Jako profesjonalista HR ważne jest, aby mieć jasną i skuteczną komunikację z pracownikami w celu utrzymania pozytywnego i produktywnego środowiska pracy. Pisemne ostrzeżenie lub powiadomienie o ostrzeżeniu pracowników jest formalnym sposobem udokumentowania wydajności lub problemów behawioralnych i zapewnienia pracownikowi możliwości poprawy. Omówimy rolę HR w procesie ostrzegawczym pracownika i zapewnimy szablon i przykładowy język do stworzenia powiadomienia o ostrzeżeniu pracowników. Omówimy również kroki, które należy podjąć, wydając ostrzeżenie i strategie poprawy wyników pracowników.
Oto kilka kluczowych rzeczy, na które należy zwrócić uwagę podczas opracowywania listu ostrzegawczego dla pracownika:
- Użyj jasnego i zwięzłego tematu: pomoże pracownikowi zrozumieć cel listu i pozwoli mu łatwo zlokalizować go w skrzynce odbiorczej.
- Podaj konkretny problem: bądź jasny i konkretny w kwestii dotyczących wydajności lub problemu behawioralnego.
- Podaj przykłady: Podaj konkretne przykłady problemu, aby pomóc pracownikowi zrozumieć problem i sposób, w jaki wpływa on na ich pracę.
- Zarys konsekwencje: Wyjaśnij konsekwencje ciągłego złego wydajności lub zachowania, w tym wszelkich działań dyscyplinarnych, które można podjąć.
- Oferuj wsparcie: Zapewnij pracownikowi zasoby i wsparcie, aby pomóc mu poprawić ich wydajność lub zachowanie.
- Ustaw harmonogram: ustal harmonogram ulepszeń i następczy, w tym wszelkie punkty kontrolne lub recenzje wydajności, które zostaną przeprowadzone.
- Użyj profesjonalnego tonu: chociaż ważne jest, aby być jasnym i bezpośrednim, ważne jest również użycie profesjonalnego i pełnego szacunku tonu w liście.
- Zachowaj kopię: Zachowaj kopię listu w pliku pracownika w celu uzyskania przyszłego odniesienia.
- Rozważ konsekwencje prawne: pamiętaj o wszelkich rozważaniach prawnych, takich jak przepisy dotyczące zatrudnienia lub zasady spółki, podczas opracowywania listu.
UWAGA OSTRZEŻENIE Pracownika
Temat: zawiadomienie o ostrzeżeniu pracowników
Drogi [pracownik],
Piszę, aby poinformować cię o poważnym problemie, który zwrócił uwagę na twoje wyniki w pracy. W szczególności [problem specyficzny dla stanu, taki jak opóźnienie lub słaba wydajność pracy].
To zachowanie jest nie do przyjęcia i narusza [politykę firmy lub oczekiwania pracy]. W rezultacie otrzymujesz formalne ostrzeżenie.
Należy pamiętać, że ciągłe przypadki [konkretnego problemu] mogą skutkować dalszymi działaniami dyscyplinarnymi, aż do rozwiązania zatrudnienia.
Chcę podkreślić, że jestem zaangażowany w pomoc w odniesieniu sukcesu w twojej roli. W tym celu jestem dostępny, aby omówić wszelkie obawy lub problemy, które możesz mieć, i zapewnić Ci wszelkie wsparcie lub zasoby, które możesz potrzebować w celu poprawy wydajności.
Dowiemy się, że będziemy ściśle monitorować Twoje postępy i spodziewamy się znacznej poprawy w następnych [przedziałach czasowych, na przykład 30 dni]. Jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujesz dalszej pomocy, nie wahaj się skontaktować się ze mną.
Z poważaniem, [Imię nadawcy]
UWAGA OSTRZEŻENIE Pracownika
Temat: Uwaga ostrzegawcza pracownika - Kwestie behawioralne
Drogi [pracownik],
Piszę, aby zająć się obawami dotyczącymi twojego niedawnego zachowania w pracy. W szczególności [problemy z zachowaniem stanu, takie jak brak szacunku lub niewłaściwe zachowanie].
Ten rodzaj zachowania jest nie do zaakceptowania i jest sprzeczny z wartościami naszej firmy [listami firmy, takimi jak szacunek i profesjonalizm]. Jest to również naruszenie [polityki firmy lub oczekiwań pracy]. W rezultacie otrzymujesz formalne ostrzeżenie.
Należy pamiętać, że ciągłe przypadki [konkretnych problemów zachowań] mogą skutkować dalszymi działaniami dyscyplinarnymi, aż do rozwiązania zatrudnienia.
Chcę wyjaśnić, że jestem zaangażowany w tworzenie pozytywnego i pełnego szacunku środowiska pracy dla wszystkich pracowników. W tym celu jestem dostępny, aby omówić wszelkie problemy lub obawy, które możesz mieć, oraz zapewnić Ci wsparcie i zasoby, które pomogą Ci poprawić swoje zachowanie.
Spodziewam się znacznej poprawy twojego zachowania w następnym [okresie czasowym, na przykład 30 dni]. Jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujesz dalszej pomocy, nie wahaj się skontaktować się ze mną.
Z poważaniem, [Imię nadawcy]
UWAGA OSTRZEŻENIE Pracownika
Temat: Ostateczne ostrzeżenie - problemy z wydajnością
Drogi [pracownik],
Piszę, aby poinformować cię, że twoje wyniki w pracy nie poprawiły się pomimo wcześniejszych ostrzeżeń i prób zapewnienia wsparcia i zasobów. W rezultacie list ten służy jako ostateczne ostrzeżenie.
[Specyficzne problemy związane z wynikami, takie jak konsekwentnie nie spełniają terminów lub nie przestrzeganie zasad firmy]. Problemy te są niedopuszczalne i miały negatywny wpływ na twoją pracę i zespół jako całość.
Należy pamiętać, że dalsze przypadki [konkretnych problemów związanych z wydajnością] spowodują natychmiastowe działania dyscyplinarne, aż do rozwiązania zatrudnienia.
Zdecydowanie zachęcam do poważnego podjęcia tego ostatecznego ostrzeżenia i do podjęcia wspólnego wysiłku w celu poprawy twoich wyników. Jestem dostępny, aby omówić wszelkie obawy lub problemy, które możesz mieć, i zapewnić Ci dodatkowe wsparcie lub zasoby, których możesz potrzebować.
Spodziewam się znacznej poprawy twojej wydajności w następnym [przedziałach czasowych, na przykład 30 dni]. Jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujesz dalszej pomocy, nie wahaj się skontaktować się ze mną.
Z poważaniem, [Imię nadawcy]
