Habilidades a buscar al contratar a un experto en Excel

Microsoft Excel es un programa de software creado por Microsoft que utiliza hojas de cálculo para organizar números y datos con fórmulas y funciones. El análisis de Excel es ubicuo en todo el mundo y utilizado por empresas de todos los tamaños.

El 63% de las empresas estadounidenses consideran Excel una herramienta de contabilidad vital.

Dependiendo de los requisitos del trabajo, es necesario evaluar a los candidatos en función de sus habilidades en Excel. ¿Pero qué buscar?

Aquí tienes una guía rápida sobre qué habilidades buscar al contratar a un experto en Excel para diferentes puestos de trabajo y niveles de experiencia.

Los principales usos de Excel incluyen:

• Entrada de datos
• Gestión de datos
• Contabilidad
• Análisis financiero
• Creación de gráficos
• Programación
• Gestión del tiempo
• Gestión de tareas
• Modelado financiero
• Gestión de relaciones con los clientes (CRM)

Los principales roles que podrían requerir habilidades en Excel son:

• Análisis de negocios: El análisis de negocios es la actividad de convertir datos en algo útil para las personas que dirigen el negocio. El uso número 1 de MS Excel en el lugar de trabajo es para hacer análisis de negocios.
• Reporte de rendimiento: El monitoreo y reporte de rendimiento es un tipo especializado de análisis de negocios que se puede hacer eficazmente utilizando MS Excel.
• Gestión de operaciones: Se confía mucho en Excel para gestionar las operaciones diarias de muchas empresas. Si bien Amazon utiliza un software personalizado sofisticado para la gestión de operaciones, MS Excel es una herramienta importante para muchas empresas más pequeñas (o partes de empresas más grandes). Una ventaja de Excel es que es relativamente de baja tecnología, lo que permite que sea utilizado por muchas personas y sin el riesgo de errores de programación.
• Administración de oficinas: Los administradores de oficinas utilizan Excel para ingresar y almacenar gran parte de los datos que se utilizan posteriormente para la contabilidad y los informes financieros, así como para el análisis de negocios y los informes de rendimiento.
• Análisis estratégico: Con respecto a los usos de Excel, el análisis estratégico es donde las decisiones comerciales están estrechamente conectadas a los datos y las fórmulas en las hojas de cálculo. Se aplica Excel para guiar acciones como inversiones y asignaciones de activos.
• Administración de contratos: Los administradores de contratos utilizan MS Excel porque proporciona un medio sencillo para registrar los detalles del contrato, incluidas fechas, hitos, entregables y pagos.
• Gestión de cuentas: Generalmente se requiere que los administradores de cuentas sean usuarios competentes de MS Excel, ya que reciben y necesitan mantener registros de clientes. Excel se usa comúnmente en la gestión de cuentas, ya que proporciona una forma sencilla de compartir y mantener archivos de clientes.
• Gestión de personas: MS Excel es una excelente manera de organizar información sobre personas (empleados, clientes, partidarios o asistentes a la capacitación).
• Gestión de proyectos: A pesar de que los gestores de proyectos tienen acceso a software de gestión de proyectos diseñado para tal fin, un libro de trabajo de Excel es a menudo unn alternativa efectiva.
• Gestión de programas: Un programa es algo parecido a un proyecto, pero podría ser continuo y depender de la participación de los usuarios. MS Excel ayuda a los gestores a asignar recursos, hacer un seguimiento del progreso y mantener registros de los participantes.

Excel para puestos de nivel de entrada / Administrativos

Una de las habilidades principales que un asistente administrativo debe demostrar es la capacidad de proporcionar información concisa y clara en un formato consumible para clientes y gerentes. Una de las herramientas más simples para lo mismo es Microsoft Excel.

Las habilidades más importantes de Excel para roles administrativos incluyen:

• Funciones lógicas ej. SI, Y
• Funciones de agregación ej. SUMAR.SI, CONTAR.SI
• BUSCARV & BUSCARH
• Combinar fórmulas con anidamiento
• Seleccionar la fórmula correcta
• Ajustar las fórmulas manualmente
• Trabajar con fechas

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Excel para Auditores

Excel se posiciona como una de las herramientas más importantes para que los auditores les sirvan de apoyo en sus actividades diarias, ya sea para el análisis de riesgos o las pruebas de control. Todos los días, los auditores suelen vivir y respirar Excel.

La mayor parte del rol implica:

• Formatear información en un informe de auditoría
• Presentar información obtenida por los auditores
• Analizar la información obtenida en un proceso de auditoría
• Impulsar la productividad en una actividad de auditoría

Las habilidades de Excel que los auditores más necesitan son:

• Gráficos
• Uso de tablas dinámicas
• Auditoría de fórmulas
• Validación de datos
• Análisis hipotético (What If)
• Uso de plantillas

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Analista de Negocios

El rol de un analista de negocios implica mucha elaboración de informes, creación de paneles y trabajo con números.

Su trabajo requiere que entiendan completamente el modelo de negocio y todos los procesos involucrados. Por eso, lideran el procesamiento y análisis de toda la información disponible y proponen las soluciones necesarias a cada problema de la empresa.

Las habilidades de Excel requeridas por los analistas de negocios serían:

• BUSCARV y fusión de datos de diferentes fuentes
• Limpieza y unificación de datos
• Funciones SI
• Tablas dinámicas
• Validación de datos
• SUMAR.SI.CONJUNTOS/ CONTAR.SI.CONJUNTOS
• INDIRECTO
• COINCIDIR
• BUSCARH
• VBA
• Gráficos
• Filtro avanzado
• Herramientas para análisis
• Histogramas
• Formato condicional

Otras funciones útiles son: SUMAPRODUCTO, SI.ERROR, CONCATENAR, RESIDUO, LARGO, DERECHA, IZQUIERDA, INDIRECTO, DESREF, AÑO, MES, DIA, ENTERO.MENOS, COINCIDIR, BUSCARH, ALEATORIO, MAX, MIN, COEF.CORREL, SI

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Analista de Datos

La mayoría de las empresas hoy en día se dan cuenta del valor de una estrategia de negocios basada en datos y necesitan personas talentosas para proporcionar información sobre el flujo constante de información recopilada. La investigación muestra que casi el 70 por ciento de los ejecutivos estadounidenses dicen que preferirán a los candidatos a puestos de trabajo con habilidades de datos para 2021, y la demanda de analistas solo crecerá a medida que continuemos digitalizando nuestro mundo físico.

Para manejar grandes conjuntos de datos, R o Python podrían ser una mejor opción, pero para la mayoría de los análisis ligeros, las búsquedas de VBA, las macros y otras funcionalidades avanzadas de Excel se utilizan a menudo.

Con los años, Excel ha seguido siendo un pilar para las empresas de todas las industrias, por lo que aprenderlo es imprescindible.

Las habilidades de Excel más comunes requeridas por los analistas de datos son:

• Concatenación
• Len
• Buscar y Reemplazar
• Filtrar y Ordenar
• Formato condicional
• Coincidencia de índice
• Eliminar duplicados
• Funciones lógicas
• SiError

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Habilidades/fórmulas importantes de Excel explicadas

BUSCARV: Esta es, con mucho, la función más útil en Excel donde se pueden asignar categorías sin usar muchas fórmulas complejas.

Ordenar: Cuando se trabaja con una gran cantidad de datos, puede haber escenarios en los que se desee agrupar cierto tipo de datos y ordenarlos en orden ascendente, descendente, alfabético o de alguna otra manera, y hacerlo manualmente tomará mucho tiempo. En cambio, se puede usar la función de ordenación y agrupar los datos en pocos segundos.

Filtrar: Aplicar filtros a los datos puede aportar mucha facilidad y conveniencia. Se pueden subgrupos los datos según las necesidades. Ayuda a reducir los datos grandes y se puede ver solo la información que es relevante.

Función SUMIF: Sumar las celdas en Excel es fácil, pero ¿qué pasa si se quiere sumar solo si se cumple cierta condición? Ahí es donde la función SUMIF acude al rescate. La función SUMIF ayuda a obtener la suma de un rango después de cumplir ciertos criterios mencionados. Cuando se quiere sumar más de una condición, entonces se usa la función SUMIFS en lugar de SUMIF. Al usar esta función, se puede sumar el número total de entradas numéricas dentro de un rango si se cumplen los criterios deseados. Funciona con números al sumar cifras, sin tener en cuenta las entradas que contienen texto.

CONTAR.SI: Esta función cuenta el número de entradas dentro de un rango si se cumplen ciertos criterios, sin importar si los datos son texto o números.

Tabla dinámica: Esta función le permite resumir y analizar grandes cantidades de datos en listas y tablas, arrastrando y soltando columnas a diferentes filas, columnas o posiciones de resumen. Puede organizar y pivotar fácilmente las estadísticas para que la información sea más consumible.

Fórmulas de texto: Las fórmulas de texto pueden ayudar cuando desea extraer solo una cierta cantidad de texto de una gran cantidad de datos.

Fórmulas SI: A menudo se requiere tomar ciertas decisiones basadas en la investigación de sus datos. Por ejemplo, si desea calcular la comisión de ventas basada en las ventas para sus empleados.

Gráficos: Demasiados números crean demasiada confusión y, por lo tanto, usar gráficos puede ser de gran ayuda. Los gráficos simplifican los datos y los hacen lucir más presentables.

Formato condicional: El formato condicional se puede utilizar para resaltar celdas importantes o información inusual mediante el uso de barras de datos y escalas de colores. Esta es una herramienta útil para la presentación efectiva de información importante.

Otras funciones y habilidades importantes incluyen CONCATENAR, RESIDUO, COINCIDIR, BUSCARH, VBA, Filtrado avanzado, Formato condicional y Paquete de herramientas de análisis.

Aquí hay algunos de los temas en los que puede evaluar a los candidatos:

– Ver rápidamente la suma o el promedio – Encontrar y analizar registros usando filtros complejos – Encontrar fechas faltantes en los datos – Unir texto – Analizar datos con tablas dinámicas – Analizar resultados por fecha – Auditoría de fórmulas – Tratar con fechas – Usar formato condicional – Agregar subtotales – Buscar datos – Encontrar transacciones de la semana pasada – Crear una muestra aleatoria de un conjunto de datos – Ordenar sus datos, también por color – Usar conjuntos de iconos para marcar valores – Comparar dos listas – Recuperar muchas columnas del rango de búsqueda – Resaltar valores atípicos – Tratar con errores en los resultados de las fórmulas con valores faltantes – Encontrar duplicados o valores únicos – Automatizar Excel con VBA – Obtener buenos registros de datos malos

¿Busca evaluar a los candidatos en habilidades de Excel utilizando una evaluación previa al empleo?

Consulte nuestra prueba de Excel, que se puede personalizar para su puesto, y nuestras preguntas de entrevista de Excel para entrevistar a los candidatos.