Cómo evaluar un sistema de seguimiento de candidatos

La evaluación del sistema de seguimiento de candidatos es similar a la evaluación de candidatos. Debes entrar en el proceso sabiendo exactamente lo que buscas para que cada sistema de seguimiento de candidatos pueda ser juzgado con el mismo conjunto de criterios. Tu sistema de seguimiento de candidatos debe complementar y mejorar el proceso de reclutamiento, que varía de una empresa a otra.

Durante el proceso de revisión del sistema de seguimiento de candidatos, encontrarás áreas cruciales para estudiar, preguntas para hacer y respuestas para analizar. Estos datos ayudarán a tu empresa en su búsqueda del mejor sistema de seguimiento de candidatos para tus necesidades.

Identificar a los responsables de la toma de decisiones en el sistema de seguimiento de candidatos

Antes de evaluar las herramientas de seguimiento de candidatos, una corporación debe organizarse internamente. Al prepararse para revisar un sistema de seguimiento de solicitudes, es fundamental reunir a un grupo de partes interesadas y darles tiempo suficiente para tomar una decisión informada. Tu comité de selección debe estar preparado para evaluar los puntos fuertes y débiles de cada proveedor de sistemas de seguimiento de candidatos. Estas personas deben estar en el comité de selección.

Ejecutivo de Selección: Un ejecutivo de selección suele ser un Vicepresidente Senior (SVP) o Vicepresidente (VP) de Recursos Humanos que puede proporcionar un comando y una visión claros a los demás miembros del comité. El trabajador también debe ser capaz de justificar la decisión del proveedor a sus colegas en términos de Retorno de la Inversión (ROI).
Gerente de Selección: Para diseñar técnicas de búsqueda y selección adecuadas, esta persona debe tener un conocimiento exhaustivo del proceso de contratación, así como de los problemas de la empresa.
Miembro del Comité: Para garantizar que se escuche la voz de los usuarios y que la solución elegida se adopte con éxito.
Colaboradores del Comité: Son personas de varios departamentos que contribuyen a la selección del sistema de seguimiento de candidatos. Aquellos con experiencia financiera pueden comentar sobre la solidez financiera de los proveedores o comparar el costo total de cada sistema de seguimiento de candidatos con el presupuesto del proyecto. Los colaboradores de TI pueden informar a los miembros del comité sobre las capacidades técnicas de los sistemas de seguimiento de candidatos de los proveedores y ayudar en la comparación de cada solución con su sistema actual.

Los miembros del comité deben ser personas que entiendan la importancia de las herramientas tecnológicas, la optimización de procesos y el servicio al cliente en relación con la estrategia de gestión del talento de su empresa.

Documente su metodología de contratación actual

Su primera tarea después de formar su comité de selección del sistema de seguimiento de candidatos es producir un documento que detalle el proceso de solicitud de personal, su procedimiento de contratación y los roles del gerente de contratación, el reclutador y el candidato en el proceso de reclutamiento. Luego, su comité debe hablar sobre por qué cada paso es importante y qué sucedería si se omitiera.

Simplifique su proceso de contratación asegurándose de que cada fase agregue valor y lo ayude a realizar contrataciones de calidad. Su comité podrá comparar los requisitos de su proceso de contratación con las capacidades de cada sistema de seguimiento de candidatos. Esta evaluación es una excelente manera de aprender sobre las mejores prácticas de contratación, así como de examinar y mejorar su proceso de contratación actual.

Determine los requisitos de su sistema de seguimiento de candidatos

Su comité ahora está completamente equipado para identificar los criterios de su empresa para un sistema de seguimiento de candidatos, ahora que ha identificado claramente el proceso de reclutamiento de su empresa. Tenga en cuenta que necesitará una respuesta definitiva a las siguientes preguntas:

¿Por qué está invirtiendo en este software de gestión de candidatos?
¿Está su proceso de contratación actual en línea con los objetivos de su organización?

Considerar estos temas ayudará a su comité a argumentar de manera convincente la compra de un sistema de seguimiento de candidatos. Su comité debe establecer expectativas claras de lo que desea en un sistema de seguimiento de candidatos para que el sistema de seguimiento de candidatos que elija tenga una fuerte relación con el ROI.

Su sistema de seguimiento de candidatos debe aumentar la calidad de las contrataciones al mejorar la relación entre los reclutadores y los gerentes de contratación y agilizar el proceso de creación y aprobación de solicitudes. Su sistema de seguimiento de candidatos debe automatizar los esfuerzos de contratación de los profesionales de recursos humanos, lo que resultará en un proceso de contratación más eficiente y rentable. Esta es una excelente manera de abordar los problemas comunes de recursos humanos, como:

No hay forma práctica de recibir, revisar o gestionar un gran número de currículums.
Un gran número de ofertas de trabajo con una comunicación interna torpe.
Incapacidad para obtener datos rápidamente e informar sobre todos los parámetros de contratación.
Debido al almacenamiento desordenado de currículums, se están perdiendo solicitudes calificadas.
Duplicación de los esfuerzos de contratación entre las sucursales y divisiones locales e internacionales.
Con tecnología casera, hay muchos costos de mantenimiento y soporte de TI.
Los datos sobre el cumplimiento de EEO-OFCCP no se están rastreando de manera efectiva.
Tener problemas para que TI preste atención a las actualizaciones y mejoras tecnológicas.

Aproveche esta oportunidad para pensar en el valor de los nuevos procesos y la tecnología, como:

reducir el uso de muchos módulos
mejorar la comunicación
y abordar los desafíos globales

Para mantener las cosas bajo control, deberá identificar los "imprescindibles" críticos y eliminar a los proveedores no calificados. Por ejemplo, como criterio fundamental, su comité puede decidir evaluar solo a los proveedores que ofrecen una solución basada en la web en lugar de un sistema instalado, porque la solución alojada alivia a su equipo de TI de cualquier deber.

Considere las cualidades de su sistema de seguimiento de solicitudes ideal

En primer lugar, considere qué características le gustaría ver en un sistema de seguimiento de candidatos. ¿Cuáles son sus objetivos? Es posible que desee escalar su proceso de contratación, aumentar la cooperación en la contratación o adoptar un enfoque más basado en datos, por ejemplo. Considere qué características y funcionalidades le gustaría ver para ayudarle a lograr sus objetivos. Utilice estos detalles para crear una imagen clara de lo que su empresa necesita en un sistema de seguimiento de candidatos.

3 factores a considerar al evaluar sistemas de seguimiento de candidatos

Es hora de tomar en serio su evaluación. Aquí tiene algunos consejos que le pueden resultar útiles en este momento:

1. Priorice las características que más le entusiasman: Considere las características y funciones importantes que le ayudarán a lograr sus objetivos. Ahora es el momento de ponerlas en orden. Haga una lista de lo "imprescindible" y asígneles una alta prioridad, tal como lo haría al evaluar a los candidatos. Luego, decida si quiere que sus "deseables" tengan una prioridad alta, media o baja en su lista de prioridades. Lleve esta lista a cada demostración para tomar nota de lo bien que cada sistema de seguimiento de candidatos cumple (o no) con sus expectativas.

Pídale al vendedor que recupere informes específicos que le interesen si quiere basar sus decisiones en datos, y preste atención al nivel de detalle proporcionado por cada informe. Muchas empresas están interesadas en las tasas de conversión de candidatos para ver dónde pueden mejorar sus procedimientos de contratación. Un porcentaje bajo de conversión de entrevista en persona a oferta puede indicar que demasiados candidatos no calificados están avanzando en el proceso, y que se necesitan mejores técnicas de selección al principio del proceso. También podría querer profundizar en sus datos para ver cómo se comparan las tasas de conversión de los candidatos referidos con las de los solicitantes.

Al evaluar los sistemas de seguimiento de candidatos, mantenga sus objetivos y las funciones que necesitará para lograrlos a la vanguardia.

2. Informe a las partes interesadas clave sobre las demostraciones: Otras partes interesadas pueden tener una perspectiva diferente sobre el sistema y ser capaces de proporcionar una mejor visión de lo que funcionará mejor para su empresa. Su objetivo debe ser encontrar una solución que sea aceptable para todas las partes interesadas para que la usen (¡y la aprueben!).

Un gerente de contratación puede ayudar a determinar las características que fomentarán la colaboración entre la adquisición de talento y el equipo de entrevistas. Lever considera que la contratación es un deporte de equipo y ha integrado una serie de herramientas para ayudar en este proceso. Por ejemplo, el equipo de adquisición de talento puede crear kits de entrevista y enviarlos a cada entrevistador para que sepan qué preguntas hacer y cómo evaluar a cada candidato.

Alternativamente, un miembro de su departamento de TI puede plantear inquietudes sobre la implementación del sistema de seguimiento de aplicaciones. Es posible que deseen discutir temas como el tiempo de inactividad previsto y las migraciones de datos después de haber participado en implementaciones de productos en otras empresas y divisiones. Algunos proveedores hacen que este procedimiento sea más sencillo que otros, así que tenga eso en cuenta durante el proceso de selección de proveedores. Debido a que su sistema de seguimiento de solicitantes guarda mucha información personal y confidencial, TI estará preocupado por la seguridad del sistema.

3. Incluya funciones críticas en su demostración: Incluya un recorrido por sus flujos de trabajo y procesos más populares en su demostración. Haga una lista de las cosas que quiere ver. Incluso si comparten el mismo nombre o parecen idénticas en la superficie, las plataformas pueden tener características muy diferentes. Considere la calidad y la conveniencia de uso de cada función, así como si se adaptará a sus necesidades.

Comience por buscar un candidato a través de uno de sus canales favoritos y observe lo sencillo que es ingresar la información del candidato en el sistema de seguimiento de candidatos. Este proceso se puede hacer más eficiente con funciones como integraciones de búsqueda y una extensión del navegador. Puede enviar al candidato al gerente de contratación a través de la plataforma o Slack, lo que elija. Considere cómo las plataformas modernas como Lever podrían ayudarlo a optimizar y automatizar muchos de estos procedimientos repetitivos, como interactuar con los candidatos, organizar entrevistas y recopilar comentarios de las entrevistas. Es fundamental seleccionar un sistema que funcione con las herramientas que ya tiene o planea tener, así como con su flujo de trabajo.

Reflexiones finales

Después de completar el proceso de revisión, debería tener un ganador. ¡Felicidades! Pero espere a firmar ese trato. Antes de comprometerse definitivamente, es posible que desee solicitar hablar con una referencia, tal como lo hizo durante el proceso de contratación. La referencia idealmente debería provenir de una empresa que sea similar a la suya en términos de tamaño y objetivos de contratación. Pregunte si el sistema es lo que esperaban y dónde puede haber fallado. También puede hacer preguntas más precisas sobre sus objetivos. Por ejemplo, considere si el sistema ha ayudado a la transformación basada en datos de la organización y cómo cada una de sus funciones de alta prioridad contribuye a esto. Si todo parece estar en orden, puede continuar con la implementación.