Una breve guía sobre cómo superar los desafíos de la incorporación virtual

Durante el último año y medio, el trabajo remoto se ha convertido en la norma en la mayoría de las empresas. Incluso cuando las oficinas comienzan a reabrir y los viajes comienzan de nuevo, la mayoría de los empleados no tienen prisa por renunciar a las comodidades de trabajar desde casa, y no los culpamos.

Cero estrés o gastos de traslado, mínimas distracciones en la oficina y un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal son algunas de las ventajas para que los empleados trabajen de forma remota.

Por lo tanto, en el futuro, es probable que la estructura de oficina híbrida, si no totalmente remota, se convierta en la nueva normalidad. Google, HubSpot, Siemens, Microsoft e Intuit son algunas de las empresas que están optando por el modelo híbrido.

Pero, ¿cuántas empresas realmente tienen una estrategia para que eso funcione? Según datos de McKinsey, el 68% de las empresas todavía no tienen un plan claro para implementar el modelo de oficina híbrida de manera efectiva, a pesar de los beneficios que ofrece el trabajo remoto.

Si bien las trampas del trabajo remoto han estado funcionando desde hace un tiempo, reuniones de Zoom, el uso de herramientas de gestión de proyectos, turnos presenciales escalonados, no existe una forma estructurada mediante la cual las empresas se aseguren de que los empleados remotos se sientan comprometidos y productivos en casa.

Esto es particularmente preocupante dado que solo el 15% de los empleados informan sentirse comprometidos en su lugar de trabajo. Por el contrario, las largas horas de trabajo se han convertido en otro problema. Dado que la pandemia prohibió temporalmente los viajes, la mayoría de los empleados han recurrido a hacer trabajo de oficina incluso en horas intempestivas. Eso no ayuda a los niveles de productividad a largo plazo.

Pero lo más importante, ahora que muchos trabajos serán remotos desde el principio, una participación insuficiente en la etapa de incorporación remota podría ser desalentadora para los nuevos empleados y hacer que se vayan temprano. En resumen, existe una clara y presente necesidad de una revisión del proceso para adaptarse a las necesidades del trabajo híbrido. Y en esta guía, le mostramos cómo hacerlo.

Ventajas de un proceso de incorporación en línea

La incorporación no se trata solo de completar formularios y decir 'hola' a su nuevo recluta. Es un proceso continuo que implica ayudarles a encajar en el trabajo y la empresa, al tiempo que se crea un espacio donde sus habilidades puedan brillar.

Sin el toque personal de una incorporación física, los reclutas ya se están perdiendo algo, lo que significa que el proceso en línea debe replicar los aspectos de introducción, socialización, orientación y adaptación de la incorporación tanto como sea posible.

Aunque esto pueda parecer mucho esfuerzo, aquí está por qué la incorporación en línea da sus frutos:

1. Valores laborales reforzados

Mantener una cultura laboral consistente es cada vez más difícil cuando la mayoría de las personas nunca van a la oficina. Con un proceso de incorporación remota sólido que defiende las creencias y los valores de la empresa en cada etapa, los reclutas pueden sentir una conexión personal más profunda con su lugar de trabajo.

Contar con dispositivos, procedimientos y estilos de mensajería estandarizados también ayuda a crear una sensación de coherencia. Por último, un proceso de incorporación en línea uniforme significa que cada recluta recibe la misma experiencia, independientemente del equipo al que se una.

2. Mejor proceso de retroalimentación

Los responsables de la toma de decisiones en cualquier empresa deben prestar atención a lo que dicen los empleados. Esto es especialmente importante en la etapa de incorporación remota, cuando los reclutas se están formando sus primeras impresiones de la empresa.

Ayuda invertir en una solución innovadora y fácil de usar que facilite la presentación de comentarios y permita recopilar comentarios en diferentes etapas del proceso de incorporación. Al demostrar que prioriza lo que piensan los reclutas, puede fortalecer la relación desde el principio.

3. Relaciones humanas más sólidas

Incluso cuando los modelos de oficina híbridos estén completamente implementados, los empleados estarán mucho más aislados de lo que solían estar.

El aislamiento puede conducir a una desconexión más significativa con los compañeros de trabajo y los gerentes y a una menor satisfacción laboral en general, lo que significa que priorizar las conexiones a través de seguimientos y conversaciones es primordial.

Tener un canal y sistema designado para la comunicación oficial, pero mantener el flujo de chat no oficial, incluyendo — siempre que sea posible — reuniones en persona para tomar café. Slack, Skype y Discord son herramientas de comunicación populares utilizadas por empresas, grandes y pequeñas.

De esta manera, es más probable que los reclutas también se abran sobre las cosas que necesitan o las sugerencias que tienen para sentirse valorados en su nueva organización.

Superando los desafíos de la incorporación virtual para trabajadores híbridos

El objetivo de cada proceso de incorporación debe ser ayudar al recluta a sentirse como parte de la familia desde el primer día. Los empleados que se incorporan de forma remota requieren aún más esfuerzo y coordinación entre los diferentes departamentos involucrados. Aquí hay algunas de las mejores prácticas a tener en cuenta.

1. Comenzar la incorporación mucho antes del primer día de un nuevo empleado

El proceso de incorporación virtual puede ser bastante abrumador para un recluta. No solo necesitan adaptarse a un nuevo grupo de compañeros de trabajo y gerentes, sino que también tienen que aprender sobre la empresa, completar el trabajo administrativo necesario e incluso comenzar algunas de sus tareas laborales.

Si bien algo de esto es inevitable, las empresas pueden optimizar el proceso haciendo que los diferentes departamentos (como RRHH, TI y finanzas) se coordinen de antemano para eliminar cualquier redundancia y optimizar el flujo de pasos para ahorrar tiempo y esfuerzo el primer día, reduciendo así considerablemente los desafíos de incorporación virtual.

2. Enfatizar la conexión personal sobre el papeleo

Aprender sobre la empresa implica mucho más que una presentación o un folleto sobre la historia de la empresa. Los reclutas aprenden las cosas más valiosas hablando con sus nuevos colegas y haciendo preguntas de manera informal durante las comidas y los descansos para el café.

Si bien la interacción continua en persona puede no ser posible, los primeros días deben centrarse en presentar al recluta a las personas con las que puede hablar, en lugar de sobrecargarlos con tareas administrativas que pueden automatizarse o programarse para una fecha posterior.

Siempre que sea posible, esto debe incluir citas de café en persona con mentores e introducciones a cualquier grupo de interés o clubes extracurriculares dentro de la organización. No crear un entorno donde el recluta sea libre de conversar con su equipo fuera del trabajo es uno de los mayores desafíos de la incorporación virtual.

Al conocer a las personas con las que trabajarán, los reclutas se sentirán cómodos mucho antes y se sentirán más seguros al hacer preguntas y obtener respuestas, no en el folleto de la empresa.

La empresa también puede asignar un compañero o mentor para que los nuevos empleados se sientan cómodos rápidamente. Esta persona podría ser diferente al gerente del recluta. Su tarea es mantenerse en contacto con el recluta y ser su principal punto de contacto para cualquier cosa que necesite para hacer bien su trabajo.

3. Piensa más allá de los primeros 30 días

Una vez terminadas las presentaciones y formalidades iniciales, es hora de que el recluta comience su trabajo en serio. Uno de los desafíos de la incorporación virtual es la falta de un proceso estructurado necesario para sincronizar las habilidades y capacidades del recluta con las necesidades del puesto.

Por lo tanto, las primeras semanas deben implicar una estrecha coordinación entre el gerente y el recluta para garantizar que se proporcionen toda la capacitación, tutoría y controles de progreso necesarios.

Un proceso transparente dará a ambas partes hitos a los que adherirse, aunque, por supuesto, debe haber suficiente margen para adaptar el proceso a las necesidades individuales de cada recluta.

4. Construye culturas de recopilación e implementación de retroalimentación

Las culturas de trabajo híbridas son nuevas para la mayoría de las organizaciones. Es natural esperar que algunas cosas no sean perfectas al principio y que también haya desafíos de incorporación virtual.

Sin embargo, lo esencial es que las empresas estén abiertas a escuchar los comentarios y faciliten que los reclutas compartan esos comentarios. Esto puede tomar la forma de recopilación de comentarios en tiempo real, como calificar cada paso del proceso de incorporación en línea en una escala de estrellas y conversaciones programadas de comentarios a intervalos de dos semanas o mensuales.

Además, tanto los reclutas como los gerentes deben ser animados a proporcionar retroalimentación cuando lo consideren necesario, ya sea a través de llamadas o en los canales de chat designados. Esto ayuda a los gerentes a estar atentos a las necesidades del recluta y también muestra a los reclutas cómo pueden mejorar desde el principio. La práctica reduce la tasa de deserción a largo plazo. ### 5. Reimaginar la tecnología de incorporación Ahora que todo se hace en línea, es aún más importante eliminar los enfoques ad hoc para la gestión de la incorporación remota e invertir en herramientas estructuradas. Por ejemplo, tener una única herramienta para difundir y almacenar todos los documentos de incorporación ayuda a evitar la confusión y mantiene todo archivado para referencia posterior, según sea necesario. Además, debe haber una provisión suficiente para conversaciones 'divertidas' para ayudar al recluta a hacer amigos más rápido, como a través de canales de Slack designados sobre temas como comida o deportes para replicar las charlas en el comedor en persona. El avance en tecnologías como las salas de oficina virtuales también puede crear una experiencia más inmersiva al imitar la configuración de un espacio de oficina real, lo que reduce significativamente los desafíos de la incorporación virtual. ### 6. Agrupar a los reclutas e incorporarlos juntos Un programa de incorporación remota no necesariamente tiene que ser planificado para una sola persona. El gerente puede organizarlo para múltiples reclutas a la vez. Esto ayudará a los nuevos empleados en parte en la capacitación como un ejercicio de construcción de equipos virtual y colectivo, y dependerá de cada uno para acostumbrarse al nuevo entorno de trabajo y la cultura de la empresa.

Una estrategia de este tipo puede fomentar un sentido de amistad, camaradería y compromiso entre los reclutas y una experiencia mucho más agradable. Además, los eventos de incorporación remota también pueden incluir actividades divertidas para romper el hielo que humanicen aún más el proceso.

7. Ten una experiencia de incorporación remota única

Si bien el vínculo en persona no se puede replicar en línea, existen formas de hacer que el proceso de incorporación en línea sea algo más que completar formularios y ver presentaciones.

Por ejemplo, la empresa puede organizar una sesión virtual de yoga o un karaoke para romper el hielo entre los miembros del equipo. También pueden recrear el almuerzo de bienvenida entregando comida a la casa de cada recluta.

Otra forma es entregar cajas con recuerdos con la marca de la empresa, tal como los reclutas en persona podrían recibir bolsas de regalo en su primer día de trabajo, minimizando así los desafíos de la incorporación virtual.

Sin embargo, entre los pasos esenciales está proporcionar al empleado claridad completa sobre cómo serán los primeros días con mucha anticipación. Esto demuestra que la empresa cree en la transparencia y ayuda a establecer la confianza desde el principio.

8. Capacitar a la gerencia

Cualquier empresa que desee ejecutar un programa de incorporación en línea sólido también debe capacitar a sus gerentes y miembros del equipo.

Estos programas de formación podrían versar sobre cómo organizar videoconferencias eficaces, crear un mensaje sólido sobre la cultura organizativa, establecer expectativas claras para los primeros 90 días y posteriores, y comprometer y aclimatar a los empleados a su nuevo puesto y a la empresa.

A menos que sepan cómo abordar el programa de incorporación remota, no se puede esperar que hagan un trabajo excelente con los reclutas. Por lo tanto, las empresas deberían formar primero a sus equipos y luego emprender el proceso de incorporación con más confianza.

Es natural sentirse preocupado por cómo irá la incorporación remota cuando uno nunca lo ha hecho antes. Lo fundamental que hay que recordar es que un enfoque coherente y transparente mantendrá las cosas en movimiento de forma óptima y permitirá que tanto los directivos como los reclutas se pronuncien sobre lo que necesitan.

Al mismo tiempo, es esencial ser flexible para permitir retrasos o cambios que escapen al control de uno. Por encima de todo, dado que el recluta y el directivo no se verán todos los días, se deben hacer esfuerzos constantes para mantener un canal bidireccional de preguntas y conversaciones.

Esto, al fin y al cabo, será lo que ayude a establecer y mantener la confianza, incluso si las pequeñas cosas no están totalmente resueltas todavía. Las empresas deberían trabajar juntas para empezar bien, aprovechar la oportunidad de aprender sobre la marcha y dar a sus reclutas la mejor bienvenida posible.

Si bien la incorporación es un proceso crítico para cualquier negocio, ¿alguna vez se ha preguntado sobre el tiempo que ahorrará al contratar a la persona adecuada para su organización?

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Cuando se contrata a la persona adecuada, se le da la bienvenida con los brazos abiertos y se le proporciona la formación adecuada, esto es beneficioso para la empresa a largo plazo.