Cuadro de Mando Integral de RRHH: Beneficios, Casos de Uso, Procesos

Un cuadro de mando de RRHH representa visualmente las medidas críticas de los logros, los niveles de productividad y otros parámetros del departamento de RRHH, como los costos de contratación, la tasa de retención, el tiempo de cobertura, la calidad de la contratación, etc., críticos para el crecimiento de la empresa. La mayoría de los cuadros de mando de RRHH están vinculados a planes estratégicos y están diseñados para rastrear y medir la eficacia de las actividades de RRHH, lo que permite a los líderes realizar inversiones específicas en RRHH. Los cuadros de mando incluyen datos actuales y comparaciones con períodos anteriores.

Un paseo por el tiempo: Historia de RRHH y los cuadros de mando

Es cierto cuando el consultor de RRHH y psicólogo I/O Rob Silzer dijo: "Los recursos financieros pueden ser la sangre vital de una empresa, pero los recursos humanos son el cerebro". Tradicionalmente, los RRHH se consideraban una función de apoyo que realizaba tareas básicas como la nómina, el seguimiento del tiempo y las disputas entre las organizaciones y los sindicatos. El papel del antiguo gerente de personal evolucionó hacia los RRHH que conocemos hoy con el advenimiento del sector de servicios.

Hoy, Recursos Humanos (RR. HH.) ayuda y permite a otros departamentos como ventas y marketing, finanzas y operaciones a contribuir significativamente a las estrategias organizacionales.

Acompañando la transformación está el auge de iniciativas como el cuadro de mando integral de RR. HH. que ayuda a medir qué tan bien RR. HH. se alinea con los objetivos estratégicos de la empresa.

La mayoría de los cuadros de mando integrales de RR. HH. se basan en los trabajos de David Norton y Robert Kaplan, quienes elaboraron sus teorías anteriores del "cuadro de mando integral". Publicaron un libro de gestión en 1996 llamado "The Balanced Scorecard", que fue bien recibido.

De ser un dispositivo de gestión básico, el enfoque del cuadro de mando integral de RR. HH. ha florecido hasta convertirse en un sistema de planificación estratégica completo ampliamente reconocido en la industria.

Beneficios de los cuadros de mando integrales de RR. HH.

Con un cuadro de mando integral, los líderes de RR. HH. pueden evaluar el rendimiento del departamento a su manera y dentro de una estructura establecida que puede entenderse en toda la organización. Aquí están los cuatro principales beneficios de un cuadro de mando integral de RR. HH.:

1. Da estructura a la estrategia

Un cuadro de mando integral ayuda a mantener los objetivos en el centro, utiliza parámetros específicos para rastrear el progreso y sigue las iniciativas para monitorear las acciones.

2. Mejora la presentación de informes de rendimiento

El cuadro de mando de RRHH puede ser útil para diseñar informes de rendimiento y paneles, asegurando que la atención se mantenga en los problemas estratégicos críticos y ayudando al departamento de RRHH a monitorear la ejecución de su plan.

3. Facilita la comunicación de la estrategia

Tener un cuadro de mando elimina las conjeturas al tratar de entender las responsabilidades de todos en el equipo y sincroniza a todo el departamento bajo una misma estructura. Esto también proporciona una imagen mucho más clara de los proyectos e iniciativas de RRHH.

4. Conecta a cada empleado de RRHH con los objetivos organizacionales

Un cuadro de mando de RRHH permite al personal de RRHH alinear individualmente sus objetivos en todo el departamento y la organización. Cuando cada empleado ve un propósito mayor detrás de las metas y objetivos que se esfuerzan por alcanzar, esto los involucra aún más en su trabajo.

Desventajas de un cuadro de mando integral de RRHH

Si bien existen muchos beneficios al implementar un cuadro de mando de RRHH, existen posibles obstáculos que debe tener en cuenta:

• Aunque existen muchas plantillas de cuadros de mando de RRHH que puede usar, el marco debe personalizarse para satisfacer las necesidades de su negocio. Esto puede llevar mucho tiempo y ser tedioso, especialmente para los usuarios principiantes.
• Los cuadros de mando de RRHH pueden ser demasiado complicados de entender a pesar de que existen muchos estudios de caso y recursos para leer.
• Los cuadros de mando de RRHH generalmente requieren que los gerentes informen información, lo que puede causar cierta resistencia e incluso retrasos.

Escenarios en los que usar un cuadro de mando de RRHH tiene sentido

La investigación muestra que las empresas que utilizan un enfoque de cuadro de mando integral tienden a superar a las que no lo hacen. RRHH puede usar la herramienta en varios escenarios, incluyendo:

• Para identificar a los miembros del equipo de RR. HH. que necesitan atención adicional y proporcionarles comentarios y oportunidades de formación específica.
• Para determinar quién necesita apoyo de RR. HH. y tomar decisiones informadas con respecto a la asignación de recursos.
• Para evaluar y medir la efectividad de RR. HH. y asignar el presupuesto a las iniciativas de RR. HH.
• Para dar una visión clara de qué proyectos de RR. HH. deben priorizarse y establecer objetivos realistas.

Cómo crear y utilizar un cuadro de mando integral de RR. HH.

Si eres nuevo en la creación de cuadros de mando integrales de RR. HH., no te preocupes. En la siguiente sección, hemos proporcionado instrucciones paso a paso para ayudarte a aprovechar todo el potencial de un cuadro de mando integral:

1. Define tus metas y objetivos

Construir un cuadro de mando integral de RR. HH. requiere que discutas cuatro tipos de preguntas con tu departamento de RR. HH.. Incluyen:

a. Financiero

Por ejemplo, ¿Cómo se puede cuantificar el impacto financiero de las iniciativas de aprendizaje y desarrollo en el nuevo año financiero? Piensa en los gastos de contratación, los presupuestos de formación y la gestión de incentivos.

b. Cliente

Por ejemplo, ¿Qué puede hacer para afectar positivamente a la fuerza laboral, lo que, a su vez, impacta al cliente externo? Las encuestas de compromiso o satisfacción de los empleados son comunes aquí.

c. Procesos

Por ejemplo, ¿Cómo se puede medir la efectividad de las tecnologías ya existentes para servir a las necesidades del negocio? Considere la actualización del software de gestión del rendimiento o el tiempo para cubrir una vacante.

d. Aprendizaje y crecimiento

Por ejemplo, ¿Cómo está apoyando la capacidad futura de la empresa? Eso podría incluir la viabilidad de los planes de sucesión, la transformación digital y la capacitación de liderazgo.

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2. Identificar los entregables de RR. HH.

Los objetivos pueden diferir según el tipo de cuadro de mando integral de RR. HH. que utilice. Sin embargo, generalmente deben reflejar los valores comerciales centrales y la estrategia de la empresa. Por ejemplo, si su empresa ha adoptado principios lean para ser reconocida como una organización innovadora en la industria, podría incluir los siguientes entregables de RR. HH. en su cuadro de mando:

• Contratar a profesionales más calificados (dentro de un plazo específico y utilizando varias estrategias de búsqueda de candidatos)
• Disminuir los costos de reclutamiento (en un 12%)
• Disminuir el tiempo de contratación (en diez días)

Una vez que haya identificado sus objetivos, es esencial establecer KPI contra ellos para que pueda confiar en medidas cuantificables para resaltar resultados vitales.

Por ejemplo, reducir el tiempo de contratación de 40 días a 30 días en un trimestre y llevar la clasificación actual de la empresa en el punto de referencia de innovación en todo el sector del puesto #7 al #3 son excelentes ejemplos de cuadro de mando integral de RRHH.

Configura tu cuadro de mando integral de RRHH en dos columnas importantes:

a. El objetivo principal, que debe responder brevemente a lo que planeas lograr y describir los resultados generales asociados con el cumplimiento de tu propósito principal.

b. Secciones de medición que se pueden desglosar según los diferentes tipos de análisis que tu departamento de RRHH quiere realizar.

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3. Recopila datos y prepara tus sistemas de RRHH

Después de diseñar el mapa de estrategia y el cuadro de mando integral de RRHH, es hora de recopilar datos, como nómina, solicitudes de licencia, registros de asistencia, evaluaciones de habilidades de los empleados, etc. Para esto, podrías usar cualquier herramienta de hoja de cálculo como Google Sheets o Microsoft Excel.

Lo que elijas, asegúrate de que tu departamento de RRHH pueda ingresar datos relevantes en el software con precisión. Piensa en el uso de hojas de cálculo como una prueba para que puedas organizar los datos, sin formalizar nada.

Después de registrarte en cualquier plataforma de software de RRHH, puedes cargar los registros del personal para una mejor visibilidad de los datos y los procesos. Los resultados de tu análisis en cada proceso de RRHH te ayudarán a resaltar métricas específicas del cuadro de mando integral de RRHH.

4. Aprovecha el análisis de RRHH para vincular cada elemento del cuadro de mando integral a los resultados empresariales

En palabras sencillas, análisis de RRHH se refiere a la creación de información sobre cómo las inversiones en la fuerza laboral contribuyen al éxito de cuatro resultados principales, que incluyen la mitigación de riesgos, la reducción de gastos, la generación de ingresos y la ejecución de la planificación estratégica.

Un cuadro de mando de RRHH bien diseñado puede generar resultados significativos en cuestión de minutos. Por otro lado, un sistema mal diseñado puede crear falsos positivos o desviarse de lo que se intenta lograr. Ese no debería ser el caso.

Su cuadro de mando de RRHH necesita contener métricas que le hagan responsable de implementar eficazmente iniciativas que influyan en los resultados de su negocio.

5. Implementar informes estandarizados

Basado en la información que ha recopilado en el punto anterior, realice un seguimiento de métricas esenciales como la rotación de empleados, la tasa de desgaste en el primer año, los ingresos por empleado, la tasa de aceptación de ofertas, el tiempo de productividad, etc.

Decida qué tipos de informes quiere crear y las métricas que deben incluir. Es importante tener en cuenta que no todos tienen las mismas preferencias. Por ejemplo, el equipo de operaciones podría insistir en obtener información específica y detallada, mientras que, como departamento de RR. HH., podría requerir información detallada.

6. Comunicar el valor del cuadro de mando integral de RR. HH. a los líderes

Imagine mostrar su cuadro de mando integral de RR. HH. a sus altos directivos y ejecutivos de nivel C y demostrar estadísticamente la relación causa-efecto entre los resultados empresariales y el ROI de cada métrica.

Por ejemplo, si puede demostrar que un tiempo de contratación más rápido se traduce en una contratación deficiente y un proceso de selección más estructurado puede ayudarle a contratar a empleados de calidad, entonces inclúyalo en el cuadro de mando integral. Al guiar a los líderes a través de las conexiones entre lo que les está pidiendo que hagan y los resultados empresariales, obtendrá fácilmente la aceptación que desea.

El cuadro de mando integral de RR. HH.: Qué no hacer

Aquí hay algunas prácticas que debe evitar al diseñar e implementar un cuadro de mando integral de RR. HH., que son las siguientes:

• Elimine los KPI irrelevantes de la mezcla. Las métricas de su cuadro de mando integral de RR. HH. deben mostrar su progreso.
• Su cuadro de mando integral debe ser un documento dinámico accesible a todos los que lo utilizan. No lo desarrolle en una burbuja.
• No adopte un enfoque de pintura por números. Su empresa debe tener un cuadro de mando integral de RR. HH. único y en constante evolución.
• Hay muchas plantillas de cuadros de mando integrales de RR. HH. disponibles. Sin embargo, debe ver cuál se adapta mejor a sus necesidades.

Te toca a ti

Atrás quedaron los días en que RR. HH. no aportaba valor a la estrategia de una empresa. Ahora, el departamento desempeña un papel directo en la gestión de un negocio. Un cuadro de mando integral de RR. HH. proporciona un marco para lograr ese plan estratégico. Así que, por favor, considere cómo opera su empresa y cómo el cuadro de mando integral puede valer la pena la inversión.