¿Qué es el tiempo de contratación y cómo optimizarlo para contratar rápidamente?

El tiempo para cubrir un puesto se refiere a la cantidad de tiempo necesaria para cubrir una vacante. Es una métrica de contratación que permite a las empresas planificar mejor sus procesos de contratación, ofreciendo información sobre las estrategias de búsqueda y los métodos de reclutamiento que les ayudarían a atraer, involucrar y contratar candidatos de forma rápida y a largo plazo.

Para mantenerse al día con las demandas del mercado laboral, los equipos de RRHH a menudo se ven presionados por el tiempo para contratar rápidamente. Claro, es emocionante alcanzar nuevas cotas de crecimiento. Sin embargo, es de suma importancia ampliar la fuerza laboral sin comprometer la calidad del talento.

No es un acto de equilibrio fácil, y RRHH debe asegurarse de hacerlo bien. Traer a las personas equivocadas puede llevar al negocio en auge a dar un paseo (no le gustaría). Por lo tanto, debe seguir un proceso de contratación bien diseñado para mantenerse enfocado en sus objetivos finales.

En esta publicación de blog, estudiaremos todo lo que hay que saber sobre el tiempo para cubrir un puesto, incluido cómo calcularlo y qué hacer para lograr una tasa óptima. Pero primero, discutamos otra métrica de contratación con la que comúnmente se confunde, es decir, el tiempo de contratación.

Tiempo para cubrir un puesto vs. tiempo de contratación: ¿Cuál es la diferencia?

Las dos métricas de contratación tienen mucha importancia en un proceso de contratación típico y, a menudo, se utilizan indistintamente. Sin embargo, no son lo mismo. Creamos una tabla para demostrarle las principales diferencias entre el tiempo para cubrir un puesto y el tiempo de contratación:

|
|

Tiempo para cubrir un puesto

|

Tiempo de contratación

| | --- | --- | --- | |

Definición

|

Comienza desde que se aprueba una solicitud de requisición de trabajo hasta que el candidato acepta la oferta de trabajo.

Desde que un candidato se postula para un trabajo hasta el momento en que acepta la oferta de la empresa. Propósito La métrica pone de manifiesto la velocidad y la calidad del proceso de contratación y la experiencia del candidato. Esta métrica centrada en el candidato muestra la prontitud con la que atraviesan el proceso de contratación. Tiempo necesario Más largo Más corto Factores como el puesto de trabajo y la industria vertical influyen en ambas métricas. Por ejemplo, las vacantes de puestos de alta dirección pueden ser más difíciles de cubrir en comparación con otros puestos. Del mismo modo, la hostelería y la construcción son dos sectores en los que es más difícil reclutar.

¿Cómo calcular el tiempo de contratación?

El cálculo es sencillo. El tiempo de contratación representa el número total de días naturales que tarda su empresa en cubrir un puesto, desde que el responsable de contratación publica una solicitud de empleo hasta que un candidato acepta la oferta de trabajo.

¿Cómo calcular el tiempo medio de contratación?

Calcule el promedio de su empresa sumando todas las mediciones de tiempo para cubrir cada puesto de trabajo cubierto dentro de un período de tiempo definido y dividiendo ese número por la cantidad de roles. Por ejemplo, si es contratado para cuatro roles, dentro de 20, 30, 25 y 45 días respectivamente, entonces su tiempo promedio para cubrir un puesto será: (20 + 30 + 25 + 45)/4 = 120/4 = 30 días.

Si tiene puestos que siempre están abiertos, por ejemplo, para contratar representantes de ventas junior, entonces no los incluya en su fórmula de tiempo de contratación, ya que inflarán su tiempo promedio de contratación con el tiempo, sin influir positivamente en su proceso de contratación.

¿Cuál es un buen punto de referencia para el tiempo de contratación?

Según SHRM, el tiempo promedio de contratación es de 42 días. Tenga en cuenta que no todas las empresas calculan la métrica de contratación de la misma manera. Además, tener un tiempo de contratación más alto que otras empresas no significa necesariamente que su proceso de contratación sea más eficaz que el suyo.

Como se mencionó, debe considerar el puesto de trabajo que está tratando de cubrir y la industria en la que opera al calcular su tiempo de contratación. Además, la mejor práctica es realizar un seguimiento de la métrica internamente y compararla durante un período de tiempo.

¿Cuáles son los beneficios de medir el tiempo de contratación?

Los datos solo son útiles si se aplican para el bien común. De manera similar, calcular el tiempo de contratación solo tiene sentido si lo usas para mejorar tu proceso de selección y optimizar tus planes de negocio. Los tres beneficios principales de medir el tiempo de contratación son los siguientes:

1. Ayuda a resolver ineficiencias en tu contratación.

El tiempo de contratación, cuando se rastrea durante un período, te ayuda a identificar áreas de ineficiencia en tu proceso de contratación y optimizarlo para mejor. Comenzarás a comprender qué roles laborales o departamentos tardan más en cubrirse y por qué.

Con la información, también puedes destacar las estrategias de búsqueda de talento que son más efectivas y por qué. Por ejemplo, la contratación de profesionales de la salud ocurre más rápido si se subcontrata a agencias de subcontratación de terceros.

Por otro lado, las vacantes de trabajo de marketing se cubren mejor a través de anuncios de empleo de LinkedIn. Medir el tiempo de contratación te ayuda a ser más innovador al contratar.

2. Te permite planificar mejor tus esfuerzos de contratación.

Al medir el tiempo de contratación, comprendes cuánto tiempo tarda, en promedio, en reemplazar a un empleado con una experiencia similar.

Por ejemplo, si hay planes para reemplazar a un analista senior y el tiempo promedio para cubrir ese puesto de trabajo es de 50 días, comenzarás tus esfuerzos de contratación antes que tarde.

Esto también te permite hacer planes de contingencia para el puesto vacante y ejecutar los procedimientos de incorporación y traspaso de manera más efectiva.

Si te toma más tiempo cubrir puestos de trabajo vacantes, es mejor revisar y optimizar cada etapa del plan de contratación - una a la vez - en lugar de planificar una revisión completa del proceso de contratación, lo que puede abrumar a tu equipo de RR.HH.

3. Reduce el costo de los puestos de trabajo vacantes.

Medir el tiempo de contratación te ayuda a ahorrar dinero. Puedes gastar una fortuna en publicidad de ofertas de trabajo. Sin embargo, cuanto menos tiempo se anuncia un puesto, mayores serán tus ahorros.

Además, si tu equipo de RR. HH. dedica más tiempo a cubrir vacantes específicas durante períodos más largos, eso aumentará invariablemente tus costos generales.

Además, cuanto más tiempo tardes en contratar a alguien, es probable que la satisfacción de tus clientes sea menor, lo que impacta el rendimiento general y los resultados de tu empresa.

¿Cuáles son las formas de reducir el tiempo de contratación?

Es valioso asegurar que tu tiempo de contratación no se desvíe mucho del promedio de tu industria. Para que tu proceso de contratación sea lo más eficiente y efectivo posible, esto es lo que puedes hacer:

1. Construye y aprovecha las bases de datos de talento

No es necesario buscar candidatos desde cero cada vez que surge una vacante. Revisa tu Sistema de Seguimiento de Candidatos (ATS) o cualquier otro software de reclutamiento para identificar a los candidatos que has preseleccionado y/o con los que has interactuado previamente antes de cubrir el puesto de trabajo con otra persona.

Ponte en contacto con ellos y pregunta si estarían interesados en la nueva oportunidad laboral. Incluso si no tienes una necesidad inmediata, establece las bases para una relación sólida para que puedas contactarlos en el futuro y aumentar tus posibilidades de reducir tu tiempo de contratación.

2. Crea un programa de referidos eficaz

Ofrezca incentivos a su fuerza laboral actual para referir a un miembro de su familia, un amigo o alguien de su red profesional que puede o no estar buscando un nuevo trabajo, pero que sea adecuado para el puesto vacante en su empresa.

Cree un formulario en línea que sea fácil de completar. Podría optar por Google Forms si no está utilizando ninguna herramienta de referencia sofisticada. Redacte una plantilla de correo electrónico que sus empleados existentes puedan utilizar para referir a candidatos adecuados y cualificados para las vacantes.

Comparta detalles específicos sobre los puestos vacantes, como la descripción del puesto y una descripción general del proceso de referencia de empleados, para facilitar que sus empleados hablen con aquellos que desean referir. Las referencias reducen el tiempo dedicado a la publicidad de empleos y a la selección de currículums.

3. Critica tu proceso de contratación

Contratar más rápido o más lento que el promedio tiene sus inconvenientes. Si su proceso de contratación es demasiado corto, es posible que no evalúe a suficientes candidatos a fondo y corra el riesgo de contratar mal. Por lo tanto, compare sus tendencias de calidad de contratación con su tiempo de contratación.

Verifique cualquier correlación entre contratar más rápido y contratar mejores candidatos. Si un tiempo de contratación más corto afecta negativamente su calidad de contratación, agregue más etapas de selección, como evaluaciones de habilidades previas al empleo para filtrar a los candidatos a nivel masivo.

A veces, los procesos de contratación más largos podrían afectar la experiencia de tus candidatos. Nadie quiere pasar meses haciendo pruebas y entrevistas con una sola empresa. Los candidatos que buscan activamente cambiar de trabajo elegirán la primera empresa que les ofrezca un empleo.

Por lo tanto, procura acelerar tu embudo de contratación. Realiza entrevistas estructuradas y agiliza la comunicación con los candidatos mediante correos electrónicos y llamadas. Haz saber a los candidatos si todo el proceso de contratación durará de 4 a 6 semanas.

4. Digitaliza las tareas administrativas

El equipo de RR. HH. y el gerente de contratación deben comunicarse constantemente entre sí de manera proactiva y clara. Si no están en la misma sintonía, no hay forma de que el candidato pueda ser debidamente actualizado sobre el estado de su solicitud.

Por lo tanto, asegúrate de tener objetivos claros y reuniones internas periódicas, y de que los entregables sean muy claros. Un ATS en este asunto facilita la comunicación entre candidatos, reclutadores y equipos de contratación.

Utiliza plantillas integradas de correo electrónico y mensajería, y opciones de programación de calendario para reducir el tiempo dedicado a las tareas administrativas. Asegúrate de que tu ATS vincule automáticamente tus ofertas de empleo con los sitios de empleo y canales de redes sociales seleccionados.

Además, envía correos electrónicos automatizados con una cita para la entrevista que se sincronice automáticamente con los calendarios de trabajo. Ahorra tiempo yendo y viniendo para acordar una cita adecuada para tus candidatos.

Te toca a ti

Al final del día, debes contratar de la manera que mejor se adapte a tu empresa. El tiempo para cubrir métricas de contratación te ayuda a mantener el rumbo y a reclutar profesionales cualificados rápidamente, sin comprometer la calidad de la plantilla. Para obtener resultados óptimos, mídelo junto con otras métricas relevantes y toma medidas rápidas cuando identifiques deficiencias. ¡Buena suerte!