Contratación Masiva: Desafíos y Estrategias para Atraer al Mejor Talento

Imagina un escenario optimista: tu empresa está creciendo a un ritmo rápido. Estás incorporando nuevos clientes y trabajando en nuevos proyectos, y los planes de contratación masiva están sobre la mesa. Tu equipo de RRHH ya está dedicando horas a analizar los requisitos de la plantilla.

Quieres talentos diversos para cumplir tus objetivos, y pronto. Tus reclutadores tienen poco tiempo para contratar gente a gran escala, por lo que la única opción que les queda es la contratación masiva.

¿Qué es la contratación masiva?

La contratación masiva se refiere a la selección, preselección y reclutamiento de candidatos a gran escala en un corto período de tiempo en función de las necesidades de la empresa. La contratación en masa implica una planificación meticulosa, niveles extremos de paciencia y una ejecución sistemática para lograr el resultado deseado.

Ventajas de la contratación masiva

Si estás seguro de que reclutar talento en grandes cantidades es la necesidad del momento, no te arrepentirás. Aquí están las principales ventajas:

• La contratación masiva puede ahorrarle mucho tiempo y dinero tradicionalmente invertidos en anunciar vacantes individuales cada vez que surgen y en tareas administrativas relacionadas.

• Tiene acceso a un gran grupo de talentos del cual puede seleccionar a los solicitantes más adecuados que tengan el entusiasmo de ser parte de su sistema.

• Le permite aprovechar la tecnología del mercado que ayuda a automatizar la preselección, la realización de pruebas previas al empleo de los solicitantes y la programación de entrevistas a escala.

• La contratación masiva promociona su negocio de manera positiva. Muestra que está prosperando y que hay muchas oportunidades nuevas de aprendizaje para los nuevos empleados.

Desafíos de la contratación masiva

El hecho de que esté reclutando en grandes cantidades no significa que vaya a sacrificar la calidad. Pero eso es precisamente lo que podría suceder. A continuación, se mencionan tres errores que podría cometer:

• En la contratación masiva, tareas como la publicación de ofertas de empleo, la selección de solicitudes y la coordinación de entrevistas pueden sobrecargar significativamente los recursos.

• Las descripciones de trabajo ambiguas y la sobrepromoción de las vacantes pueden atraer a los candidatos equivocados y, por lo tanto, hacerle perder el tiempo.

• El seguimiento manual de los solicitantes y los procesos de selección solo lo ralentizarán. Debe tener el presupuesto y la experiencia para utilizar el conjunto de tecnologías adecuado.

Estrategias principales de contratación masiva a seguir

En general, todas las empresas deben conocer la clave para aumentar su fuerza laboral. Aunque es un trabajo difícil de coordinar, la contratación masiva es el resultado de una empresa que crece rápidamente. ¿Y quién no quiere prepararse para contratar a una gran cantidad de personal adicional a lo largo de los años? Aquí están los ocho pasos a seguir:

1. Redacte un plan para antes, durante y después de la contratación masiva

Contratar a decenas (o incluso cientos) de profesionales a la vez requiere un sólido plan de contratación. Le ahorrará mucho tiempo y evitará que se salte los pasos necesarios. Así es como puede hacerlo:

Antes

• Identifique el mejor momento y los canales para comenzar a comercializar las vacantes.
• ¿Planea realizar entrevistas virtuales y presenciales? Si es así, asigne la responsabilidad de coordinar la logística.
• ¿Hay otras empresas locales que puedan ayudar a correr la voz? Hable con la alta gerencia para saber si puede asociarse con alguien.
• Cree un programa de referidos para incluir a los empleados actuales en los esfuerzos de contratación.
• Haga una lista de las personas que participarán en el proceso de selección y entrevista.
• ¿Cómo planea tomar la decisión final? Esto es fundamental para reducir su tiempo de contratación.

Durante

• Identifique cómo planea comunicarse con los candidatos durante el proceso de contratación. ¿Qué plataformas prefiere?
• Autorice a los miembros del equipo a trasladar a los solicitantes a la siguiente fase del proceso.
• Tome nota de la información sobre la compensación y los requisitos del trabajo que planea compartir con los solicitantes.
• ¿Cuántas entrevistas puede realizar cada día? Asigne tiempo en consecuencia.
• ¿Quién se encargará de las verificaciones de antecedentes y referencias?
• Seleccione la herramienta de evaluación previa al empleo más adecuada para los candidatos.

Después

• Identifique los recursos de TI adicionales que necesita para la afluencia de nuevos empleados.
• Configure un proceso de incorporación y capacitación para empleados. Asigne responsabilidades a los miembros de su equipo para que se encarguen de ello.

2. Formar un equipo

Ahora que está bien enterado de todo lo que implicará el proceso de contratación masiva, es hora de formar un gran equipo para ayudarlo a lograr sus objetivos. Identifique a los miembros adecuados del equipo basándose en el plan redactado en el paso anterior.

Si no tiene un gran equipo de contratación, obtenga ayuda de las agencias de contratación para la búsqueda y selección de candidatos. Además, hable con los gerentes de contratación y sus equipos para ayudar a definir las habilidades clave necesarias para el trabajo y cómo realizar entrevistas preliminares con los solicitantes.

Prepare una descripción detallada de los roles y responsabilidades que exige cada vacante. Las perspectivas le ayudarán a encontrar a los candidatos adecuados.

3. Ampliar sus canales de búsqueda

La búsqueda se refiere al proceso de buscar activamente candidatos calificados. Cree una lista de múltiples canales en los que pueda atraer e involucrar a un número ideal de candidatos que estén realmente interesados en las vacantes de empleo. Aquí hay algunos de ellos:

• Promocione ampliamente las vacantes de empleo en plataformas de redes sociales, como LinkedIn, Facebook y Twitter. Puede optar por trucos tanto orgánicos como de pago.

• Asista a ferias de contratación o reuniones de la industria y esté atento a las personas con talento que buscan un cambio de carrera.

• Obtenga ayuda de los empleados actuales con un atractivo programa de referencias de empleados.

• Publique sus vacantes de empleo en bolsas de trabajo genéricas como Monster, Indeed y Glassdoor. Además, utilice los paneles de nicho. Por ejemplo, opte por Dice si trabaja en la industria tecnológica. Si trabaja en TI, GitHub es perfecto.

• Crea una página de carreras separada para promocionar las vacantes. Incluso puedes ejecutar Google Ads en la página y atraer a aquellos que buscan activamente cambiar de empleo.

• Considera asociarte con organizaciones sin fines de lucro locales, programas de capacitación laboral, entidades gubernamentales y otras agencias locales para acceder a una gran cantidad de talento potencial.

• Acepta solicitudes presenciales. Por favor, no permitas que ningún solicitante salga de la oficina sin charlar con ellos y anotar sus datos.

4. Busca referencias de tus empleados

Un programa de referencia de empleados es una forma popular de obtener y contratar candidatos de las redes de los empleados existentes de manera rentable y en un período de tiempo más corto. Las investigaciones muestran que el 74% de los empleadores utilizan referencias de empleados para inyectar sangre nueva en la empresa.

Tus empleados actuales tienen las habilidades y calificaciones para cumplir con los requisitos de sus trabajos. También están familiarizados con el entorno, la misión y la visión de tu empresa. Es más probable que refieran a aquellos que serían una buena opción para tu negocio.

Los nuevos empleados referidos por tus empleados se adaptarán rápidamente y te ayudarán a lograr lo mejor posible. Además, la calidad del talento que contratas mejora a través de este programa. Así que, incluso si estás contratando a gran escala, tienes el apoyo de tus empleados para cubrir las vacantes.

5. Aprovecha la tecnología para reunir a tus candidatos

Al contratar a gran escala, debes automatizar algunas partes del proceso para enfocarte solo en los mejores candidatos, asegurando que nadie se quede atrás. Contar con un Sistema de Seguimiento de Candidatos o ATS consolidará a tus solicitantes en un solo lugar.

Puedes obtener datos y generar informes rápidamente sobre los parámetros de reclutamiento principales, como las habilidades, la experiencia, la disponibilidad y la ubicación de los solicitantes, entre otros.

Evita la duplicación de esfuerzos de contratación entre los miembros de tu equipo y elimina a los candidatos no aptos desde el principio. La tecnología aumentará la eficiencia y la velocidad de tu proceso de selección de currículums.

Una vez que hayas seleccionado a los solicitantes adecuados, filtralos aún más a través de evaluaciones de habilidades automatizadas. Son indicadores confiables del rendimiento futuro porque te permiten ver cómo se desempeñan los candidatos antes de obtener el trabajo.

Adaface, por ejemplo, es una excelente herramienta de evaluación previa al empleo que te ayuda a clasificar a los candidatos según su desempeño en tareas específicas, lo que te permite identificar a aquellos que son aptos para pasar a la fase de entrevista.

6. Estructura tu proceso de entrevistas

Los mejores candidatos identificados después de la selección de currículums y las evaluaciones avanzarán para las entrevistas en el embudo de contratación. Convencionalmente, este paso incluye entrevistas en persona o virtuales con el equipo de RR. HH. y el gerente de contratación.

En la contratación masiva, el número de solicitantes que llegarán hasta aquí será alto, por lo que debes tener un proceso de entrevista estructurado. Eso reducirá tus posibilidades de contratar a los candidatos equivocados, aportará más objetividad a tu campaña de contratación y ahorrará tiempo y dinero.

Asegúrate de que los miembros de tu equipo cubran las mismas preguntas para que todos los solicitantes sean tratados de manera justa. De esta manera, puedes identificar a aquellos que han dado las mismas o similares respuestas adecuadas y son una buena opción para tu empresa. Aquí hay tres tipos de entrevistas que podrías realizar en un proceso de contratación masiva:

• Entrevistas rápidas: No es necesario que realices entrevistas de una hora para conocer a tu candidato. Identifica algunas buenas preguntas rápidas que puedas hacer para obtener respuestas rápidas de todos los solicitantes. Esta es una opción ideal para entrevistas preliminares.

• Entrevistas grupales: Tener este tipo de entrevistas te permite ver cómo los candidatos se comunican con los demás y quién domina la conversación. Las entrevistas grupales pueden volverse caóticas, así que asegúrate de que todos tengan la oportunidad de hablar.

• Entrevistas virtuales o telefónicas: Dadas las circunstancias actuales, podría no ser posible reunirse con todos los candidatos, especialmente cuando se contrata en grandes cantidades. Organizar una videollamada online o por teléfono puede marcar la diferencia. Asegúrese de grabar todas las entrevistas para calificar las respuestas y filtrar a los candidatos en consecuencia.

7. Comunicarse proactivamente con los candidatos

La comunicación proactiva con los candidatos alivia el estrés del proceso de reclutamiento, mostrando la claridad y apertura de la empresa.

Aunque es difícil dar una actualización a un gran volumen de candidatos que se están seleccionando, evaluando y entrevistando, es esencial informarles cómo van las cosas, cuál será el siguiente paso y cómo pueden prepararse mejor para ello.

No siempre hay que llamarles. Un simple correo electrónico también serviría. Por supuesto, comparta un número de teléfono donde los candidatos puedan llamarle si es necesario.

• Escribe correos electrónicos personalizados, cálidos y directos.
• Sé empático al redactar un correo electrónico de rechazo.
• Informa a los candidatos inmediatamente si hay alguna demora.
• Contáctalos tan pronto como se tome la decisión de contratación.

Cuando evades a los candidatos que rechazaste, les impides volver a postularse a tu empresa. No cortes el puente rompiendo la comunicación. Crea una impresión negativa sobre tu empresa entre los candidatos, lo que puede perjudicar tu proceso de contratación masiva.

8. Poner en marcha planes para la incorporación

Si estás contratando gente a gran escala, es probable que la mayoría de ellos se unan juntos en o alrededor de la misma fecha. Debes asegurarte de que aprendan sobre la empresa, completen el trabajo administrativo necesario e incluso comiencen algunas de sus tareas laborales el primer día.

Simplifica el proceso de incorporación masiva haciendo que diferentes departamentos (como TI, RRHH y finanzas) se coordinen de antemano para eliminar redundancias y optimizar el flujo de pasos para ahorrar tiempo y esfuerzo.

Revisa tu material de incorporación para ver si está actualizado. ¿Aborda las preocupaciones específicas de los roles para los que has contratado? Al final del proceso de incorporación, tus nuevos empleados deben saber qué se espera de ellos y cómo serán evaluados.

Revisa tus procesos de contratación masiva

Independientemente de la cantidad de veces que hayas llevado a cabo estrategias de contratación masiva, habría algo que necesitaría ser arreglado. Es posible que desees reducir el número de rondas de entrevistas o cambiar a una herramienta de evaluación previa al empleo más amigable para el candidato.

Revisar periódicamente el proceso te ayudará a tapar las fugas con prontitud antes de que se salgan completamente de control. La contratación masiva no es fácil, especialmente si nunca lo has hecho antes o no tienes las herramientas y recursos adecuados.

Sigue los pasos anteriores y contrata a escala correctamente. Cubre las vacantes rápidamente sin comprometer la calidad de la contratación.

Preguntas frecuentes

La contratación masiva se refiere a la selección, preselección y contratación de candidatos a gran escala en un corto período de tiempo en función de las necesidades del negocio. La contratación masiva implica una planificación meticulosa, niveles extremos de paciencia y una ejecución sistemática para lograr el resultado deseado.

La contratación masiva suele ser útil cuando la empresa planea abrir una nueva sucursal u oficina, expandirse a un nuevo mercado o incorporar a un cliente enorme que exige un aumento en la plantilla y una experiencia única. La contratación masiva también es preferida para acomodar los picos de ventas estacionales.

Los reclutadores primero establecen un plan de contratación masiva y expanden sus canales para la búsqueda de candidatos. Utilizan tecnología para evaluar, seleccionar y preseleccionar candidatos. Se comunican estrechamente con los gerentes de contratación y hacen un seguimiento proactivo o actualizan a los candidatos. Los reclutadores también se toman la formación y la incorporación excepcionalmente en serio. En la contratación masiva, tareas como la publicación de ofertas de trabajo, la selección de solicitudes y la coordinación de entrevistas pueden ejercer una tensión significativa sobre los recursos. Las descripciones de trabajo ambiguas y la promoción de vacantes en canales irrelevantes pueden atraer a los candidatos equivocados y, por lo tanto, hacerle perder el tiempo. El seguimiento y la selección manuales de los solicitantes también lo ralentizan.