Matriz de habilidades del empleado: Beneficios y cómo crearla

¿Qué es una matriz de habilidades de los empleados, pregunta usted? Permítanos explicar. Ya sea que esté administrando todo un negocio, un departamento o un simple equipo, debe asegurarse de que sus empleados tengan las habilidades para tener éxito. Aquellos que carecen de habilidades críticas no solo perjudican las tareas actuales en cuestión, sino que también afectan los objetivos organizacionales a largo plazo.

Una matriz de habilidades lo ayuda a trazar el nivel de habilidad de sus empleados o equipos específicos para garantizar que todos estén equipados con el conocimiento necesario para completar con éxito un trabajo o un proyecto individual.

Los empleados bien capacitados son testigos de un aumento en su productividad en un 10%. Se desempeñan mejor y buscan cambiar de trabajo con menos frecuencia, lo que se traduce en una fuerza laboral que realmente beneficia el resultado final.

En este artículo, exploraremos qué es una matriz de habilidades, por qué es esencial y los pasos que debe recordar para crear una matriz de habilidades para su equipo:

¿Qué es una matriz de habilidades?

Una matriz de habilidades es un marco visual basado en una cuadrícula que representa las habilidades a las que una organización tiene acceso actualmente y las habilidades que se requerirán en el futuro. Además, muestra el nivel de competencia de cada empleado para cada habilidad.

Una matriz de habilidades tiene como objetivo optimizar la evaluación del desempeño de los empleados y hacer que el aprendizaje y el desarrollo sean más efectivos.

¿Cuál es un ejemplo de una matriz de habilidades?

La representación tabular de las habilidades de los empleados es simple. Cada habilidad que un empleado en un rol dado debe poseer se califica en función de su aptitud: "principiante" a "experto". Por ejemplo, puedes calificar utilizando palabras como principiante, avanzado, formador y experto o calificarlos numéricamente, del 1 al 10 o del 1 al 5. Así es como se ve un cuadro de matriz de habilidades de empleado típico:

Una representación visual de las habilidades de cada empleado te ayudará a colocarlos y promocionarlos de manera más eficiente. Te permite organizar programas de capacitación para cerrar las brechas de habilidades que puedas encontrar. Establece estándares claros para todas tus calificaciones y aplícalos consistentemente en cada puesto de trabajo y conjunto de habilidades. Sé objetivo y evita favoritismos.

¿Cuál es la diferencia entre una matriz de habilidades y una matriz de competencias?

Aunque el concepto es el mismo, el uso y el nivel son diferentes. Por ejemplo, una matriz de habilidades básicamente representa la evaluación de las habilidades de los empleados.

Por otro lado, una matriz de competencias analiza y resume las habilidades, los niveles de conocimiento y los deseos de un empleado para agregar valor. Se mide utilizando calificaciones académicas, habilidades y deseos.

¿Por qué tu empresa necesita una matriz de habilidades de los empleados?

Su empresa necesita una matriz de habilidades de los empleados porque evaluar el desempeño de los empleados en las habilidades relevantes puede darle a su negocio una ventaja competitiva. Desde que la pandemia trastornó nuestro mundo, las empresas han cambiado drásticamente.

Para empezar, los despidos se volvieron tan comunes como el trabajo desde casa. La importancia de contratar y retener talento de calidad creció exponencialmente. Avancemos rápidamente hasta hoy, las empresas han empleado rápidamente un modelo de trabajo híbrido para dar flexibilidad y libertad creativa a sus empleados.

Las empresas están revisando su estrategia de aprendizaje y desarrollo [L&D] - que gira en torno a aprender qué, aprender cuándo y aprender cómo. Según LinkedIn, el 94% de los profesionales dijo que se quedarían más tiempo si los empleadores invirtieran en su aprendizaje y desarrollo.

Así como una aplicación de software necesita una actualización de vez en cuando, los empleados también necesitan adaptarse a los últimos desarrollos, tecnologías y herramientas de la industria. Los principales profesionales de L&D están de acuerdo en que la mejora de habilidades y la readaptación son sus mayores prioridades.

Sin embargo, no siempre es fácil para las empresas determinar qué habilidades se necesitan para equipar a su fuerza laboral para futuros proyectos y desafíos. Una matriz de habilidades de los empleados les ayuda a identificar las brechas de habilidades, asignar empleados a proyectos apropiados y construir programas de capacitación.

¿Cuáles son los beneficios de usar una matriz de habilidades de los empleados?

Evaluar a cada empleado en función de sus habilidades y competencias puede ser un desafío. Una matriz de habilidades les permite identificar rápidamente las brechas de habilidades y determinar cómo llenarlas. Pero hay más beneficios de usar una matriz de habilidades de los empleados, incluyendo:

1. Reconocimiento de los empleados

Los empleados obtienen una comprensión más profunda del valor que están agregando a su negocio y se vuelven totalmente conscientes de sus habilidades para tener éxito en sus roles laborales. Una matriz de habilidades ayuda a crear una sensación de gestión en su desarrollo e identifica las áreas de capacitación en las que enfocarse.

2. RRHH empoderados

Tener una matriz de habilidades de los empleados guía a RRHH en la dirección correcta para diseñar programas de capacitación a medida o para organizar la capacitación en el trabajo. Son muy conscientes del pulso general de los empleados y toman medidas correctivas para cerrar la brecha de habilidades.

3. Mayor conciencia del equipo

Los profesionales individuales de un equipo se vuelven más conscientes de sus debilidades, teniendo especial cuidado de cerrar la brecha de habilidades y contribuir positivamente al rendimiento general del equipo. Una matriz de habilidades también ayuda a los gerentes a mitigar la dependencia crítica de las personas e identificar si un empleado depende de otros en el equipo para completar las tareas esenciales.

4. Movilidad interna mejorada

Una matriz de habilidades actualizada regularmente ayuda a rastrear las habilidades y competencias de los empleados en los diferentes departamentos dentro de la empresa. Esto ayuda a la movilidad interna, que se refiere al movimiento de los empleados dentro de una empresa.

Una matriz de habilidades le permite contratar empleados internos para nuevos roles de trabajo o proyectos en lugar de emprender externamente el proceso de selección de candidatos. Cuando las habilidades están mapeadas, es más fácil para los empleados moverse sin problemas entre equipos o proyectos. Además, es rentable para la empresa.

5. Empleados más felices

Establecer una capacitación para sus empleados que se alinee con sus fortalezas e intereses puede beneficiar a su negocio porque los empleados felices son más productivos. Dan lo mejor de sí cuando disfrutan lo que hacen. La capacitación también les ayuda a recibir reconocimiento por las habilidades que ya poseen, lo que mejora sus niveles de compromiso y autoestima.

6. Reducción de gastos generales

Una plantilla de matriz de habilidades de los empleados le permite recopilar información de forma rápida y sencilla, lo que reduce los gastos generales. Esto se debe a que los gerentes de RR. HH. no necesitan hacer un seguimiento de cada empleado cada pocos meses para verificar las lagunas de habilidades mediante una matriz de habilidades.

7. Satisfacción del cliente

Aunque no es necesario que sus clientes conozcan su matriz de habilidades de los empleados, se beneficiarán de un servicio al cliente superior y productos o servicios de alta calidad debido al aumento de la competencia y la productividad de los empleados.

Formas de crear una plantilla de matriz de habilidades para sus empleados

Ahora que sabe qué es una matriz de habilidades y cómo beneficia a las empresas, ¿cómo se pone en práctica? Simplemente siga estos tres pasos:

1. Evalúe las habilidades necesarias para completar un proyecto

Observe detenidamente todas las habilidades necesarias para el puesto, departamento o proyecto. Sea lo más específico posible al crear la lista. Recuerde que las habilidades blandas, como el trabajo en equipo, la responsabilidad y la comunicación, son tan importantes como conocer las técnicas o tecnologías específicas del trabajo. Comience mencionando las habilidades esenciales relacionadas con el puesto o el negocio.

Y luego continúe incluyendo las habilidades que desea que su equipo o empleados posean. Por ejemplo, su equipo de desarrollo de software puede ser brillante con JavaScript. Pero en el futuro, es posible que desee ofrecer servicios de desarrollo de React Native a sus clientes.

Entonces, eso se convierte en una habilidad deseable. Hable con los jefes de departamento o gerentes y pídales que creen una lista de habilidades necesarias para diferentes niveles: principiante, intermedio y avanzado. Esto le ayudará a resaltar las habilidades que podrían no ser consideradas inicialmente.

2. Crear un sistema de calificación

Este arreglo ayuda a clasificar el nivel de habilidad o competencia de los usuarios. Algunas formas comunes de calificar y categorizar a sus empleados en la plantilla de matriz de habilidades son:

• Tiene conocimientos básicos pero no ha aplicado la habilidad en el trabajo (1)
• Una persona ha aplicado la habilidad antes pero puede necesitar algo de ayuda (2)
• Utiliza la habilidad y puede trabajar de forma independiente (3)
• Puede capacitar a otros para esa habilidad o proceso (4)

Los números denotan el nivel de competencia. Alternativamente, puede pedir a los empleados que expresen su nivel de interés en una habilidad específica como interesado (1) o desinteresado (2). Siempre es mejor emplear múltiples etapas de evaluación.

Por ejemplo, si un ejecutivo de marketing declara su interés y experiencia en Google Ads, se le debe evaluar y asignar a proyectos que requieran un experto en Google Ads.

3. Añadir los datos a una matriz

Volviendo al ejemplo que discutimos al principio del artículo, diseñar un gráfico de matriz de habilidades de los empleados es relativamente fácil. En la primera fila, menciona todas las habilidades para las que se está calificando a los empleados. En la primera columna, enumera los nombres de los empleados.

La forma más fácil es calificarlos numéricamente, del 1 al 10 o del 1 al 5. Ordena las habilidades en categorías según su contribución. Debes ser muy objetivo al hacer esto, ya que el sesgo inconsciente puede aparecer. Hay varias técnicas que puedes utilizar para calificar a los empleados:

• Haz que el gerente del equipo califique a los empleados.
• Deja que un empleado califique cada habilidad personalmente.
• Organiza pruebas de evaluación de habilidades para calificar a los empleados objetivamente.
• Recopila los comentarios del equipo o del cliente y úsalos para evaluar las habilidades de los empleados.

Consejos a tener en cuenta al crear matrices de habilidades

Independientemente de la solución que hayas elegido (hoja de cálculo, papel o software) para construir la plantilla de matriz de habilidades, debes tener en cuenta los siguientes consejos:

• Los humanos son seres imperfectos. No todos pueden asumir la misma cantidad de tareas o dominar la misma cantidad de habilidades.

• Las matrices de habilidades pueden resultar muy complicadas si no se tiene cuidado. Lo mejor es incluir solo las habilidades, cualificaciones y competencias principales de cada puesto. Mantener separadas las habilidades blandas y duras.

• Explique cómo debe leerse el gráfico de la matriz de habilidades de los empleados. Reúnase con su equipo y explique los matices de la plantilla de manera adecuada.

Obtenga información de la matriz de habilidades de los empleados

La matriz le dará una imagen clara de qué habilidades están disponibles y cuáles faltan. Organice programas de capacitación que ayudarán a sus empleados a perfeccionar sus habilidades. Traiga a un capacitador o consiga un experto interno para realizar algunos talleres.

Te toca a ti

Un gráfico de matriz de habilidades de los empleados representa visualmente qué empleados tienen las competencias necesarias para completar tareas específicas. Puede usarlo para la gestión del talento, las revisiones del desempeño y los fines de planificación organizacional.

Los beneficios de una matriz de habilidades incluyen una mayor productividad, un mejor servicio al cliente y una menor rotación porque cada empleado se corresponde con su conjunto de habilidades apropiado y con puntajes óptimos de compromiso de los empleados.

Diseñar una plantilla de matriz de habilidades de los empleados asegura que está colocando a las personas en posiciones donde tendrán éxito, al mismo tiempo que identifica áreas donde el liderazgo necesita mejorar al ascender a los empleados o decidir quién debe cubrir los puestos de trabajo vacantes.