Contratación de un experto en Excel con habilidades avanzadas en Excel

Muchas veces, RR. HH. sabe que necesita contratar a alguien con “habilidades de Excel” y también puede agregarlo a la descripción del puesto y promoverlo activamente. Pero de lo que no se dan cuenta es que las habilidades de Excel varían en complejidad. Lo que puede parecer habilidades básicas para algunos, es avanzado para otros.

Y los reclutadores que no poseen conocimientos técnicos de Excel pueden tener dificultades para discernir qué candidatos son verdaderos expertos en Excel. No es justo confiar solo en las credenciales de Excel del solicitante en el currículum durante el proceso de selección.

Contratar a un experto requiere un enfoque basado en habilidades, que comienza con una comprensión más profunda de las habilidades avanzadas de Excel. La buena noticia es que existen formas de verificar la experiencia de los candidatos en el espacio de la hoja de cálculo.

En este artículo, discutiremos los trabajos que requieren conocimientos de Excel, las principales habilidades avanzadas de Excel y cómo evaluar mejor si un candidato tiene experiencia práctica con Excel. Vamos:

¿Cuáles son las habilidades avanzadas de Excel?

Las habilidades avanzadas de Excel incluyen el procesamiento de datos de hojas de cálculo con tablas dinámicas, gráficos y automatización. El usuario puede diseñar modelos de hojas de cálculo, paneles y plantillas para otros usuarios en la empresa que trabajan con conocimientos limitados.

Alguien con habilidades básicas de Excel puede utilizar las herramientas en las pestañas Inicio, Diseño de página y Vista. Pueden realizar un formato elemental de hojas de cálculo y saber cómo usar funciones como SUMA, PROMEDIO y CONTAR.

Por otro lado, los usuarios con habilidades intermedias de Excel entienden cómo se pueden usar las funciones de Excel en varias hojas y copiarse, pegarse o arrastrarse entre celdas. Pueden manipular fórmulas en hojas de cálculo de Excel para realizar análisis de datos básicos.

¿Qué trabajos requieren el uso de habilidades avanzadas de Excel?

Excel se utiliza en muchas industrias, siendo los servicios financieros los que más dependen de él. La herramienta también se utiliza para la administración de oficinas, la gestión de proyectos y la contabilidad. Aquí hay cinco roles laborales donde es necesario saber cómo usar Excel:

• Un analista de datos examina y presenta datos como información útil, lo que ayuda a las empresas a tomar decisiones mejor informadas. También identifican tendencias de datos y hacen pronósticos. Un analista de datos utiliza funciones avanzadas de Excel como Tablas dinámicas, INDICE y COINCIDIR.
• Un contador utiliza Excel para crear estados financieros, realizar cálculos de declaraciones de impuestos y cerrar libros de cuentas. Saber funciones y fórmulas de auditoría y formato es imprescindible para ellos.
• Un analista financiero realiza un seguimiento del desempeño financiero de una empresa frente a las condiciones del mercado, ejecuta análisis de presupuestos y administra el flujo de caja. Utilizan funciones de Excel como manipulación de datos, Tablas dinámicas, formato y BUSCARV para crear informes de pronóstico.
• Los asistentes administrativos brindan apoyo para mantener las operaciones funcionando sin problemas. Programan reuniones, hacen contabilidad, organizan sistemas de documentos y más, todo lo cual requiere habilidades intermedias (si no avanzadas) de Excel.

Contratación de un experto en Excel: 12 habilidades avanzadas de Excel que debes buscar

Si has leído hasta aquí, estarás de acuerdo en que hay muchas cosas que se pueden hacer con Excel. Pero conocer las habilidades esenciales de Excel te dará una ventaja cuando realmente te pongas a determinar a tus candidatos ideales. Aquí están las 12 habilidades avanzadas de Excel que debes conocer:

1. DESPLAZAMIENTO (OFFSET)

DESPLAZAMIENTO es una función incorporada que permite a los usuarios aislar una sola celda o un rango de celdas consecutivas. Es útil en fórmulas que requieren un rango dinámico y es una de las funciones avanzadas que ayuda a mejorar el análisis de datos. Aquí está la sintaxis: DESPLAZAMIENTO( referencia, filas, cols, [altura], [ancho]).

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2. INDIRECTO (INDIRECT)

La función INDIRECTO convierte una cadena de texto en una referencia válida. Bloquea la celda especificada en una fórmula. Eso significa que los usuarios pueden cambiar una referencia de celda dentro de una fórmula sin cambiar la fórmula.

Por ejemplo, si tiene el número 3 en la celda A1 y el texto A1 en la celda C1, ponga la fórmula “=INDIRECT (C1)”. La función INDIRECT se refiere al valor en la celda C1, que es A1. La función se enruta a la celda A1 donde recoge el valor para devolver, que es el número 3.

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3. BUSCARV

BUSCARV o búsqueda vertical es una función para “buscar” un valor en una tabla y obtener datos de una columna en particular. Saber esto es valioso porque BUSCARV ayuda a fusionar múltiples conjuntos de datos en uno, similar a una herramienta de fusión. En la práctica, con BUSCARV, puede buscar la cantidad vendida de un artículo específico o calcular bonificaciones de ventas.

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4. Ordenar y Filtrar

Como su nombre indica, los filtros pueden ocultar temporalmente algunos de los datos de una tabla, de modo que el usuario vea los datos que desea ver. La opción “Ordenar y filtrar” se encuentra en la pestaña Datos. También puede utilizar operadores de comparación integrados como “los 10 primeros”, “mayor que” o “AutoFiltro” para filtrar por valores numéricos y color de celda y ocultar todo lo demás.

5. COINCIDIR ÍNDICE

Esta es una combinación de dos funciones de Excel: ÍNDICE y COINCIDIR. Mientras que ÍNDICE devuelve el valor de una celda en una ubicación determinada de una tabla o lista, COINCIDIR devuelve la posición de la celda en una columna o fila. Cuando se combinan, la fórmula se vuelve dinámica.

Por ejemplo, la función COINCIDIR busca el valor de 53, en la posición 5, en el rango B3:B9. Por otro lado, la función ÍNDICE devuelve un valor específico en un rango unidimensional. En este caso, devuelve el quinto valor del rango E3:E9.

El siguiente paso implica reemplazar el valor 5 en la función INDICE con la función COINCIDIR para buscar el salario del ID 53, que es $58,339.

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6. Power Query

Power Query ofrece una forma efectiva de limpiar su conjunto de datos. Extrae información de diferentes fuentes, transforma los conjuntos de datos y los vuelve a cargar en la hoja de cálculo. Esta herramienta avanzada de Excel mejora la higiene de los datos con unos pocos clics.

7. Validación de datos

La validación de datos en Excel es una herramienta que restringe lo que un usuario puede agregar a la hoja de cálculo. Esto es útil cuando varias personas usan la hoja de cálculo. Si un usuario intenta ingresar datos no válidos (por ejemplo, números en una celda restringida a letras), la validación de datos muestra una alerta personalizada que destaca el problema. Comprender qué validación usar y cómo configurarla correctamente a menudo se considera una habilidad avanzada.

8. Macros y VBA

Una macro es un pequeño programa de computadora que realiza una acción o un conjunto de acciones una vez activado. Se escribe utilizando el lenguaje Visual Basic for Applications (VBA) almacenado en módulos. Las macros VBA automatizan tareas, limpian y dan formato a los datos rápidamente, crean y modifican formularios de usuario, y más. Debido a su complejidad, no todos los usuarios de Excel pueden tener esta habilidad.

9. Simulaciones de datos

Una simulación típicamente implica la creación de un modelo matemático que representa las características de un sistema. Un ejemplo de simulación de datos implica proyectar ganancias futuras basadas en datos pasados. Para hacer una simulación en Excel, el usuario debe saber cómo usar funciones estadísticas y herramientas de análisis hipotético y crear tablas de datos. Es una habilidad muy avanzada que los científicos de datos suelen poseer.

10. Obtener datos externos

Los usuarios pueden querer incorporar puntos de datos de otros archivos de Excel y fuentes externas para el análisis de datos. Luego pueden usar la funcionalidad "Obtener datos externos" para conectar datos externos a un libro sin copiar y pegar, lo que de otro modo puede perder tiempo y causar errores.

11. Tablas dinámicas e informes

Una tabla dinámica se utiliza para crear informes de grandes conjuntos de datos. En un sentido general, se parece a una tabla de informes ordinaria. La única diferencia es que puede ver los mismos datos desde diferentes perspectivas. Una tabla dinámica es bidimensional, donde puede profundizar en filas o columnas específicas.

Puede agrupar los datos en categorías, crear gráficos con tablas dinámicas y filtrar datos para incluir o excluir categorías. Las tablas dinámicas son útiles para crear bases de datos de productos, registros de ventas de proyectos y bases de datos de empleados.

12. Formato condicional avanzado

El formato condicional permite al usuario agregar una capa de análisis visual sobre un conjunto de datos. También se puede utilizar para crear herramientas avanzadas como los Harvey balls y los mapas de calor.

Los Harvey balls son representaciones gráficas de información cualitativa para indicar el grado en que un elemento cumple con un criterio específico. Por otro lado, un mapa de calor representa los datos con valores representados como colores, generalmente un espectro de colores cálidos a fríos, para indicar qué valores son más pequeños o más grandes que otros.

El formato condicional avanzado ayuda a mostrar duplicados, señalar problemas de entrada de datos y resaltar filas con la mayor cantidad de ventas (como ejemplo).

Entonces, ¿cuál es la mejor manera de evaluar las habilidades de Excel en los posibles empleados?

Ahora que tienes una idea bastante clara de qué es Excel y sus funcionalidades, evaluar los currículums de los candidatos ya no será tan desafiante. Además, el examen de Excel utiliza preguntas de opción múltiple basadas en escenarios para evaluar la capacidad de un candidato para trabajar con grandes conjuntos de datos en Excel, utilizar fórmulas avanzadas, navegar por múltiples hojas de cálculo y crear informes.

El examen evalúa la capacidad de ordenar/filtrar datos, crear paneles de control utilizando gráficos, analizar datos utilizando Tablas Dinámicas, grabar, modificar o escribir macros, utilizar herramientas de datos como ordenar, subtotales y filtrar, tratar errores y proporcionar formularios para las entradas de los usuarios.

El Examen de Excel Adaface es la forma más precisa de preseleccionar analistas de datos. Las preguntas reales del examen de Excel no se pueden encontrar en Google. Para obtener más información sobre lo que hacemos, consulta Adaface.