Cómo diseñar y gestionar un programa de recomendación de empleados exitoso

En pocas palabras, un programa de referencia de empleados es una fuente popular de reclutamiento que ayuda al equipo de adquisición de talento a obtener y contratar candidatos de manera rentable dentro de las redes de los empleados, acelerando el proceso de búsqueda y minimizando el costo por contratación.

Una investigación de HCI afirma que el 74% de los empleadores utilizan esta estrategia para inyectar sangre nueva en la empresa. De ellos, el 92% ofrece incentivos en efectivo, que podrían llegar hasta los $2500.

A los empleados que refieren candidatos potenciales a la empresa se les pueden ofrecer incentivos por referencia de empleados monetarios y/o no monetarios.

Según este programa, los empleados suelen recomendar a un miembro de su familia, a un amigo o a alguien más de su red que puede o no estar buscando un nuevo trabajo, pero que es adecuado para el puesto vacante en la empresa.

7 beneficios de diseñar un programa de recomendación de empleados

En la última década, el 28%-30% de las nuevas contrataciones, en promedio, en las organizaciones han provenido de referencias de empleados.

Ya sea que esté tratando de acceder a la vasta y talentosa fuerza laboral que es la generación del milenio o contratando para roles de alto nivel, un programa de recomendación puede ser una opción ideal.

Además, si considera los posibles ahorros en los costos de búsqueda, las referencias permiten una utilización inteligente de los recursos. Hay una gran cantidad de razones por las que implementar un sistema de recomendación de empleados es ventajoso para su negocio, incluyendo:

1. Calidad mejorada de las contrataciones

Hay una razón por la que contrató a sus empleados actuales, y es porque tienen las habilidades y calificaciones para cumplir con los requisitos de sus trabajos. Además, también están familiarizados con el entorno de su empresa y su misión, objetivos, cultura y valores.

No es de extrañar que sea probable que recomienden a las personas que son más adecuadas para las vacantes. Los nuevos empleados recomendados por sus empleados se adaptarán a la empresa rápidamente y lograrán lo mejor que puedan. Por lo tanto, la calidad del talento que recluta mejora a través de este programa.

2. Mayor retención de empleados

Por lo general, las personas tienden a dejar sus trabajos si no pueden comprender correctamente la mecánica de su trabajo, tienen el deseo de pasar a un nuevo nivel en su carrera o no pueden relacionarse con la cultura de la empresa, están demasiado estresados, etc.

Sin embargo, los empleados contratados a través de referencias se incorporan más rápido, permanecen en su trabajo por más tiempo que una contratación tradicional y son más baratos de contratar. Están más comprometidos desde el primer día porque ya conocen al menos a una persona en la empresa a la que recurrir en busca de orientación.

Por otro lado, gracias a estos programas de recomendación, tus empleados se sienten confiados y valorados si tu empresa contrata a la persona que recomendaron. Sienten orgullo y satisfacción, y por lo tanto se les anima a seguir trabajando contigo a largo plazo.

3. Reducción del tiempo y el costo de contratación

Todo el proceso de contratación para cualquier empresa suele ser largo y costoso. Según un estudio de Jobvite, se necesitan 55 días para contratar a un candidato a través de un sitio de carreras y 39 días para contratar a uno a través de una publicación de empleo. Pero solo se necesitan 29 días para contratar a un candidato recomendado.

El programa de recomendación de empleados, por lo tanto, hace que el proceso de contratación se acelere. Esto se debe a que las recomendaciones de los empleados existentes eliminan muchos pasos que se suelen dar durante la contratación, como publicar anuncios en sitios de empleo, examinar currículos y llamadas en frío.

Un programa de recomendación de empleados ayuda a tu empresa a encontrar una amplia gama de candidatos para todos los puestos vacantes sin necesidad de realizar un gran esfuerzo adicional en el proceso.

Como resultado, se ahorra una cantidad significativa de tiempo y dinero, al tiempo que la velocidad de contratación de tu negocio recibe un impulso.

4. Mejor reputación de marca

Así como una empresa verifica las habilidades y cualificaciones de un candidato antes de contratarlo, un posible candidato también verifica las reseñas de la empresa antes de postularse para un trabajo.

Cuando su empresa implementa un programa de referencia de empleados correctamente, es probable que los empleados estén satisfechos, ya que sienten que sus opiniones son consideradas.

Esto significa que dirán cosas buenas sobre usted a su red y recomendarán la empresa a las personas que conocen, lo que mejora la reputación de su marca y le permite atraer candidatos talentosos y capacitados para la contratación.

5. Mayor ROI

Sí, un programa de referencia de empleados conduce a un mayor ROI. Para empezar, la duración del ciclo de contratación se acorta significativamente. No necesita realizar verificaciones exhaustivas de antecedentes que sean costosas y requieran mucho tiempo.

Como tal, el programa de referencia le ahorra dinero y reduce su costo por contratación. También aumenta su tasa de retención de empleados en un margen considerable. Algunos estudios sugieren que 45% de las referencias de empleados permanecen por más de dos años, lo que le ahorra dinero en futuras contrataciones.

6. Acceso más fácil a candidatos cualificados

Se utilizan diversas fuentes de contratación para atraer al talento adecuado en una organización. Sin embargo, las referencias de empleados resultan ser las más efectivas porque los empleados conocen los requisitos del trabajo y recomiendan candidatos que pueden cumplir con estos requisitos.

Dado que los empleados también se relacionan con otras personas en puestos profesionales iguales o similares, es más fácil encontrar candidatos con las habilidades necesarias. Esto es especialmente bueno para atraer a personas con habilidades difíciles de encontrar o para roles de alto nivel.

Por lo tanto, los programas de referencia interna dan más acceso a candidatos cualificados que cualquier otra fuente de contratación.

7. Mayor amplificación de los empleados

Los solicitantes de empleo suelen querer trabajar con una empresa que tenga valores similares a los suyos. Por eso, tienden a comprobar la Propuesta de Valor para el Empleado (EVP) de una empresa para ver si se satisfarían sus criterios deseados.

Además, 92% de las personas son más propensas a confiar en las recomendaciones de familiares o amigos que en otras formas de publicidad o respaldo.

Cuando sus empleados le recomiendan candidatos cualificados, se convierten en evangelistas de la marca para la empresa porque animan a los posibles candidatos a trabajar para usted. Esto ayuda a la empresa a encontrar empleados cualificados.

Una guía de 10 pasos para diseñar un programa de referencia de empleados

No se puede negar que la contratación es un trabajo duro. Los profesionales de RR. HH. pasan meses promocionando un puesto vacante, revisando solicitudes, realizando evaluaciones previas al empleo y entrevistando a posibles candidatos.

En muchos aspectos, un programa de recomendación de empleados permite que tus empleados hagan el trabajo de contratación por ti. Así es como puedes diseñar una estrategia eficiente:

1. Establecer reglas claras de elegibilidad

Lo primero es lo primero: pon tu programa por escrito, indicando claramente que todos los candidatos recomendados serán considerados y evaluados en función de sus cualificaciones y experiencia, al igual que todos los demás candidatos. Da detalles y ejemplos de quién se considera y quién no una recomendación que califica.

Por ejemplo, es posible que no quieras considerar a un antiguo empleado o a alguien que haya presentado una solicitud anteriormente. Además, incluye una declaración de que te reservas el derecho de cambiar los términos del programa de recomendación en cualquier momento.

2. Simplificar el proceso de recomendación

Participar en un programa de referidos suele estar fuera de las funciones habituales de un empleado. Si el proceso de referir a un empleado es demasiado complicado y les hace sentir que están haciendo trabajo extra, eso podría desmotivarlos.

Por lo tanto, es vital que el programa sea fácil de entender y sencillo. Hay algunas maneras de asegurar eso:

• Crear un formulario en línea que sea fácil de completar.
• Utilizar una herramienta de referencia de empleados. HireUp y EmployUs son soluciones populares.
• Crear una plantilla de correo electrónico que sus empleados actuales puedan usar para referir a candidatos adecuados y cualificados para las vacantes.
• Proporcionar a los empleados detalles específicos, como la descripción del puesto y una descripción general del proceso de contratación por referencia para facilitarles la conversación con aquellos que quieren referir.

3. Establecer metas a alcanzar a través del programa

El objetivo principal de su programa de referidos de contratación es contratar empleados cualificados y competentes para el puesto. Si bien eso está bien, es esencial establecer algunas metas particulares y medibles al implementar un programa de referidos de empleados.

Por ejemplo, podría apuntar a:

• Disminuir el tiempo requerido para reclutar nuevos empleados en 10-15 días.
• Disminuir la tasa de rotación de empleados en un 30% en el primer trimestre del año fiscal.
• Contratar entre un 25 y un 30% más de solicitantes competentes para los puestos vacantes en la empresa.

Las empresas con los mejores programas de referidos de empleados incluyen a Google, Intel y Salesforce. Pero también hay otros que destacan.

PURE Insurance, una compañía de seguros estadounidense, se encarga de buscar referencias de los nuevos empleados dentro de los treinta días de su contratación. Como resultado, pueden contratar entre el 40% y el 60% de su fuerza laboral a través del programa de referidos.

Por otro lado, Fiverr ha gamificado todo el proceso de contratación por referencias de empleados. La empresa otorga puntos por compartir empleos en las redes sociales, estados de candidatos y referencias que se muestran en un liderazgo. Los empleados reciben puntos y crédito por su contribución.

4. Experimente con diferentes tácticas para obtener más referencias

No hay garantía de que todos los empleados de una empresa participen en el programa de referencias. Por lo tanto, trate de averiguar qué impulsa a los empleados a referir o no referir. Algunos de ellos podrían tener buenas sugerencias para mejorar el programa. Basado en sus hallazgos, podría:

• Planificar promociones que se relacionen con el puesto de trabajo abierto.
• Utilizar técnicas que ayuden a los empleados a pensar en una persona específica adecuada para el trabajo. Podría hacer preguntas como "¿Quién en su red es el mejor en la comercialización de productos?". Google hace esto.
• Compartir un acertijo para despertar el interés de los empleados. El ejemplo perfecto es el póster de GoDaddy que estaba escrito en código. Una vez que sus desarrolladores lo decodificaron, se enteraron de que era un esquema para obtener referencias de desarrolladores talentosos.

Fuente

• Intenta ofrecer esquemas de bonificación adicionales. Por ejemplo, podrías ofrecer aumentar la bonificación por referencia en un 10% si contratas mujeres a través de las referencias recibidas de tus empleados.

5. Ten una combinación de incentivos financieros y no financieros

Si bien los incentivos monetarios son un incentivo común, con un rango promedio de $500 a $2,500, los incentivos no financieros también pueden funcionar de maravilla para motivarlos a participar en programas de referencia.

Por ejemplo, InMobi, una empresa tecnológica india, obtuvo aproximadamente el 20% de sus contrataciones tecnológicas a través de referencias en 2015. En lugar de premios en efectivo, comenzaron a dar obsequios como viajes con todos los gastos pagados y motocicletas que cuestan lo mismo que cualquier monto de referencia de empleados.

Si bien puedes dar bonificaciones por referencia a tus empleados, los incentivos no financieros te permiten ser un poco más creativo y, por lo tanto, atraer a más empleados a participar.

6. Educa a tus empleados sobre el programa

Una vez que hayas diseñado tu programa, es esencial notificar a tus empleados al respecto. Podrías hacerlo haciendo un anuncio en la oficina, colocando un póster en el tablón de anuncios, enviando correos electrónicos periódicos al respecto, etc.

Instruye a tus empleados claramente sobre cómo pueden participar. Podría ser una demostración visual a través de un video o un listado que contenga los pasos a seguir para participar en el programa. Envía recordatorios constantes sobre el programa y destaca los incentivos de referencia para los empleados para hacer una referencia exitosa.

7. Promociona el programa a través de numerosos métodos

No te limites a instruir a tus empleados sobre el programa de referencia y a quedarte con ello. En su lugar, trátalo como cualquier producto o servicio que ofreces. Considera tener una fecha de lanzamiento oficial para el programa. Genera expectación a su alrededor, destacando los detalles esenciales sobre el programa.

Deberías enlistar a tu departamento de marketing para desarrollar una campaña promocional especializada para el programa de referidos de empleados; la idea principal debería ser inspirar a tus empleados a participar activamente.

Otra forma creativa de aumentar la participación es organizar una fiesta de referidos, donde tu objetivo es acumular el máximo de referidos posible en un período de unas pocas horas.

Cuando el equipo de reclutamiento de Booking.com en Brasil tenía dificultades para contratar a un profesional de servicio al cliente que hablara portugués e inglés, el jefe de reclutamiento preparó cocina portuguesa para el almuerzo de todos.

Además, hubo una pequeña nota animándolos a hacer referencias para hablantes nativos de portugués. Esto despertó la motivación en los empleados para referir, lo que resultó en un aumento en el número de referencias de habla portuguesa.

8. Reconocer a los empleados que refieren candidatos adecuados

Los empleados sienten una sensación de logro cuando se les reconoce por su trabajo. En este caso, si contrata a un candidato que fue recomendado por uno de sus empleados, muéstreles su agradecimiento.

Podría escribir sobre ellos en el boletín informativo de la empresa o publicar sobre su contribución al programa en el sitio web de la empresa.

Sin embargo, recuerde reconocer también a otros por participar en el programa, incluso si sus referencias no son contratadas. Esto los impulsará a participar en futuros programas, ya que se sentirán apreciados por su contribución.

9. Implementar un software de referencia de empleados fácil de usar

Los sistemas modernos de seguimiento de candidatos son su mejor opción porque tienen programas de referencia de empleados integrados. Sin embargo, también puede usar una herramienta de RR. HH. especializada para que sea conveniente para sus empleados participar en el programa.

Sus empleados pueden cargar currículums y compartir los datos de contacto de los solicitantes en la propia solución. Además, la plataforma puede ofrecer plantillas de correo electrónico de referencia de empleados que se pueden enviar automáticamente a sus empleados cuando surja la necesidad.

Más importante aún, no tendrá que hacer un seguimiento manual de quién recomendó a un candidato o cuántas personas hicieron clic en el trabajo, ya que estas herramientas tienen análisis potentes que presentarán automáticamente todos los datos recopilados en un informe visual.

10. Realizar un seguimiento del rendimiento de su programa

El hecho de que haya diseñado e implementado un programa de referencias no significa que le proporcionará instantáneamente los resultados deseados. Existe la posibilidad de que no atraiga ninguna participación de los empleados.

Ahí es donde es posible que deba modificar los términos y condiciones del programa o cambiar los incentivos. También es posible que deba adoptar un método de abastecimiento completamente diferente si no le ayuda a cubrir los puestos vacantes en la empresa.

Para hacer un seguimiento del éxito del programa, podría registrar el número total de referencias realizadas, el número total de personas contratadas a partir de las referencias, cuánto tiempo trabajaron estos candidatos con la empresa después de ser contratados, cuántos puestos vacantes se cubrieron a través del programa, etc.

Te toca a ti

De hecho, las empresas necesitan tener diversas fuentes de reclutamiento que atraigan y contraten a los candidatos adecuados con el conjunto de habilidades requerido. Un programa de referencias de empleados es sin duda una excelente manera de hacer nuevas contrataciones con éxito: ¡el 82 % de los empleadores están de acuerdo!

Los pasos enumerados anteriormente describen los elementos vitales para diseñar un programa de referencias exitoso. Filtre a los posibles empleados a través de recomendaciones, evalúe sus habilidades adecuadamente para asegurarse de que no solo encajen culturalmente, sino que también tengan sólidas habilidades en el trabajo.

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