¿Qué es una solicitud de empleo? Una guía completa

En palabras sencillas, la palabra "requisición" significa una orden oficial que reclama o exige materiales, mano de obra o propiedad. En reclutamiento, la requisición de empleo se refiere a una solicitud formal para cubrir una vacante. ¡Eso es todo!

Generalmente, implica un formulario completado por el gerente de contratación para obtener permiso de su supervisor directo o del equipo de RR.HH. - dependiendo de quién sea responsable de aprobar la requisición - para iniciar el proceso de contratación.

Cuando realmente deseas contratar y no solo pensarlo, es probable que haya una sensación de urgencia. Uno de tus empleados podría estar renunciando. El tamaño de tu equipo tiene que crecer para satisfacer las crecientes demandas del negocio. Estás buscando habilidades o experiencia específicas que tu equipo actual no tiene.

Cualquiera que sea la razón, necesitas contratar pronto. Pero antes de saltar directamente a la publicación del puesto, debes completar un formulario de requisición. En este artículo, estudiaremos la importancia de la requisición de empleo, ejemplos y el proceso. Comencemos:

Ejemplo de requisición de empleo

Un formulario de requisición de empleo incluye los detalles necesarios, como la razón por la que necesitas contratar y si es una oportunidad a tiempo completo o parcial.

Aquí hay un ejemplo sólido de requisición de empleo: Alan dirige el equipo de contabilidad y, debido a que la empresa ha crecido rápidamente, su equipo no puede hacer frente al trabajo. Por lo tanto, Alan completa un formulario de requisición de empleo para solicitar permiso al supervisor para contratar.

En el formulario, declara la razón de la contratación, que la solicitud es para un puesto permanente a tiempo completo, el salario ideal y que la persona idealmente necesitaría comenzar en tres meses.

Alan luego comparte el formulario con su supervisor directo, quien puede tardar una o dos semanas en responder. Una vez que aprueba, Alan se conecta con el equipo de contratación sobre su necesidad e inicia oficialmente el proceso de contratación.

La importancia de la solicitud de empleo

Puede pensar que un formulario de solicitud de empleo es simplemente un documento interno para obtener aprobaciones. Sin embargo, ese no es el caso. Cumple un propósito mucho mayor. A continuación se mencionan cinco razones por las que las empresas de todos los tamaños deberían tomarse en serio la redacción de un formulario de solicitud de empleo:

1. Justificación

El hecho de que haya solicitado contratar a un nuevo empleado no significa que su supervisor directo estará de acuerdo con usted. Querrán analizar y justificar el impacto del puesto de trabajo en el logro de los objetivos empresariales.

Un formulario de solicitud de empleo justifica su necesidad de un nuevo empleado. Les da una idea de cómo es un candidato ideal y los problemas que puede resolver.

2. Claridad

Al incorporar las solicitudes de empleo en el proceso de contratación, proporciona a los reclutadores claridad sobre las cualificaciones educativas, habilidades, experiencia, rango salarial, etc. del candidato ideal.

Tener los fundamentos en su lugar ayuda a los reclutadores a buscar candidatos de forma específica basándose en los requisitos del puesto.

Además, puede recurrir al formulario de solicitud de empleo en lugar de tener largas discusiones internas u opiniones contradictorias una vez que se han preseleccionado algunos candidatos después de las entrevistas. Esto reduce invariablemente el tiempo de contratación y le ayuda a tomar una decisión informada.

3. Estrategia de talento y planificación de la sucesión

Con un documento adecuado en la mano, un gerente de contratación o un reclutador puede volver en cualquier momento para evaluar cómo ha evolucionado un puesto de trabajo en particular. El almacenamiento de las solicitudes de empleo ofrece un registro claro de los diversos puestos de una empresa y ayuda en las auditorías de recursos humanos.

La documentación formal ayuda a los equipos de contratación a hacer un seguimiento de su estrategia de talento y a saber qué habilidades se están incorporando a la empresa.

4. Subcontratación

Si está utilizando la ayuda de una agencia de reclutamiento externa, comunicar los detalles de una vacante de trabajo puede ser bastante desafiante. Las solicitudes de empleo ya contienen los detalles precisos requeridos para encontrar a los candidatos adecuados y, por lo tanto, facilitar el trabajo de la parte externa.

5. KPIs de reclutamiento

Las solicitudes de empleo juegan un papel esencial en la medición de métricas de reclutamiento y en la garantía de transparencia en RRHH. Puede analizar cuánto tiempo lleva contratar para un puesto específico, medir la calidad de la contratación y calcular los costos de contratación.

6. Mejor experiencia del candidato

Tener todos los detalles resueltos de antemano resultará en una mejor experiencia para el candidato. Las preguntas que responda a sus RRHH internamente (en su formulario de solicitud de empleo) probablemente serán realizadas por sus solicitantes de todos modos.

Solicitud de empleo vs. descripción del puesto vs. publicación de empleo

Contrariamente a la creencia popular, estos tres términos son muy diferentes. Si bien la solicitud de empleo es una solicitud formal para cubrir una vacante y es el primer paso en el proceso de contratación, una descripción del puesto es exactamente lo que significa. Denota una cuenta válida de las responsabilidades de un empleado.

Establece requisitos específicos para un nuevo puesto, incluidos las habilidades y la experiencia imprescindibles, las responsabilidades esperadas, la compensación y los beneficios, y las calificaciones académicas y profesionales mínimas.

Las descripciones de trabajo suelen ser escritas por el equipo que desea contratar debido a su claridad sobre el rol del puesto. Por otro lado, una publicación de trabajo o un anuncio de trabajo se redacta para atraer a posibles candidatos a postularse. Piense en ello como una forma más concisa y abreviada de una descripción del puesto.

Estos anuncios 'vendedores' pueden publicarse en redes sociales (de pago y orgánicas), el sitio web oficial de la empresa y portales de trabajo de terceros o en forma de anuncios de Google.

¿Qué incluye una solicitud de empleo?

Una solicitud de empleo generalmente incluye información estándar como el departamento de contratación, el rango salarial y si es un puesto de tiempo completo y permanente. Aquí hay una lista completa de elementos que deben completarse en el formulario:

• Una fecha de inicio propuesta para el puesto
• El departamento para el que está contratando
• Beneficios para los que calificaría el puesto
• Motivo de la solicitud (reemplazo o nueva contratación)
• Tipo de puesto (a tiempo completo, a tiempo parcial, permanente, freelance)
• Una descripción del puesto que comprende las tareas y deberes del puesto
• Detalles del gerente de contratación (quienquiera que esté a cargo de realizar la contratación)
• Rango salarial esperado que los reclutadores pueden ofrecer a los solicitantes
• Cualificaciones laborales (conjunto de habilidades específico necesario o años de experiencia)

Una descripción general del proceso de solicitud de empleo

Una vez que decide que quiere hacer una nueva contratación, debe construir su caso y escribir una solicitud de empleo sólida. Esto se compartirá con su supervisor directo o con RRHH, según la jerarquía de su empresa o su designación.

Cuando la solicitud de empleo llega a la parte interesada, se tomará un tiempo para revisarla. El departamento financiero también puede incluirse en el proceso, especialmente si la remuneración y los costos de contratación superan el presupuesto.

Una vez que se aprueba la solicitud de empleo, el equipo de contratación se involucra para que pueda comenzar el proceso de reclutamiento. El reclutador consultará con usted para revisar la descripción del puesto y describir el proceso de contratación para estar en el camino correcto.

Como cualquier otro proceso de contratación moderno, aquí es donde la tecnología puede hacer maravillas. Por ejemplo, si su empresa utiliza un Sistema de Seguimiento de Candidatos (ATS), la mayoría del proceso de solicitud de empleo puede automatizarse.

El ATS puede utilizar reglas predefinidas para mover de forma automática y rápida la solicitud de empleo entre departamentos para su aprobación.

Cómo redactar una solicitud de empleo

Ahora que ha resuelto los aspectos esenciales, es hora de arremangarse y resolver los pormenores de la redacción de la solicitud de empleo perfecta. Lo más importante que debe abordar es su equipo, y la empresa en su conjunto se beneficiaría al contratar a alguien.

Por ejemplo, puede resaltar las lagunas en las habilidades de su fuerza laboral. ¿Significará un puesto vacante que ciertas tareas queden incompletas? ¿No tener una persona en el equipo aumentará la carga de trabajo de otros miembros?

Debes convencer a tu supervisor directo o a Recursos Humanos de que tener un nuevo empleado en tu equipo te beneficiaría. Aquí te mostramos cómo puedes construir un caso sólido:

1. Haz tus deberes

Antes de empezar a redactar tu solicitud o hablar con alguien, intenta encontrar respuestas a las siguientes preguntas:

• ¿Necesitas una nueva contratación o se puede distribuir la carga de trabajo entre otros miembros del equipo?
• ¿Cuáles son las habilidades y cualificaciones esenciales requeridas para el puesto?
• ¿En qué trabajo o proyecto tendrá el nuevo empleado el mayor impacto?
• ¿Qué pasará con el tiempo si el nuevo puesto permanece vacante?
• ¿Cuál es el salario promedio en el mercado para el puesto?

El propósito principal de redactar una solicitud de empleo es convencer a tus superiores de por qué necesitas contratar para un puesto en particular. Por lo tanto, es crucial cubrir tus bases y ser lo más minucioso posible. Incorpora los objetivos de negocio y explica cómo el puesto creará un impacto.

Además, sé transparente sobre las consecuencias negativas si el puesto no se cubre. Crea una sensación de urgencia sobre por qué necesitas reclutar a alguien lo antes posible.

2. Obtén el respaldo de los colegas relevantes

Primero, habla con los gerentes y otros ejecutivos de los departamentos relacionados que también se beneficiarán de los nuevos empleados. Convéncelos de que apoyen y respalden tu solicitud para que su respaldo te ayude a construir un caso sólido.

Por otro lado, si no consigues que otros ejecutivos co-firmen la solicitud, involucra a los miembros de tu equipo - colegas y subordinados - para enfatizar la necesidad de una nueva contratación.

3. Habla de números y métricas

Claro, para que tu solicitud sea convincente, debes asegurarte de usar las palabras correctas. Sin embargo, las cifras y métricas pueden ser mucho más persuasivas que las palabras por sí solas. ¿Qué diferencia medible aportará el nuevo empleado a la empresa en 90 o 180 días? ¿Cómo impactará los ingresos generados por la empresa? Da objetivos claros para entender precisamente qué puede esperar la empresa del nuevo empleado. Discutir los costos de antemano asegura que ninguno de los responsables de la toma de decisiones se sienta sorprendido por una inflación inesperada en el presupuesto y aumenta tus posibilidades de recibir una aprobación cuando la necesites. ¡Tienes que dar lo mejor de ti! Escribir una solicitud de empleo no tiene por qué ser intimidante. Teniendo en cuenta los puntos anteriores, es fácil escribir un caso sólido que sea difícil de ignorar. Sé lo más persuasivo posible. Te toca a ti. Ahora que sabes qué es una solicitud de empleo y cómo escribir una, estás un paso más cerca de convencer a tu gerente de contratación de por qué necesitas reclutar. Tómate tu tiempo para completar un formulario de solicitud de empleo cuidadosamente. Complétalo con los hechos y cifras correctas para que sea aprobado instantáneamente. Contrata a la persona adecuada a tiempo y prepara a tu equipo (y a la empresa) para el éxito. ¡Buena suerte!