Una lista de verificación accionable previa al embarque para que las empresas la utilicen

El éxito de un nuevo empleado a menudo se ve influenciado por lo bien que se integra con una empresa y su cultura, y por lo bien que está preparado para ser un alto rendimiento, compartiendo las herramientas y recursos necesarios. Por eso la incorporación (onboarding) juega un papel tan vital en el ciclo de vida del talento. Un programa sólido actúa como catalizador de la satisfacción y retención de los empleados. No es de extrañar que los equipos de RRHH deban prestar atención a la incorporación, ya que el 22% de la rotación se produce en los primeros 45 días. Desafortunadamente, solo el 12% de los empleados estadounidenses dicen que su empresa hace un excelente trabajo de incorporación. ¡Esa es una cifra sorprendente! Pero, ¿sabes qué? Ya te has quedado atrás si esperas hasta el primer día para involucrar a un nuevo empleado. No es sorprendente saber que el 80% de los profesionales se sienten nerviosos antes de comenzar un nuevo trabajo. Es su responsabilidad asegurarse de mantener la comunicación con ellos antes de eso. Además, la asombrosa cifra del 65% de los empleadores informa de ausencias el primer día de trabajo. ¡Ahí es donde un programa de pre-incorporación tiene sentido! En el artículo, estudiaremos el concepto en detalle, incluyendo las mejores prácticas a seguir para que las primeras interacciones con los nuevos empleados cuenten.

¿Qué significa pre-embarque?

El pre-embarque es el tiempo entre la firma de una oferta de trabajo y el comienzo del trabajo, conocido como pre-embarque, que puede hacer o deshacer la experiencia de su nuevo empleado.

El pre-embarque de los nuevos empleados incluye organizar el papeleo, configurar la tecnología (como crear un correo electrónico empresarial), asignar reuniones con los nuevos miembros del equipo y preparar otros recursos que el nuevo empleado necesitará el primer día.

Pre-embarque vs. incorporación

Dado que el pre-embarque es un concepto relativamente nuevo, a menudo se confunde con el proceso de incorporación tradicional que la mayoría de nosotros experimentamos al comenzar un nuevo trabajo. Sin embargo, existen dos diferencias marcadas:

• El pre-embarque comienza y termina antes del primer día del empleado. La incorporación comienza el primer día del empleado.

• El pre-embarque implica interacciones formales entre la empresa y el nuevo empleado. Es más bien un aterrizaje suave. Mientras que en la incorporación, el empleado entra en acción cuando llega, ya sea aprendiendo el trabajo o conociendo gente nueva.

Propósito del pre-embarque

No hay razón para que guardes silencio en tus comunicaciones con los nuevos empleados durante los días entre la fecha de contratación y la fecha de inicio. La pre-incorporación puede ayudarte a acortar eficazmente la brecha entre la experiencia del candidato y la experiencia del empleado.

1. Despierta entusiasmo

Con los esfuerzos de divulgación adecuados, puedes generar una buena relación con los nuevos empleados desde el principio. Genera una sensación de entusiasmo e interés en ellos por tu empresa, su nuevo equipo y el tipo de trabajo que harán antes de que empiecen oficialmente.

Eso no solo los motivará a sumergirse directamente en el trabajo, sino que también fortalecerá su compromiso con la cultura y la marca de tu empresa.

2. Elimina los nervios del primer día

Una de las principales razones por las que los primeros días son tan estresantes para los nuevos empleados es que hay mucha incertidumbre. Hay muchas cosas que podrían pasar por sus mentes. Lo que ayudaría es que pudieras abordar las preocupaciones comunes, como:

• Qué deberían hacer sobre el almuerzo
• Con quién deberían reunirse o contactar primero tan pronto como lleguen
• Cómo pueden comunicarse con su gerente y los miembros de su equipo
• Cuál es el horario ideal para venir a trabajar o iniciar sesión (si es una configuración remota)

Un poco de información puede ser de gran ayuda para reducir la ambigüedad y evitar errores el primer día.

3. Se deshace de las tediosas tareas administrativas

Nadie quiere pasar todo su primer día firmando formularios de la empresa, compartiendo datos personales para la nómina, completando documentos gubernamentales relevantes, etc.

Eso es aburrido y abrumador, y a menudo distrae al nuevo empleado de aprender algo sobre el lugar de trabajo y los miembros del equipo. ¡Los primeros días están para disfrutarlos! Por lo tanto, envíe la mayor cantidad posible de trámites en el proceso de pre-incorporación.

No es necesario que sea obligatorio que los nuevos empleados completen todos los trámites antes de su fecha de incorporación. Pero sí explique los beneficios de realizar esta tarea de antemano.

4. Minimiza el ghosting

La pre-incorporación le da la oportunidad de ajustar sus procesos de contratación con llamadas telefónicas y correos electrónicos periódicos antes de que los nuevos empleados se unan, para que estos últimos no lo ignoren y no se presenten el primer día de trabajo, sin avisar.

Lista de verificación de pre-incorporación: el secreto para la participación de los empleados

Un proceso vital de pre-incorporación no solo ayuda a crear una experiencia más positiva para los nuevos empleados, sino que también tiene un impacto significativo en la credibilidad de su marca. Planificar para el nuevo empleado incluso antes de que pisen el edificio demuestra cuánto se preocupa por ellos. Veamos cómo crear una lista de verificación de pre-incorporación, paso a paso.

1. Enviar artículos promocionales de la empresa

Francamente, los regalos son una victoria fácil porque indican a su nuevo empleado que se toma en serio la construcción de algo especial con ellos. Claro, un trabajo ofrece la oportunidad de desarrollo profesional; proporciona salario e incluso beneficios de salud.

Sin embargo, los pequeños gestos son igual de importantes. Mientras sus nuevos empleados esperan con ansias determinar si tomaron la decisión correcta al aceptar su oferta de trabajo, su regalo despejará sus dudas.

Gigantes tecnológicos como Salesforce, Dropbox y Google envían elaborados kits de bienvenida, que incluyen cuadernos, bolígrafos de marca, bolsas de mano y tazas. También puede seleccionar regalos más creativos, como una caja de barritas de granola, una planta en maceta o pines de solapa de esmalte.

Por supuesto, los kits de bienvenida extravagantes no serían posibles para todas las empresas. Pero lo que importa es la intención. Por lo tanto, debe esforzarse por crear una buena cesta de regalo.

2. Aclarar el programa de incorporación con invitaciones de calendario

Las primeras semanas de un nuevo empleado en el trabajo siempre son agitadas porque están ocupados orientándose con sus roles y responsabilidades, los miembros del equipo, las tecnologías, etc. De repente, se encuentran tratando de aprender los trucos del oficio lo más rápido posible.

Tener un calendario adecuado lleno de sesiones de capacitación, reuniones con el gerente/colegas y eventos de toda la empresa (como reuniones de todos, celebraciones y días de voluntariado) puede evitar que se sobrecarguen y reafirmar que se están uniendo a una comunidad activa.

3. Hacer un anuncio interno para una bienvenida en todo el equipo

Uno de los principales objetivos de la pre-incorporación es crear un sentido de comunidad. Por lo tanto, conseguir que el equipo del nuevo empleado esté en la misma página para una cálida bienvenida el primer día es esencial. Redacte un correo electrónico de bienvenida, mencionando el nombre del empleado, el rol y la designación del trabajo, y la fecha de inicio.

Incluso podría pedirle a su equipo que filme un video de introducción de dos minutos o cree una presentación de diapositivas con fotos y datos divertidos o un GIF de equipo funky para incluirlo en el correo electrónico.

Esta es una excelente idea para implementar en un entorno remoto donde el nuevo empleado no podría caminar por la oficina y estrechar la mano.

Estos anuncios pueden volverse viejos rápidamente, así que considere incluir solo el equipo directo del nuevo empleado. El momento ideal para enviar dicho correo electrónico es solo una semana antes de su fecha de ingreso.

4. Invítelos a una reunión previa a la incorporación

Una reunión informal con los miembros del equipo y el gerente es una excelente oportunidad para que los nuevos empleados comiencen a construir relaciones antes de su primer día.

Dado que muchas empresas todavía trabajan de forma remota, puede que no sea posible para usted organizar una reunión física con una fuerza laboral dispersa. Pero siempre existe la opción de reunirse en Skype o Zoom. Realmente, nada supera el encuentro cara a cara. Pero los chats breves, para conocerse en línea, también pueden ayudar a establecer lazos iniciales. No limite las invitaciones al equipo del nuevo empleado. Además, incluya a personas que representen a su empresa en diferentes foros para diferentes propósitos para dar una visión de 360 grados de la cultura de la empresa. Utilice la reunión para presentar al nuevo empleado a un compañero que estará con ellos durante todo el proceso de incorporación. Si su nuevo empleado se traslada desde el extranjero, ciertamente necesitará información y apoyo adicional de su parte. Por lo tanto, sea proactivo y pregunte cómo podría ayudar a facilitar su transición. Luego, cumpla con cualquier promesa o sugerencia que haya hecho. Por ejemplo, discuta los documentos que necesitarán proporcionar y familiarícelos con las políticas y regulaciones laborales relevantes. Preséntelos a su abogado o consultor de inmigración para responder a todas las preguntas legales. Además, nunca subestime el tiempo y la energía que puede tomar para que un empleado extranjero se adapte a una nueva cultura o lugar de trabajo. Al principio, estarían emocionados de explorar nuevas formas de vida, conocer gente nueva y aprender más sobre nuevas culturas.

Sin embargo, también pueden enfrentarse a un choque cultural y sentirse perdidos cuando la emoción disminuye. Debe prepararlos para vivir y trabajar en un nuevo país en todos los sentidos posibles, asignando un mentor/compañero y organizando talleres.

El pre-embarque es el momento adecuado para ayudarles a prepararse para un nuevo viaje. Además, demuestra que no ha dejado a los nuevos empleados a su suerte.

6. Introducir la formación

Durante el propio pre-embarque, puede compartir públicamente información (cualquier cosa que no sea confidencial para su empresa) con sus nuevos empleados para ayudarles a empezar a aprender antes de que comience la formación formal. El contenido que puede compartir libremente incluye:

• Información del mercado
• Información sobre la competencia
• Función del departamento al que se incorporan
• Cumplimiento y normativas del sector
• Proyectos anteriores o trabajos realizados por el equipo del nuevo empleado

Por favor, asegúrese de proporcionar la información adecuada en función del puesto y la experiencia del candidato. Por ejemplo, un recién licenciado podría necesitar conocer primero el mercado. Sin embargo, un profesional experimentado podría necesitar aprender más sobre proyectos anteriores y competidores.

Además, puede proporcionar acceso anticipado a su plataforma de aprendizaje para que los nuevos empleados se familiaricen con la herramienta con antelación. No hay mejor manera de que entiendan su cultura de aprendizaje que observando el funcionamiento de su plataforma transparente.

7. Solicitar comentarios sobre el proceso de contratación

No se puede negar la importancia del empoderamiento de los empleados. Promueve la creatividad, la productividad y la alineación del crecimiento personal y de la empresa. Al pedir a sus nuevos empleados su opinión durante el pre-embarque, les hace sentir valorados y les anima a causar un impacto. Además, le ayuda a recopilar sugerencias de primera mano para mejorar su proceso de contratación.

Para la actividad, crea una breve encuesta sobre la experiencia del candidato. Incluye tanto preguntas cerradas (con una escala de calificación) como preguntas abiertas, que normalmente comienzan con "cómo", "qué" y "por qué" para obtener información sobre datos cuantitativos y la experiencia personal para refinar. Aquí hay una lista de preguntas que puedes hacer:

• ¿Siempre te respondimos con prontitud? (Sí/No)
• En una escala del 1 al 5, ¿qué tan satisfecho estás con nuestro proceso de contratación?
• ¿El reclutador a cargo fue útil durante todo el proceso de contratación?
• ¿Nos recomendarías a otros amigos o conocidos para que se postulen?
• En una escala del 1 al 5, ¿cómo te pareció el uso de nuestra herramienta de evaluación previa al empleo?

Te toca a ti

Considera usar una aplicación de pre-incorporación, ya que ayuda a los nuevos empleados a acostumbrarse al nuevo lugar de trabajo, especialmente si hay varias personas que se unen simultáneamente. Herramientas como Talmundo, BambooHR y Apical pueden ayudarte a diseñar un sólido proceso de pre-incorporación y incorporación.

Comenzar un nuevo trabajo siempre va a ser estresante para los nuevos empleados. Pero no tiene por qué ser así. Al incluir un programa de pre-incorporación en tu estrategia general de contratación, aseguras a tus nuevos empleados que elegirte como empleador fue la decisión correcta.

Además, después del primer día, tu proceso de incorporación debe convertir esa efervescencia de productividad que has construido durante la pre-incorporación en un hervor, al potenciar a tus nuevos empleados con capacitación.

Aprovecha la pre-incorporación y personalízala para que juegue con tus fortalezas y muestra al mundo lo genial que eres para trabajar, incluso antes de que los nuevos empleados pisen la puerta. Convierte esos primeros días caóticos para los empleados en una experiencia agradable y productiva.

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