Mejores Prácticas de Incorporación de TI (+ Lista de Verificación)

Un proceso de incorporación de TI ayuda a los nuevos empleados a familiarizarse con el hardware y software que utilizarán, a aprender y seguir las pautas de seguridad, y a sentirse más seguros de tener las herramientas para realizar su trabajo.

Para muchos empleados nuevos, comenzar un nuevo trabajo se siente como el primer día de clases. Están emocionados, tal vez un poco aprensivos, pero ansiosos por marcar la diferencia en la empresa a la que se incorporan.

Sin embargo, para empezar con el pie derecho y ser productivos, deben familiarizarse con la empresa y su cultura, incluida la tecnología al alcance de la mano. Este artículo aborda la necesidad de un proceso de incorporación de TI para los nuevos empleados y explora la lista de verificación ideal.

¿Qué es la incorporación de TI?

La incorporación de TI es parte del proceso general de incorporación donde se presenta a los nuevos empleados la tecnología que utilizarán para llevar a cabo las tareas diarias y se les capacita.

Esto puede incluir la preparación del escritorio del nuevo empleado utilizando el hardware necesario, como un teléfono, una impresora y una computadora, la configuración de la dirección de correo electrónico oficial y la educación sobre el almacenamiento de archivos físicos y el bloqueo de su computadora y escritorio.

Si el puesto de trabajo está basado en TI o depende en gran medida de la tecnología, el proceso de incorporación de TI será más extenso que un programa de incorporación de TI o virtual.

Los beneficios de un proceso de incorporación de TI

En general, el primer día de trabajo puede ser abrumador para cualquiera, por lo que es ideal preparar al nuevo empleado presentándolo al equipo e informándole sobre la jerarquía, agregándolo a la red social de la empresa y equipándolo con los materiales necesarios que le ayudarán a comprender mejor la empresa.

Un proceso de incorporación de TI implica configurar su hardware y software antes del primer día de los nuevos empleados para que no pierdan tiempo esperando el primer día. Podría utilizar herramientas de incorporación como factoHR, GroveHR, Freshteam y Zenefits para permitir la autoincorporación de los nuevos empleados y configurar notificaciones de recordatorio. Aquí están los principales beneficios de tener una política de incorporación de TI:

1. Familiarización con los sistemas tecnológicos

Es fácil sentirse abrumado con las diversas tecnologías que los nuevos empleados deberán utilizar para tener éxito en su función. Una política de incorporación de TI integral puede ayudarles a familiarizarse con las herramientas, los procesos y el software necesarios para llevar a cabo sus responsabilidades diarias.

2. Configuración de las cuentas requeridas

Independientemente del puesto de trabajo, habrá varias herramientas SaaS o sistemas locales que el nuevo empleado deberá configurar. Podría hacerlo por ellos con la ayuda del jefe de equipo o ayudar a los nuevos empleados cuando se incorporen al trabajo.

3. Aprendizajes sobre seguridad y protección

Cuando los nuevos empleados se incorporan a una empresa, también comienzan a acceder a información confidencial sobre la empresa. Ofrecerles una visión clara de las prácticas de ciberseguridad y privacidad de los datos en la incorporación de TI ayuda a los nuevos empleados a navegar y gestionar mejor la información sensible.

Un programa de incorporación de TI sólido garantiza que todos los nuevos empleados aprendan los entresijos de la tecnología utilizada en la empresa y se sientan más capacitados para hacer su trabajo. La incorporación se trata de hacer que los nuevos empleados se sientan asentados.

Mejores prácticas de incorporación de TI

La tecnología es un componente esencial en todos los ámbitos. Casi todo el mundo tiene un ID de correo electrónico comercial, acceso a alguna herramienta de gestión de proyectos u otra, y utiliza plataformas como Zoom o Skype para comunicarse interna y externamente. Por eso es difícil ignorar la incorporación de TI en estos tiempos. Aquí están las mejores prácticas a seguir:

1. Proporcionar al departamento de TI la información básica del nuevo empleado

Los jefes de equipo o supervisores directos deben compartir la información relevante sobre el nuevo empleado con el departamento de TI tan pronto como este último acepte la carta de oferta. Esto le da al departamento de TI un amplio tiempo para configurar las cuentas. La información incluye:

• El nombre del nuevo empleado
• Título del puesto
• Datos de contacto, como la dirección de correo electrónico de la empresa y el número de teléfono VoIP
• Departamento al que se une el nuevo empleado
• El software que necesitarán inmediatamente
• Fecha de incorporación

2. Configurar el hardware

El objetivo principal de la incorporación de TI no es esperar hasta el primer día del nuevo empleado para solucionar lo básico. Pospuesto hasta el último minuto solo crea estrés e incertidumbre para usted y el nuevo empleado (y no se lo merecen, especialmente después de que el proceso de selección haya terminado).

No quieres que las herramientas que necesitan para hacer su trabajo estén ubicadas en el departamento equivocado, que falten o que no funcionen correctamente.

En cambio, cuando los nuevos empleados lleguen en su primer día, todo debería estar configurado y listo para su uso. Aquí hay una lista del hardware de TI del que debe encargarse para los nuevos empleados:

• Ratón
• Teclado
• Estación de acoplamiento
• Cables de carga
• Línea telefónica VoIP
• Portátil o escritorio

Consigue que el supervisor directo del nuevo empleado le asigne una estación de trabajo para que el hardware pueda configurarse allí.

3. Averigua los entresijos del software

Una vez que el hardware de TI básico esté en su lugar, pasa al software. Esta fase del proceso de incorporación de TI se puede dividir en tres áreas:

a. Identificación del software requerido

Elabora una lista de verificación de todo el software y los sistemas de TI requeridos que el nuevo empleado necesitará para hacer su trabajo y/o comunicarse con el equipo y las partes interesadas.

b. Instalación de software

Es posible que el departamento de TI deba instalar todo lo requerido en un nuevo sistema informático para el nuevo empleado. Este puede ser un proceso que requiere mucho tiempo y ocupar rápidamente todo un día. Teniendo esto en cuenta, asegúrate de que el ordenador de sobremesa o portátil del nuevo empleado esté actualizado con el software más reciente antes de que llegue para su primer día de trabajo.

Determinar el software, las herramientas y los derechos de acceso que necesitará el nuevo empleado, incluyendo correo electrónico de la empresa, mensajería interna (Slack, Skype), software de RRHH (Grove HR), análisis (Google Analytics, Tableau), herramientas de productividad (ToDoist, Asana, Trello), hojas de cálculo y documentos compartidos. Recibir la autorización del equipo de alta dirección para configurar nuevas cuentas. Contactar al nuevo empleado o a sus gerentes de contratación para conocer su equipo tecnológico preferido. Si es posible, enviar invitaciones o alertas a los nuevos empleados, en la nueva dirección de correo electrónico, para unirse al software basado en la nube.

4. Crear acuerdos de privacidad de datos

La seguridad de los datos es una gran preocupación para las empresas de todos los tamaños. Independientemente de la función laboral, los nuevos empleados accederán a alguna parte de información confidencial u otra. Para asegurar que los nuevos empleados sepan qué se espera de ellos al manejar datos confidenciales, es mejor crear un acuerdo de privacidad de datos que puedan revisar y firmar para completar su incorporación de TI.

Esto asegura que todos los datos confidenciales que proporcione a los nuevos empleados permanezcan privados y cubre legalmente a la empresa en caso de una filtración de datos o un ciberataque. En pocas palabras, necesita cubrir sus bases y educar a los nuevos empleados al respecto.

5. Organizar la orientación de TI

Con todos los sistemas de TI listos, organice una orientación el primer día del nuevo empleado. El paso implica familiarizarlos con las herramientas de hardware y software, incluyendo impresoras, sistemas de telecomunicaciones o proyectores, que requieren para el trabajo e informarles sobre cualquier política vital de TI y datos de la empresa.

Los pasos reales en la orientación de TI difieren según las funciones y responsabilidades de su nueva contratación y su nivel de acceso a los sistemas de TI.

Puede hacer que el departamento de TI prepare módulos de capacitación independientes que exploren la ciberseguridad, la privacidad de los datos y otra capacitación esencial en sistemas de TI.

Tener una sesión grupal, que comprenda entre 10 y 20 nuevas contrataciones, e impartirles información sobre las diversas políticas de TI.

6. Mantener una línea de comunicación abierta

Incluso después de que la nueva contratación haya sido incorporada, no puede asumir que lo entienden todo y que no requerirán ninguna asistencia en el futuro. Desafortunadamente, la tecnología es complicada y es común que las nuevas contrataciones estropeen sus sistemas incluso después de haber asistido a la incorporación.

Además de realizar una orientación de TI, programe tiempo para una sesión de capacitación individual para repasar todos los aspectos esenciales nuevamente o preguntarles sobre sus consultas. Guíelos a través del correo electrónico y las aplicaciones de mensajería de la empresa y los procedimientos de seguridad cruciales.

El departamento de TI debe mantener una línea de comunicación abierta para que las nuevas contrataciones puedan comunicarse con ellos sin problemas y resolver sus problemas rápidamente.

Una lista de verificación de incorporación de TI para nuevas contrataciones

Independientemente de cuán expertos en tecnología sean las nuevas contrataciones, es su responsabilidad configurar todas las cuentas para ellos e informarles sobre sus políticas de TI para que sean productivos lo antes posible. Esta lista de verificación completa tiene como objetivo ayudarlo a finalizar todas las tareas de incorporación necesarias:

Antes de que la nueva contratación comience su trabajo

Para garantizar un proceso de incorporación sin problemas, trabaje con el gerente de contratación para obtener información que lo ayudará a prepararse para la configuración de TI:

• Asegúrese de tener el nombre del nuevo empleado, los datos de contacto, el departamento, el puesto de trabajo, el puesto inicial y otra información relevante.
• Establezca las necesidades informáticas y telefónicas del nuevo empleado. Si utiliza activos existentes, transfiéralos al nombre del nuevo empleado.
• Obtenga las aprobaciones necesarias de la gerencia o de compras para actualizar o comprar software, hardware y otros equipos.
• Cree un nombre de usuario para el empleado en el sistema (portátil o computadora de escritorio) y configure su cuenta y dirección de correo electrónico. Asigne un teléfono VoIP o móvil, lo que sea necesario.

El día en que el nuevo empleado se une a la empresa

El primer día suele ser ajetreado tanto para los nuevos empleados como para el departamento de TI, y es fácil perderse en la corriente de tareas que hay que realizar. Esto es lo que hay que hacer:

• Invite al nuevo empleado a unirse a las cuentas de la empresa y envíale las guías de configuración.
• Programa reuniones individuales para ayudar al nuevo empleado a configurar las cuentas de la empresa, si aún no lo ha hecho, como correo electrónico, aplicación de mensajería de la empresa y herramientas de seguridad de contraseñas.
• Prepara copias digitales o físicas de los manuales de software y hardware para que los nuevos empleados puedan consultarlos cuando sea necesario.
• Asegúrate de que el nuevo empleado entienda y firme los acuerdos de privacidad de datos.
• Capacita al nuevo empleado sobre cómo asegurar sus estaciones de trabajo. Por ejemplo, asegúrate de que sepa cómo almacenar archivos físicos y digitales, compartir datos confidenciales y bloquear su estación de trabajo.
• Explica cómo el nuevo empleado puede contactarte (por correo electrónico, teléfono, aplicación de mensajería o un quiosco de autoservicio en la intranet) si encuentra algún problema técnico.

En general, la incorporación garantiza que los nuevos empleados estén listos para asumir cualquier desafío. Les obliga a comprender mejor cómo pueden contribuir a la organización, y estarán motivados para hacer su trabajo.

Si eres nuevo en la incorporación de TI, puede que necesites un poco de prueba y error para definir el mejor proceso para tu equipo. Sin embargo, invierte el tiempo y el esfuerzo necesarios para asegurarte de establecer el tono correcto con los nuevos empleados. ¡Buena suerte!