La Importancia de Excel en los Negocios

Microsoft Excel se lanzó por primera vez en 1985 y ha crecido constantemente hasta convertirse en lo que probablemente sea la aplicación empresarial más importante del mundo. Dado que más del 80% de las empresas utilizan Excel para la planificación, la presupuestación y la previsión, es seguro decir que Excel es una herramienta poderosa.

A lo largo de los años, Excel ha evolucionado para satisfacer las necesidades empresariales, convirtiéndose en la herramienta de referencia para una variedad de casos de uso en todo el mundo. El seguimiento de las tendencias de ventas, el análisis de la competencia, la creación de informes personalizados, la contabilidad, la presupuestación, el seguimiento de los precios de las acciones, la programación son solo algunas de las muchas aplicaciones: Excel está arraigado en los procesos empresariales.

¿Por qué es tan popular Excel?

La mayoría de las organizaciones utilizan Excel, lo que lo convierte en una habilidad comercializable: Una de las principales razones por las que Excel gana popularidad es el hecho de que ya es popular. Cuando alguien se une a una nueva organización, es bastante improbable que no esté utilizando Excel, especialmente en los equipos de contabilidad y finanzas.
Hay mucha ayuda disponible: Cualquier problema de Excel con el que te encuentres, un millón de personas ya han estado allí y han descubierto la solución, lo que la convierte en una búsqueda de Google a tu alcance. A los usuarios de Excel les gusta ayudar a otros usuarios y hay muchos foros donde puedes hacer tus preguntas si estás atascado.
No se requiere formación: Si bien Excel tiene muchas herramientas y trucos sofisticados con los que podrías tardar en ponerte al día, Excel es extremadamente sencillo para empezar. No hay aplicaciones o extensiones adicionales que necesites para empezar: simplemente abre una hoja y comienza a introducir tus datos.
Formato universal y fácilmente exportable: No importa con quién en el mundo estés tratando, puedes estar seguro de que podrán acceder a un archivo de Excel, independientemente de si usan Windows, Linux, OSX o un dispositivo móvil, lo que lo convierte en el estándar universal.
Una aplicación para gobernarlos a todos: Con una sola aplicación, Excel te permite almacenar, filtrar y crear gráficos de datos. También te permite crear escenarios, presupuestos y simulaciones.
Rápido, flexible y colaborativo: Excel también es muy flexible, lo que permite a uno agregar comentarios, editar datos y colaborar eficazmente. ¿Necesitas comparar conjuntos de datos? Hazlo en < 5 minutos con un BUSCARV o utiliza el formato condicional. ¿Necesitas resumir datos? Utiliza una tabla dinámica y tendrás resultados en < 5 minutos. Con Google Sheets haciendo que la experiencia sea más colaborativa, Excel se ha visto obligado a seguir el ejemplo y las últimas versiones son más colaborativas.

¿Qué áreas de negocio utilizan Excel?

Finanzas y Contabilidad

Para muchas pequeñas empresas, Microsoft Excel es la opción predeterminada para la contabilidad; este es potencialmente el caso de uso más importante que las empresas tienen para Excel. Excel tiene varias plantillas para facilitar la contabilidad a las empresas. Excel fue creado teniendo en cuenta las necesidades contables como la elaboración de presupuestos, la creación de estados financieros y balances y la preparación de informes personalizados. También puede importar y exportar datos desde y hacia otras plataformas de contabilidad.

Sin embargo, la popularidad de Excel para fines contables para empresas ha ido disminuyendo desde 2017. Los expertos sugieren que una razón potencial es la fuerte disminución del costo de usar herramientas SaaS basadas en la nube para la contabilidad.

Disminución del uso de Excel para la contabilidad

Marketing

Los equipos de marketing utilizan Excel para el análisis de la competencia, la planificación presupuestaria, el seguimiento de patrocinios, etc. Si bien los grandes equipos de marketing de las grandes empresas tienen acceso a software especializado para gestionar sus procesos, varios departamentos de marketing de las pequeñas empresas confían en las tablas dinámicas y los gráficos para lo mismo. Las tablas dinámicas les permiten resumir las cifras de ventas, lo que fortalece los esfuerzos de toma de decisiones.

Programación

Excel es la herramienta preferida para casos de uso de programación sencillos. Por ejemplo, se pueden crear hojas de cálculo semanales para la disponibilidad de las salas de conferencias, para que los empleados las reserven y las utilicen para reuniones, de modo que todos estén al tanto de cuándo está disponible la sala y puedan reservarla para reuniones que no se superpongan.

Seguimiento de inventario

Las hojas de cálculo de Excel tienen funciones integradas para agilizar los sistemas de inventario. Con plantillas listas para usar para la gestión de inventario, es fácil comenzar: hacer cálculos complejos, agrupar hojas, filtrar resultados y configurar alertas. Para las empresas con muchas operaciones, la gestión de inventario es la columna vertebral y Excel es una solución de bajo costo y fácil de usar.

Planificación de recursos humanos

La planificación de la fuerza laboral está extremadamente centrada en los datos, y las plantillas de Excel pueden ayudar a pensar estratégicamente. Excel puede ayudar a visualizar su fuerza laboral y usar los datos para comprender qué cambios deben realizarse a largo y corto plazo. Los informes personalizados permiten a RR. HH. estar al tanto del pulso de la organización y realizar un seguimiento de las métricas clave.

Inconvenientes de Excel:

No puede manejar grandes volúmenes de datos: El punto en el que usar Excel se convierte en una experiencia desagradable es probablemente alrededor de 10k registros, que es cuando comienza a ser lento.
La flexibilidad y la colaboración tienen sus desventajas: Si bien la flexibilidad es una de las principales razones por las que Excel se ha vuelto tan popular, también tiene un precio. Editar datos, cambiar fórmulas y borrar datos es simple, lo que dificulta el seguimiento y los errores se vuelven más difíciles de detectar. Al usar Excel para aplicaciones críticas para el negocio, como finanzas y contabilidad, uno debe tener mucho cuidado. Es posible que haya oído hablar del error de hoja de cálculo de $2 mil millones de J. P. Morgan Chase que se agravó porque un cálculo erróneo se introdujo en una cadena de cálculos.
Las opciones de búsqueda y filtrado son limitadas: Si bien Excel es una herramienta poderosa para buscar y filtrar datos, tiene algunas limitaciones y no es tan avanzado como SQL. Dicho esto, los filtros de Excel son lo suficientemente buenos para la mayoría de los casos de uso.
VBA no es escalable: La implementación de un lenguaje de programación de Excel facilita la implementación de la automatización y la evitación de tareas repetitivas, los casos de uso comerciales complejos requieren un lenguaje de programación moderno para la escalabilidad.

Excel está aquí para quedarse

Con casi 1B de usuarios a nivel mundial, Excel es la plataforma número 1 para analizar datos, encontrar información, crear gráficos y presentar informes. La sencilla interfaz de usuario, el flujo de trabajo intuitivo y la falta de necesidad de conocimientos técnicos es lo que evita que los intentos interminables de otras herramientas para reemplazar a Excel sean inútiles. Microsoft ha invertido mucho para mantener a Excel como el rey de la BI, asegurándose de que sea rico en funciones y, al mismo tiempo, fácil de usar.

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