Proceso de incorporación de empleados: cómo hacerlo correctamente

Los reclutadores y gerentes de contratación sin duda dedican mucho tiempo y energía a cubrir las vacantes con los candidatos más cualificados disponibles. Y aunque pueda parecer que conseguir que los nuevos empleados firmen en la línea punteada es donde usted suspira, en realidad no ha hecho más que empezar.

La forma en que sus nuevos empleados pasan las primeras semanas con usted es vital. El tifón de emociones que conlleva empezar un nuevo trabajo, especialmente en este panorama competitivo, obliga a las empresas a tener un sistema de apoyo para los empleados.

Por eso, es esencial contar con el proceso de incorporación de empleados adecuado. Contrariamente a la creencia popular, implica mucho más que la configuración informática estándar y las indicaciones amistosas sobre dónde está la cafetería o cómo funciona la máquina de café. Esta breve guía nos da una introducción rápida a la incorporación, lo que implica y por qué es una parte tan integral del proceso de contratación:

Cómo construir una estrategia de incorporación de empleados eficaz

La incorporación va más allá de la simple presentación del empleado a los miembros de su equipo. Es una actividad continua que debe llevarse a cabo durante un período de tiempo. Piense en la incorporación como un ejercicio en el que ayuda a los nuevos contratados a encajar en el nuevo entorno de trabajo donde pueden sobresalir y crear camaradería con su equipo. Discutamos todos los ingredientes necesarios para que la incorporación al trabajo sea un gran éxito:

1. Permitir una experiencia que priorice a las personas el primer día

La orientación es un proceso de incorporación de empleados comúnmente practicado, pero puede hacerlo más interactivo dando a los nuevos empleados un recorrido por la oficina y animándolos a interactuar con sus compañeros de trabajo. Las investigaciones demuestran que el 58% de las empresas se centran principalmente en el papeleo y los procesos el primer día del empleado.

Claro, una presentación detallada sobre ti es esencial, pero se puede posponer para más adelante, de modo que el nuevo empleado no se sienta abrumado con abundante información el primer día. En cambio, utiliza el primer día para darles un recorrido por la oficina y presentarlos al gerente y al equipo.

Pinterest tiene un programa de incorporación bastante interesante llamado "Tejer", en el que se anima a los nuevos empleados a interactuar entre sí, a presentarse a sus nuevos equipos y simplemente a conversar. Es una excelente manera de romper el hielo.

2. Introducir nuevas actividades divertidas

Dado que la mayoría de las empresas operan con un modelo híbrido, ¿por qué no aprovecharlo al máximo e introducir actividades divertidas para dar la bienvenida a los nuevos empleados a la oficina? Perkbox, una plataforma global de beneficios y recompensas, lanzó una excelente manera de presentar a los nuevos empleados a sus equipos. Todos los viernes por la tarde, los nuevos empleados deben empujar el carrito de cerveza por cada departamento.

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3. Impulsar las interacciones tempranas con el gerente

La interacción con el jefe inmediato es esencial para un plan de incorporación de empleados. Esto ayuda a romper el hielo entre el nuevo empleado y la persona a la que reportará.

Una interacción temprana les ayuda a comprender la cultura de la oficina, los principales desafíos que se enfrentan en el trabajo y las expectativas de su gerente. Reduce todas las posibilidades de tensión, confusión o duda en los nuevos empleados.

Cualquier problema que tengan se puede resolver instantáneamente, lo que resulta en un empleado más seguro, concentrado y productivo. Al final del día, ¿quién no quiere eso?

4. Implementar un programa de tutoría

¿Por qué detenerse solo en presentar a su nuevo empleado a su gerente? Asigne un mentor personal para permitirles aprender el funcionamiento de la empresa y facilitar su adaptación a los trabajos. Quora, por ejemplo, proporciona mentores a los nuevos empleados que pueden ayudar a estos últimos a familiarizarse con la cultura del lugar de trabajo de Quora, tomar decisiones y resolver problemas.

Quora también tiene un portal interno de incorporación para los nuevos empleados que les proporciona toda la información que necesitan con respecto a charlas tecnológicas, políticas de seguridad, y beneficios y ventajas.

5. Guía a los nuevos empleados con una descripción clara del trabajo

¿No suena anticuado este consejo? No, escúchanos. Cualquier empleado nuevo se sentirá abrumado con todo lo que aprende y con todos los que conoce en las primeras semanas. Además de eso, también se les educa sobre la misión y visión de la empresa, los objetivos estratégicos y las prioridades.

Desafortunadamente, muchos empleados nuevos no logran verse a sí mismos como parte del gran plan. A menudo se preguntan: "¿Dónde encajamos?". ¡No se les puede culpar! Por lo tanto, durante la incorporación, tiene sentido explicar claramente sus responsabilidades laborales, los procesos del equipo y los objetivos comerciales, y, lo que es más importante, ¡mostrarles cómo contribuyen a su equipo y a la empresa en su conjunto!

Ser transparente sobre su contribución puede mejorar la autoestima y el sentido de pertenencia de los nuevos empleados en el nuevo lugar de trabajo.

6. Ser culturalmente inclusivo

La Diversidad e Inclusión (D&I) es un factor esencial que impulsa el éxito empresarial. De manera similar, crear una cultura inclusiva mejora la productividad y el compromiso de los empleados. Quieres que todos tus empleados sean parte de la empresa, ¿verdad?

Entonces, ¿qué tradiciones y culturas son únicas para ti? El proveedor de servicios de streaming Netflix tiene una página de Cultura separada que habla sobre lo que los hace únicos, incluyendo los valores de inclusión, integridad y colaboración.

¿Por qué no tomar ejemplo de ellos e introducir al nuevo empleado a los miembros de su equipo y a la alta dirección, como los CXO? Si es posible, eduque al empleado sobre todos los comités extracurriculares que tiene dentro de la empresa.

Cómo ejecutar el proceso perfecto de incorporación laboral de 90 días

Según un estudio de Jobvite, casi el 30% de los nuevos empleados dejan su trabajo dentro de los primeros 90 días de haber comenzado. Por lo tanto, planificar y ejecutar un proceso de incorporación de nuevos empleados durante tres meses es vital para cualquier empresa.

Si no ha pensado en los primeros 90 días de sus nuevos empleados, ahora es el momento de pensar en los pasos principales del proceso de incorporación. Siga esta lista de verificación detallada para empezar:

La semana anterior: Introducción y hacer su papeleo con anticipación

La mayoría de las empresas suelen esperar hasta que el nuevo empleado se une a la oficina antes de sumergirse en el agotador proceso de papeleo. Honestamente, esa es una mala práctica y solo termina abrumando al nuevo empleado, como se mencionó anteriormente. Permítales familiarizarse con las instalaciones de la oficina, el gerente y los miembros del equipo. Haga que hagan su papeleo en la semana anterior a su incorporación. Así se sienten seguros y listos para empezar el primer día de trabajo.

El día anterior: Creación de un lugar de trabajo acogedor para la nueva contratación

En tal situación, podrías tener su estación de trabajo decorada con globos, una botella de bebida y una nota escrita a mano. ¡Tal vez incluir una caja de galletas o pastelitos para que el primer día del empleado sea memorable! Nunca dejes su espacio de trabajo sucio o desordenado, ya que eso podría hacerles pensar que no te importa.

Día 1: Haz que el primer día sea emocionante y fluido

Una vez que llegue la nueva contratación, dale la oportunidad de instalarse y disfrutar de las decoraciones que hiciste el día anterior. ¡Déjales tener su "pastel", literalmente! Asegúrate de que pasen la mayor parte del día con su nuevo gerente y equipo. Escribe un correo electrónico de bienvenida a la nueva contratación, manteniendo al equipo en copia y dando los puntos clave sobre lo que pueden esperar en las primeras semanas. Más tarde en el día, hazles un recorrido por la oficina.

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Día 2-10: Explicar los procesos de trabajo y empezar a asignar tareas sencillas

Aquí es donde el jefe de equipo toma el relevo. Lo primero que debe hacer con cualquier nuevo empleado es explicar cómo funciona el equipo, qué herramientas utiliza, los departamentos adyacentes con los que colaboran y cómo suelen ser los plazos. Empiece lentamente a asignar al nuevo empleado tareas sencillas y supervise su trabajo de cerca. Dé feedback, si es apropiado.

Día 11-30: Asegurar la participación del empleado con tareas más sencillas

Normalmente, al final del primer mes, los nuevos empleados deberían tener pleno conocimiento del trabajo que deben realizar y de cómo contribuyen al equipo en general. Es posible que sigan trabajando en tareas sencillas, pero al menos ponen el balón en marcha. Se aconseja la supervisión gerencial.

Día 31-60: Trasladar al nuevo empleado a proyectos más grandes

Después de la finalización de dos meses, el jefe de equipo debería ser capaz de tener una idea adecuada del nuevo empleado y reconocer sus esfuerzos para aumentar su confianza. Este es el momento perfecto para asignar al nuevo empleado un gran proyecto y hacerle creer que puede trabajar eficazmente en él.

No hay duda de que las primeras semanas deben involucrar una estrecha coordinación entre el gerente del equipo y el nuevo empleado para asegurar que se proporcionen la capacitación específica necesaria, las verificaciones de progreso y la tutoría.

Pasando a ti

Contratar a un candidato adecuado es solo una cara de la moneda. Retenerlos es igualmente importante, por lo que debes incorporarlos de manera efectiva. Muéstrales un camino claro a seguir y dales una razón para sentirse entusiasmados con su nuevo trabajo y empleador.

Alternativamente, si estás incorporando de forma virtual, no te preocupes. Escribimos una guía de incorporación completa para ayudarte a superar los desafíos de la incorporación virtual. Te resultará extremadamente útil. Si bien la incorporación es esencial, ¿alguna vez te has preguntado sobre el tiempo que ahorrarás si contratas a la persona adecuada para el trabajo?

Bueno, con una plataforma de evaluación previa al empleo como Adaface, puedes evaluar el talento y asegurar un proceso de contratación rápido y fluido. ¡Reduce tu tiempo de contratación hasta en un 80%!