人事の専門家として、ポジティブで生産的な職場環境を維持するために、従業員と明確かつ効果的なコミュニケーションをとることが重要です。書面による警告、または従業員警告通知は、パフォーマンスや行動の問題を文書化し、従業員に改善の機会を提供する正式な方法です。従業員の警告プロセスにおけるHRの役割について説明し、従業員警告通知を作成するためのテンプレートとサンプル言語を提供します。また、従業員のパフォーマンスを改善するための警告と戦略を発行する際に取るべき措置についても説明します。
従業員の警告レターを起草する際に注意を払うためのいくつかの重要なことを次に示します。
- 明確で簡潔な件名を使用します。これにより、従業員は手紙の目的を理解し、受信トレイに簡単に見つけることができます。
- 特定の問題を述べる：対処されているパフォーマンスまたは行動の問題について明確かつ具体的に注意してください。
- 例を提供する：問題の具体的な例を含めて、従業員が問題を理解し、それが仕事にどのように影響しているかを理解できるようにします。
- 結果の概要：実行される可能性のある懲戒処分を含む、パフォーマンスや行動の継続の結果を説明します。
- サポートの提供：従業員にリソースとサポートを提供して、パフォーマンスや行動を改善するのを支援します。
- タイムラインの設定：実施されるチェックポイントまたはパフォーマンスレビューを含む、改善とフォローアップのタイムラインを確立します。
- プロフェッショナルな口調を使用する：明確で直接的であることが重要ですが、手紙にプロの敬意を払うトーンを使用することも重要です。
- コピーを保管してください：将来の参照のために、従業員のファイルに文字のコピーを保管してください。
- 法的意味を考慮してください。手紙を起草する際の雇用法や会社の方針などの法的考慮事項に注意してください。
従業員警告通知メールテンプレートサンプル1
件名：従業員警告通知
親愛なる[従業員]、
職場でのパフォーマンスに関して私の注意を喚起した深刻な問題をあなたに知らせるために書いています。具体的には、[遅刻や仕事のパフォーマンスの低下など、状態固有の問題]。
この行動は受け入れられず、[会社のポリシーまたは仕事の期待]に違反しています。その結果、正式な警告が発行されています。
[特定の問題]の継続的なインスタンスは、雇用の終了までのさらなる懲戒処分につながる可能性があることに注意してください。
私はあなたがあなたの役割で成功するのを助けることにコミットしていることを強調したいと思います。そのために、私はあなたが抱えているかもしれない懸念や問題について議論し、あなたがあなたのパフォーマンスを改善するために必要なサポートまたはリソースを提供することができます。
あなたの進捗状況を綿密に監視し、次の[30日など]時間内に大幅な改善が見られることを期待していることをお勧めします。ご質問がある場合、またはさらなる支援が必要な場合は、私に連絡することをheしないでください。
心から、 [送信者名]
従業員警告通知メールテンプレートサンプル2
件名：従業員警告通知 - 行動の問題
親愛なる[従業員]、
私は、職場でのあなたの最近の行動についての懸念に対処するために書いています。具体的には、[無礼な言語や不適切な行動などの状態固有の行動の問題]。
このタイプの行動は受け入れられず、[尊敬やプロフェッショナリズムなど、会社の価値観をリストします]という当社の価値に反します。また、[会社のポリシーまたは仕事の期待]に違反しています。その結果、正式な警告が発行されています。
[特定の行動の問題]の継続的なインスタンスは、雇用の終了までのさらなる懲戒処分につながる可能性があることに注意してください。
私は、すべての従業員のために前向きで敬意を表する職場環境を作ることにコミットしていることを明確にしたいと思います。そのために、私はあなたが持っている可能性のある問題や懸念について議論し、あなたの行動を改善するためのサポートとリソースを提供することができます。
次の[時間枠などの時間枠]内であなたの行動が大幅に改善されることを期待しています。ご質問がある場合、またはさらなる支援が必要な場合は、私に連絡することをheしないでください。
心から、 [送信者名]
従業員警告通知メールテンプレートサンプル3
件名：最終警告 - パフォーマンスの問題
親愛なる[従業員]、
私は、以前の警告とサポートとリソースを提供しようとする試みにもかかわらず、職場でのパフォーマンスが改善されていないことをあなたに知らせるために書いています。その結果、この手紙はあなたの最終警告として機能します。
[締め切りに間に合っていない、または会社のポリシーに従っていないなど、州の特定のパフォーマンスの問題]。これらの問題は受け入れられず、あなたの仕事とチーム全体に悪影響を及ぼしました。
[特定のパフォーマンスの問題]のさらなるインスタンスは、雇用の終了までの即時の懲戒処分につながることに注意してください。
この最終警告を真剣に受け止め、パフォーマンスを向上させるために協力して努力することを強くお勧めします。私はあなたが抱えているかもしれない懸念や問題について議論し、あなたが必要とするかもしれない追加のサポートまたはリソースをあなたに提供することができます。
次の[30日など]の次の[時間枠]内でパフォーマンスが大幅に改善されることを期待しています。ご質問がある場合、またはさらなる支援が必要な場合は、私に連絡することをheしないでください。
心から、 [送信者名]
