempler: Ta med spesifikke eksempler på problemet for å hjelpe den ansatte til å forstå problemet og hvordan det påvirker deres arbeid.
- Skissere konsekvensene: Forklar konsekvensene av fortsatt dårlig ytelse eller atferd, inkludert eventuelle disiplinære tiltak som kan tas.
- Tilby støtte: Gi den ansatte ressurser og støtte for å hjelpe dem med å forbedre ytelsen eller atferden.
- Angi en tidslinje: Etabler en tidslinje for forbedring og oppfølging, inkludert eventuelle sjekkpunkter eller ytelsesanmeldelser som vil bli utført.
- Bruk en profesjonell tone: Selv om det er viktig å være tydelig og direkte, er det også viktig å bruke en profesjonell og respektfull tone i brevet.
- Oppbevar en kopi: Oppbevar en kopi av brevet i ansattes fil for fremtidig referanse.
- Vurder juridiske implikasjoner: Vær oppmerksom på juridiske hensyn, for eksempel ansettelseslover eller selskapets retningslinjer, når du utarbeider brevet.
Ansattes advarsel
Emne: Advarsel om ansatte
Kjære [ansatt],
Jeg skriver for å informere deg om et alvorlig spørsmål som er blitt gjort oppmerksom på din ytelse på jobben. Spesielt [statlig spesifikk problemstilling, for eksempel forsinkelse eller dårlig jobbprestasjon].
Denne oppførselen er ikke akseptabel og er i strid med [selskapets policy eller jobbforventninger]. Som et resultat får du en formell advarsel.
Vær oppmerksom på at fortsatte forekomster av [spesifikk problem] kan føre til ytterligere disiplinærbehandling, opp til og med avslutning av sysselsettingen.
Jeg vil understreke at jeg er opptatt av å hjelpe deg med å lykkes med din rolle. For det formål er jeg tilgjengelig for å diskutere eventuelle bekymringer eller problemer du måtte ha, og for å gi deg støtte eller ressurser du måtte trenge for å forbedre ytelsen din.
Vær oppmerksom på at vi vil overvåke fremdriften din nøye og forvente å se betydelig forbedring innen neste [tidsramme, for eksempel 30 dager]. Hvis du har spørsmål eller trenger ytterligere hjelp, ikke nøl med å nå ut til meg.
Vennlig hilsen, [Avsenders navn]
Ansattes advarselsvarsel e -postmal prøve 2
Emne: Ansattes advarselsvarsel - Atferdsproblemer
Kjære [ansatt],
Jeg skriver for å ta opp bekymring for den nylige oppførselen din på jobben. Spesifikt [statlige spesifikke atferdsproblemer, som respektløs språk eller upassende atferd].
Denne typen oppførsel er ikke akseptabel og strider mot selskapets verdier av [list selskapsverdier, for eksempel respekt og profesjonalitet]. Det er også i strid med [selskapspolitikk eller forventninger til jobb]. Som et resultat får du en formell advarsel.
Vær oppmerksom på at fortsatte tilfeller av [spesifikke atferdsproblemer] kan føre til ytterligere disiplinære tiltak, opp til og med avslutning av sysselsettingen.
Jeg vil gjøre det klart at jeg er opptatt av å skape et positivt og respektfullt arbeidsmiljø for alle ansatte. For det formål er jeg tilgjengelig for å diskutere eventuelle problemer eller bekymringer du måtte ha, og for å gi deg støtte og ressurser for å hjelpe deg med å forbedre atferden din.
Jeg regner med å se betydelig forbedring i oppførselen din innen neste [tidsramme, for eksempel 30 dager]. Hvis du har spørsmål eller trenger ytterligere hjelp, ikke nøl med å nå ut til meg.
Vennlig hilsen, [Avsenders navn]
Ansattes advarselsvarsel e -postmal prøve 3
Emne: Endelig advarsel - ytelsesproblemer
Kjære [ansatt],
Jeg skriver for å informere deg om at ytelsen din på jobben ikke har blitt bedre til tross for tidligere advarsler og forsøk på å gi støtte og ressurser. Som et resultat fungerer dette brevet som din endelige advarsel.
[Oppgi spesifikke resultatproblemer, for eksempel å ikke oppfylle frister eller ikke følge selskapets retningslinjer]. Disse problemene er uakseptable og har hatt en negativ innvirkning på arbeidet ditt og teamet som helhet.
Vær oppmerksom på at ytterligere tilfeller av [spesifikke ytelsesproblemer] vil resultere i umiddelbar disiplinærhandling, opp til og med avslutning av sysselsettingen.
Jeg oppfordrer deg sterkt til å ta denne endelige advarselen på alvor og gjøre en samlet innsats for å forbedre ytelsen din. Jeg er tilgjengelig for å diskutere eventuelle bekymringer eller problemer du måtte ha, og for å gi deg eventuell ekstra støtte eller ressurser du måtte trenge.
Jeg regner med å se betydelig forbedring i ytelsen din innen neste [tidsramme, for eksempel 30 dager]. Hvis du har spørsmål eller trenger ytterligere hjelp, ikke nøl med å nå ut til meg.
Vennlig hilsen, [Avsenders navn]