¿Qué es el Tiempo de Contratación? Una Guía Completa

Como cualquiera le dirá, la contratación es una de las funciones más críticas de cualquier división de RR.HH. Entonces, ¿cómo se hace un seguimiento de si los esfuerzos de contratación están dando frutos? Analizando métricas relevantes como el tiempo de contratación. ¡Sí, así es!

Entre las métricas de contratación más utilizadas se encuentra el tiempo de contratación, que, a su vez, a menudo se confunde con la métrica de tiempo para cubrir un puesto. Aquí, expondremos las diferencias entre ambas y profundizaremos en cómo medir el tiempo de contratación de su empresa y las mejores prácticas para reducirlo.

¿Qué es el tiempo de contratación?

El tiempo de contratación se refiere al número de días entre que un candidato solicita un empleo y un candidato acepta una oferta para ese empleo. La métrica de tiempo de contratación evalúa la velocidad y eficiencia del proceso de contratación.

También toma nota de la experiencia del candidato para las personas que solicitan trabajar con la empresa en cuestión. Cuanto menor sea el tiempo de contratación, más eficiente será el proceso de contratación y más fácil será la experiencia del candidato.

¿En qué se diferencia del tiempo para cubrir un puesto?

El tiempo de contratación y el tiempo de cobertura a menudo se mencionan indistintamente, incluso por reclutadores experimentados. Los dos, sin embargo, no son lo mismo. Si bien el tiempo de contratación se centra en los días entre una solicitud de empleo y la aceptación de una oferta de trabajo, el tiempo de cobertura mide el número de días entre la aprobación de una solicitud de trabajo y la aceptación de una oferta de trabajo.

Por lo tanto, la métrica del tiempo de contratación rastrea el intervalo de tiempo entre que un candidato ingresa en el embudo de contratación y el candidato que dice sí al trabajo, mientras que la métrica del tiempo de cobertura captura toda la duración del proceso de contratación.

¿Cómo se calcula la métrica del tiempo de contratación?

Su tiempo de contratación se puede medir utilizando esta simple fórmula de Workable.

Tiempo de contratación = Día en que el candidato aceptó la oferta – Día en que el candidato ingresó en el proceso

Entonces, si un nuevo trabajo se publicó el Día 1, un candidato aplicó el Día 13 y luego aceptó la oferta de trabajo el Día 28, su tiempo de contratación es 28-13, es decir, 15 días.

Hay algunos elementos esenciales a tener en cuenta aquí:

1. Tome nota de la métrica del tiempo de contratación para cada etapa

Medir el tiempo de contratación para cada parte del proceso de contratación lo ayuda a ver qué va bien y qué podría mejorar. Por ejemplo, si sus candidatos tardan demasiado en pasar de la selección de currículums a la etapa de la entrevista telefónica inicial, podría significar que necesita una forma más rápida de seleccionar currículums o que necesita programar más entrevistas telefónicas por semana.

2. Distinguir entre diferentes roles/departamentos

Puede haber requisitos adicionales para vacantes específicas que pueden aumentar el tiempo de contratación sin que esto sea necesariamente algo malo. Por ejemplo, los candidatos a ingeniería de software pueden tener que aprobar una ronda de pruebas adicional con un estudio de caso antes de ser convocados a una entrevista.

Por ejemplo, un desarrollador de software Java podría tener que realizar la prueba de evaluación de Java de Adaface y responder preguntas basadas en escenarios y rastreo de código.

3. Rastrea la calidad de los solicitantes

Si bien la cantidad de candidatos buenos versus candidatos deficientes no afecta directamente el tiempo de contratación, examinar la proporción podría ser útil. Esto se debe a que, al aferrarse a candidatos deficientes mientras se espera que llegue "alguien mejor", los empleadores degradan la experiencia del candidato al mantenerlos en un limbo y también terminan obstruyendo el proceso.

¿Cómo se calcula el tiempo para cubrir una vacante y el tiempo promedio para cubrir una vacante?

Como indicamos anteriormente, la métrica de tiempo para cubrir una vacante simplemente se refiere a la cantidad de días entre la aprobación de una solicitud de empleo y la aceptación de una oferta de empleo.

Así que todo lo que necesita hacer es definir el punto de partida de esa aprobación, ya sea el momento en que Recursos Humanos aprueba una vacante o el momento en que un reclutador publica la vacante en línea, y hacer un seguimiento a partir de ahí.

Puede calcular su tiempo promedio de contratación sumando todas las mediciones de tiempo de contratación para un año en particular y luego dividiéndolas por el número de puestos en cuestión.

Sin embargo, recuerde no incluir trabajos para los cuales siempre hay vacantes (como vendedores o repartidores). Estos inflarán innecesariamente su tiempo de contratación sin ser un indicador real de su eficiencia de contratación.

SHRM informa que un buen tiempo promedio de contratación es de 42 días. Sin embargo, esto varía mucho según el puesto a cubrir, los procesos individuales de la empresa y la industria. Por ejemplo, Workable descubrió que el tiempo promedio para cubrir el sector de ingeniería es de 62 días.

Tiempo de contratación y lista de candidatos

Los gerentes de contratación, naturalmente, querrían evaluar y retener a un candidato calificado lo antes posible después de que se reciba la solicitud. En teoría, esto podría suceder en unos pocos días, lo que permite tiempo para la evaluación previa a la entrevista y la entrevista.

Sin embargo, es vital no apresurarse a la etapa de la entrevista a menos que tenga una lista de candidatos, lo que podría (y debería) llevar alrededor de un par de semanas. Una lista de candidatos es una lista de cinco a ocho solicitantes que han sido evaluados y se considera que encajan en el puesto.

La idea detrás de esto es que tener algunos candidatos igualmente buenos te proporciona un punto de referencia cuando entrevistas a cada uno y, por lo tanto, te ayuda a seleccionar al primero entre iguales.

La única vez que puede que no necesites una lista de candidatos es si ya has entrevistado para puestos similares en el pasado reciente y, por lo tanto, sabes qué buscar.

Mejores prácticas para mejorar el tiempo de contratación como métrica

Ahora que sabes por qué la métrica del tiempo de contratación es importante, hablemos de algunas formas específicas en que puedes rastrearla y reducirla durante tu próxima campaña de contratación.

1. Define la duración ideal para cada etapa

Normalmente, habrá múltiples pasos en el proceso de contratación, cualquiera de los cuales podría estar tomando más tiempo de lo que crees. Por lo tanto, revisa cada etapa del proceso. Por ejemplo, podrías echar un vistazo más de cerca y darte cuenta de que el tiempo que dedicas a una selección telefónica inicial de los candidatos es aproximadamente el doble de lo que estimaste.

De acuerdo con tus compañeros de equipo, decide una duración "ideal" y una duración máxima para cada etapa de tu embudo de contratación. Esto te permite comparar rápidamente cuánto te desvías de lo ideal y también ayuda a realizar un seguimiento del progreso en términos concretos.

2. Busca patrones entre los equipos

Al examinar tu tiempo actual de contratación, comprueba si hay valores atípicos en alguno de tus equipos. Por ejemplo, si hay un equipo en particular con un tiempo de contratación inusualmente largo, podría valer la pena hablar con el gerente de contratación de ese equipo para ver si se enfrentan a algún cuello de botella.

3. Ten una sólida base de candidatos

Tu Sistema de seguimiento de candidatos (ATS) siempre tendrá detalles de cada solicitante que intentó obtener un trabajo contigo. Por lo tanto, cuando se abran nuevas vacantes, no pierdas tiempo buscando solicitantes desde cero. Observa a quién tiene el ATS en archivo, especialmente a aquellos que podrían haber llegado a las etapas finales del proceso de contratación la última vez.

4. Busca candidatos activamente

Es posible que encuentres candidatos pasivos que están altamente cualificados pero que no encajarían del todo en ninguna de tus vacantes actuales. No pases por alto a estos candidatos: ponte en contacto y construye una relación con ellos y hazles saber que los tienes en mente para futuras necesidades.

Esto le ahorra tiempo y ayuda a que esos candidatos se sientan especiales y deseados, lo que significa que es más probable que respondan positivamente cuando se ponga en contacto con ellos más adelante.

5. Tenga un programa de referencias sólido

Las referencias de empleados pueden reducir significativamente el tiempo que dedica a la selección de candidatos y son una excelente manera de demostrar a su equipo actual que confía en su criterio. Tenga un sistema de incentivos sólido para proporcionar referencias y compartir las ofertas de trabajo abiertas con su equipo primero para que puedan recomendar personas en sus redes.

6. Concéntrese en sus candidatos más calificados

Puede acelerar en gran medida su proceso de contratación si reduce su grupo a los solicitantes más calificados desde el principio. La mejor manera de hacerlo es compartiendo descripciones de trabajo claras y realistas para que solo los candidatos realmente interesados en el trabajo puedan postularse.

Además, recuerde que 'calificado' podría verse diferente para diferentes trabajos. Si bien algunos puestos requieren certificaciones especiales, otros podrían depender más de habilidades demostrables.

7. Tenga pruebas previas a la entrevista prácticas

Sus evaluaciones previas a la entrevista juegan un papel importante en la filtración de aquellos que vale la pena entrevistar y aquellos que no.

Cuanto más efectivos sean sus exámenes, menos tiempo tendrá que perder con los candidatos fallidos, y con más cuidado podrá examinar las habilidades de los mejores candidatos para elegir al mejor.

Por ejemplo, si va a contratar a un redactor publicitario en inglés, debe tener un gran dominio del idioma. Un examen de comprensión de inglés de Adaface puede ayudar a identificar a los candidatos adecuados.

8. Capacite a su equipo de contratación

Siempre es una buena idea capacitar a sus entrevistadores en tácticas sobre cómo hacer las preguntas correctas y centrarse rápidamente en los candidatos adecuados. Las plantillas de correo electrónico pueden acelerar en gran medida el proceso, particularmente para las comunicaciones de rutina como la preselección o la solicitud de información.

9. Adopte un enfoque de medición basado en datos

Obviamente, cuando realiza un seguimiento de cualquier métrica, debe basarse en datos. Asegúrese de controlar constantemente la métrica de tiempo para contratar de la misma manera, incluso en qué parte del proceso de contratación comienza a medir y la cantidad de días festivos laborales (si corresponde) que debe tener en cuenta.

Tome nota de las diferentes estadísticas relacionadas con su tiempo de contratación, como la comparación de su tiempo de contratación con el promedio de la industria, la cantidad de días entre su selección final y la aceptación del candidato, el tiempo que tardan los candidatos en pasar de una etapa a otra, etc.

La forma en que mides tus métricas es vital para los resultados que obtienes. Una buena plataforma de reclutamiento te ayudará con esto.

10. Considera la calidad de la contratación también

Una métrica útil a considerar en conjunto con el tiempo de contratación es la calidad de la contratación, que mide el valor que los nuevos candidatos agregan a la empresa después de unirse.

Este es también un fuerte indicador del éxito de tu reclutamiento, ya que una baja calidad de contratación no te ayudará mucho incluso si tu tiempo de contratación es corto.

Cómo el software de reclutamiento reduce el tiempo de contratación

La herramienta adecuada puede facilitar mucho cualquier proceso comercial, y el tiempo de contratación no es diferente. Un software de reclutamiento eficiente tiene múltiples características que agilizan y automatizan el proceso de contratación, ahorrando tiempo. Así es como:

1. Análisis de currículums

Cualquier nueva solicitud que ingrese al sistema se analiza automáticamente y se convierte en un perfil enriquecido que se puede examinar para determinar su idoneidad. Su equipo ya no tiene que examinar formatos de currículums difíciles de leer ni importar datos manualmente.

2. Eliminación rápida

Las herramientas modernas pueden eliminar rápidamente a los candidatos no aptos en función de criterios predefinidos, como los requisitos mínimos de grado.

3. Programación de entrevistas

Una herramienta de contratación puede enviar automáticamente a los candidatos preseleccionados una cita para la entrevista en función de las fechas y horas disponibles en su calendario. También puede reprogramar según sea necesario y evitar conflictos con otros candidatos, lo que le ahorra muchos problemas.

4. Comunicaciones automatizadas

Con el software de contratación, obtiene acceso a plantillas de correo electrónico de contratación que puede modificar y enviar según sea necesario. Las comunicaciones masivas se convierten así en algo muy sencillo.

5. Análisis de datos

Una solución de software de contratación de alta calidad realizará un seguimiento de su tiempo de contratación y le mostrará información sobre cuánto tiempo tarda cada etapa. De esta manera, sabe dónde realizar cambios para que el tiempo total de contratación disminuya.

Recuerde que el tiempo de contratación no lo es todo

Esto puede parecer irónico dado que literalmente hemos escrito un artículo sobre el tiempo de contratación, pero la verdad es que obsesionarse con una sola métrica no te haría ningún favor. Acelerar el proceso de entrevista solo para agilizar las cosas también podría llevar a contrataciones defectuosas.

Medir el tiempo de contratación es una excelente manera de asegurar que tu proceso de reclutamiento fluya sin problemas y que los puestos vacantes se cubran lo antes posible. Para obtener los mejores resultados, mídelo junto con otras métricas relevantes y toma medidas rápidas cuando identifiques brechas.

Pero estar demasiado obsesionado con reducir la métrica del tiempo de contratación también tiene sus efectos secundarios. Al final del día, quieres el mejor candidato para el trabajo. Entonces, si crees que el candidato ideal todavía está por ahí, siéntete libre de esperar un poco más.

Tómate el tiempo necesario para verificar a fondo las credenciales de tu candidato, incluso si eso significa unos días extra. ¡Todo lo mejor!