¿Cómo construir un programa de incorporación virtual?

Todos nos estamos aclimatando lentamente a la nueva normalidad de un mundo post-pandémico. En el mundo laboral, los profesionales de recursos humanos se están adaptando rápidamente a las nuevas formas de trabajo. En el último año, las empresas de todo el mundo se orientaron al trabajo remoto. Este cambio parece ser una tendencia que ha llegado para quedarse. Muchas empresas han extendido indefinidamente sus políticas de trabajo remoto. Las empresas se están equipando con herramientas de colaboración y herramientas de trabajo remoto para continuar sus operaciones comerciales como de costumbre. Sin embargo, se enfrentan a la ardua tarea de encajar procesos como la contratación y la incorporación de nuevos empleados en sus empresas en este nuevo entorno.

El proceso de incorporación es la primera experiencia real que un empleado tiene con una empresa. Su primer día establece el estándar para el resto de su tiempo en la empresa. Cuando el empleado es bienvenido con los brazos abiertos, se le proporciona la formación adecuada, o incluso una guía, esto envía la señal de que tendrá el apoyo que necesita para prosperar. Existe un alto riesgo de rotación durante las primeras semanas de un nuevo trabajo. Un programa de incorporación eficaz puede reducir drásticamente este riesgo. Esto es relativamente sencillo cuando el equipo trabaja en la misma oficina. Pero crear una experiencia de incorporación acogedora se convierte en un desafío cuando todos trabajan de forma remota y no hay nadie para recibir al nuevo empleado.

Esta situación plantea una pregunta pertinente: ¿Cómo se debe ajustar el proceso de incorporación para que coincida con la nueva normalidad del trabajo remoto cuando no hay un espacio físico para dar la bienvenida a los nuevos empleados?

La respuesta: Un programa de incorporación virtual.

¿Qué es la incorporación virtual?

La incorporación virtual es una evolución natural de la incorporación tradicional en persona. Es muy similar al proceso de incorporación tradicional en persona. Al igual que la incorporación en persona, la incorporación virtual también proporciona a los nuevos empleados una visión general de su misión, valores, cultura y objetivos empresariales. La única diferencia es que el proceso tiene lugar virtualmente. Si bien no es necesario que la incorporación virtual y la incorporación en persona sean mutuamente excluyentes, muchas empresas están recurriendo a un modelo de incorporación virtual completo a medida que continúan trabajando de forma remota en el mundo posterior a la pandemia.

Las empresas pueden utilizar diversas herramientas para el proceso de incorporación virtual. Por ejemplo, las empresas utilizan videoconferencias, videos, seminarios web, ejercicios interactivos, recursos, etc., a los que los nuevos empleados pueden acceder a través de su computadora portátil o dispositivos móviles en cualquier momento y desde cualquier lugar. Una experiencia de incorporación virtual personalizada ayuda a la empresa a conectar e interactuar con los nuevos empleados, independientemente de dónde se encuentren. Todo lo que necesitan hacer es optimizar los programas de incorporación existentes para un mundo virtual.

¿Cómo funciona la incorporación virtual?

Funciona de manera muy similar a la incorporación presencial. Consiste en sesiones que explican la misión y los valores fundamentales de la empresa. Su objetivo es proporcionar los conocimientos, la formación y las habilidades necesarias para que el empleado aspire a una carrera exitosa en la empresa. Ayuda a introducir la cultura de trabajo y las políticas internas de la empresa a los empleados. Les muestra cómo configurar sus portátiles, aplicaciones y programas, y otras complejidades. Los representantes de los diferentes departamentos pueden ofrecer una visión general de sus respectivos departamentos y de cuáles son sus funciones. Esta visión general ayuda a los nuevos empleados a hacerse una idea de las diferentes áreas de todo el negocio. Al mismo tiempo, pueden conocer a sus compañeros de trabajo en la empresa. Un programa de incorporación virtual ayuda a configurar sesiones remotas para los nuevos empleados con sus jefes directos. Estas sesiones proporcionan una visión general del nuevo equipo, sus respectivos roles, objetivos y proyectos en curso.

Cómo construir un programa de incorporación virtual

Aquí tienes algunos consejos más para construir un programa de incorporación virtual eficaz para que los nuevos empleados se sientan bienvenidos, les ayuden a empezar con buen pie, les hagan entender mejor la empresa y el negocio, y se aclimaten con el equipo:

1. Tómate tu tiempo con el programa de incorporación virtual

En lugar de completar todo el programa en un día, intenta repartirlo en varios días. Los nuevos empleados pueden encontrar difícil absorber todo en un solo día, especialmente cuando el proceso de incorporación se organiza virtualmente. Es necesario brindar apoyo en este período de transición al trabajo remoto en una nueva empresa. Distribuir el programa en varios días asegurará que el nuevo empleado tenga múltiples controles durante su primera semana de trabajo.

2. Darles la bienvenida al equipo

La incorporación es un proceso muy personal. Aunque sea un proceso virtual, anima al resto del equipo a que se ponga en contacto con los nuevos empleados por correo electrónico, teléfono o videollamada para que se sientan como en casa. Podrían enviar correos electrónicos de felicitación y compartir su entusiasmo por que se unan al equipo. Incluso podrían organizar almuerzos virtuales de equipo para ayudarles a conocerse personalmente, además de sus funciones profesionales. Organiza reuniones breves individuales entre el nuevo empleado y sus compañeros de trabajo. El responsable de la contratación debe establecer controles periódicos con los nuevos empleados para abordar cualquier duda o pregunta y mantenerse en contacto durante las primeras semanas de su incorporación.

3. Pre-embarque

El pre-embarque es el período entre el momento en que un candidato a un puesto de trabajo firma su carta de oferta y su primer día de trabajo. Podría consistir en enviar cartas de oferta digitalmente, obtener sus firmas electrónicas, configurar su dirección de correo electrónico, compartir los folletos de la empresa, papeleo adicional, etc.

4. Tener Tecnologías y Herramientas Listas

Los empleados que trabajan a distancia dependen en gran medida de las aplicaciones y tecnologías de colaboración, como portátiles, teclados, auriculares, teléfonos móviles, internet, etc. Cuando el empleado inicia sesión el primer día de trabajo, querrá asegurarse de que todas las herramientas y la tecnología necesarias para su trabajo estén listas.

Gran parte del trabajo virtual depende de la tecnología. Por lo tanto, es necesario facilitar un equipo de soporte técnico eficiente y rápido en caso de necesidad de solución de problemas con respecto a problemas técnicos.

5. Enfatizar los Valores y la Cultura de la Empresa

Es muy importante presentar a los nuevos empleados la cultura y los valores de la empresa. Contribuye en gran medida a garantizar que las nuevas contrataciones se involucren y prosperen. El programa de incorporación virtual podría presentar elementos de la cultura de la empresa, como la organización de una fiesta virtual del equipo, interacciones y seminarios informativos con personas mayores, juegos, etc.

6. Comunicar, Tan A Menudo Como Sea Posible

Una incorporación eficaz y personalizada requiere una participación constante desde el primer día. Sin la interacción cara a cara, podría ser un desafío integrarlos. Por lo tanto, la clave es la comunicación para que se sientan parte del equipo.

Así que el gerente de contratación debe asegurarse de conectar a los nuevos empleados con sus gerentes durante un proceso de incorporación virtual. Póngase en contacto con ellos a través de breves llamadas de seguimiento mediante videoconferencias, mensajes instantáneos o correos electrónicos diariamente, manteniendo un toque humano en el mundo virtual. Las reuniones virtuales y las videoconferencias requieren mucha más participación y, para eso, se necesita poner mucho más trabajo, como en el caso de las videoconferencias. Por lo tanto, el programa debe incluir controles de energía, salas de grupos virtuales para tener una interacción informal rápida.

7. Asignar un compañero o un mentor

El programa de incorporación virtual puede introducir un programa de mentores en la empresa para que los nuevos empleados se sientan cómodos. Este mentor es una persona de la empresa diferente al gerente del nuevo empleado. Su tarea es mantenerse en contacto con el nuevo empleado. El nuevo empleado puede establecer una buena relación con su compañero, abrirse a él y buscar sugerencias.

8. Construir una cohorte

Un programa de incorporación virtual no está necesariamente planeado para una sola persona. El gerente puede planificar este programa para varios empleados nuevos a la vez. Este programa ayudará a los nuevos empleados en parte en la capacitación como un ejercicio colectivo de formación de equipos virtuales, y confiarán unos en otros para acostumbrarse al nuevo entorno. Dicha cohorte puede fomentar un sentido de camaradería, amistad y compromiso. Los eventos virtuales pueden consistir en capacitación en vivo, hacer que los nuevos empleados asistan a reuniones de clientes para observar y tomar notas, o incluso eventos divertidos para romper el hielo como presentaciones o compartir historias.

9. Capacitación de la gerencia

En un entorno de trabajo virtual y remoto, cuanta más comunicación, mejor. Es necesario establecer un flujo de comunicación entre los nuevos empleados y sus gerentes. Para apoyar este flujo de comunicación, el programa podría ofrecer oportunidades de capacitación a los gerentes y miembros del equipo. Estas sesiones de capacitación podrían abarcar temas como la realización de videoconferencias efectivas, la gestión remota de equipos, etc. Se les podrían dar recordatorios para compartir mensajes sobre la misión de la empresa, el trabajo y los objetivos.

10. Recopilar comentarios

Una vez que finalice el proceso de incorporación virtual, recopile comentarios de los nuevos empleados. Esto le ayudará a comprender los fallos y a ajustar y adaptar el programa para las siguientes incorporaciones virtuales.

Conclusión

La incorporación es un proceso crítico en el proceso de contratación para cualquier organización. Sin embargo, no se le da tanta prioridad como a otros procesos en muchas empresas. Pero las primeras impresiones lo son todo y tienen un impacto enorme en la medida en que los empleados se involucran en el futuro y en la eficiencia y rapidez con la que alcanzan sus capacidades máximas. Con el trabajo volviéndose virtual y remoto después de esta pandemia mundial, la importancia del proceso de incorporación es más crucial que nunca. Por lo tanto, es el momento perfecto para intensificar los esfuerzos para un programa de incorporación eficaz a través de medios virtuales.

Si bien el proceso de incorporación virtual es una nueva práctica para la mayoría de las empresas, algunas empresas como Dell, lo han estado haciendo durante años y se han labrado una ruta exitosa.

Como comentamos, la clave para una incorporación brillante es la comunicación, y para la incorporación virtual, se trata de contactar a sus colegas remotos. Al incluir los consejos anteriores en su programa de incorporación virtual, su empresa puede hacerse más atractiva para los posibles candidatos como una organización ideal que favorece a los empleados, al mismo tiempo que mantiene el crecimiento empresarial.