Capacitación Específica: Una Guía para Mejorar las Habilidades de los Empleados

Winston Churchill dijo una vez, y de forma famosa: "Personalmente, siempre estoy dispuesto a aprender, aunque no siempre me gusta que me enseñen." Esta cita nos hizo reflexionar sobre cómo los humanos tenemos diferentes estilos de aprendizaje y objetivos de formación específicos.

En esta era digital, el aprendizaje y el desarrollo generalmente se han vuelto más en tiempo real, personalizados, contextuales y fácilmente medibles debido a los avances tecnológicos. El profesional moderno sabe que la receta para una fórmula exitosa es el aprendizaje y el crecimiento continuo.

Sin embargo, las empresas luchan con el desarrollo de habilidades a largo plazo y, a menudo, no logran proporcionar a sus empleados las herramientas adecuadas para el aprendizaje. La formación específica ayuda a las empresas a mejorar y readaptar las habilidades de sus empleados en las áreas más cruciales para aumentar la retención y alcanzar los objetivos finales.

En este artículo, describiremos ocho pasos para implementar una formación específica en su empresa. Pero primero, entendamos lo que realmente significa el término:

¿Qué es la formación específica?

La formación específica se refiere a un conjunto planificado de actividades que se dirigen a mejorar las habilidades y los comportamientos de los empleados que el liderazgo requiere para lograr sus objetivos comerciales más amplios.

Esto ayuda a los empleados a adquirir más experiencia y aumentar su valor para desempeñar su trabajo actual o prepararse para asumir un puesto de trabajo más avanzado. La formación dirigida permite a su empresa enviar un mensaje positivo a los empleados de que se preocupa por su crecimiento y bienestar.

8 pasos a seguir para crear un plan de formación dirigido eficaz

Toda empresa comprende el valor de un programa de formación de alta calidad. Permite una mayor eficiencia, mejores márgenes de beneficio y menores costes. Sin embargo, un proceso de formación típico hace pasar rápidamente a los empleados por los movimientos y los despide lo antes posible.

Eso es precisamente de lo que no trata la formación dirigida. Es más exhaustiva, está bien pensada y se ejecuta con cuidado, dejando margen de mejora. Exploremos los pasos que debe seguir para crear un programa de formación dirigido eficaz:

Utilice una matriz de habilidades de los empleados para identificar las lagunas de habilidades

En pocas palabras, una matriz de habilidades de los empleados skills matrix traza el nivel de habilidades de los empleados o de equipos específicos en un formato visual basado en una cuadrícula. Muestra las habilidades que la plantilla tiene actualmente y llama nuestra atención sobre las áreas que necesitan mejoras.

A continuación se muestra una representación tabular de las habilidades de los empleados. Cada habilidad que un empleado (en un puesto de trabajo específico debería tener) se califica en una escala de 1 a 10.

Plantilla de Matriz de Habilidades

Una matriz de habilidades revela información vital necesaria para construir iniciativas que podrían cerrar eficazmente cualquier brecha de habilidades que enfrente el equipo. Simplifica la evaluación del desempeño de los empleados y hace que el aprendizaje y el desarrollo sean más efectivos.

Evaluar los requisitos individuales de capacitación de los empleados

Cada empleado de su empresa aporta diferentes habilidades y experiencias, lo que significa que también tienen formas preferidas de aprender. Claro, una matriz de habilidades ayuda a determinar el nivel de competencia de sus empleados, pero no dice cómo quieren ser capacitados.

Ya sea que tenga 20 personas en su empresa, 200 o incluso 2000, existen múltiples factores a considerar para la capacitación específica, incluidas las limitaciones de tiempo, los estilos de aprendizaje, el acceso a la tecnología, la ubicación geográfica, etc.

Si bien puede realizar capacitación masiva sobre lanzamientos de nuevos productos, asuntos de cumplimiento y cambios de procesos, habrá momentos en los que la capacitación será más efectiva si se adapta a los diferentes estilos de aprendizaje de los empleados.

Tome nota de qué y cómo quieren aprender sus empleados. Utilice cuestionarios o encuestas para recopilar información sobre sus formas de aprendizaje preferidas.

Identifique las necesidades de su organización

Alinee los requisitos de aprendizaje de sus empleados con los objetivos de su negocio. Una matriz de habilidades ayuda a identificar las disparidades existentes en el desempeño de los empleados y el resultado general. Una razón basada en datos detrás de una iniciativa ayuda a aumentar su impacto positivo general.

Por ejemplo, si planea lanzar un negocio en una nueva área geográfica con marketing agresivo, necesita empleados con sólidas habilidades de investigación y construcción de estrategias.

Suponga que encuentra que falta esa habilidad en particular en su equipo. En ese caso, su programa de capacitación puede dirigirse a perfeccionar la habilidad de los empleados que ven una carrera en la gestión de proyectos y la creación de iniciativas estratégicas.

Defina los resultados de capacitación esperados

Los resultados de la capacitación son los objetivos medibles que se espera que los empleados logren al final de un programa de capacitación específico. El resultado influye en el éxito o el fracaso de su iniciativa, ya que evaluará la capacitación en función de si sus empleados han alcanzado estos resultados.

Sea específico al escribir los resultados deseados. Evite usar palabras vagas, como "comprender", "aprender" o "darse cuenta". En cambio, use palabras que destaquen la acción tangible y observable, como "calcular", "demostrar" o "crear".

Un ejemplo poderoso de un objetivo de capacitación es: "Después de completar el programa, podrá crear y modificar archivos de Excel". Pero lo que no marcaría la diferencia es: "Durante el programa, aprenderá los fundamentos de Excel".

Establecer metas específicas puede ayudarlo a desarrollar estrategias para medir el impacto de un programa de actualización profesional a través de métricas cualitativas.

Formación Dirigida McKinsey

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Comunicar el valor de la formación

Sus empleados deben entender qué van a aprender y por qué. Necesitan ver el valor detrás de reservar tiempo para aprender y tener una imagen clara del resultado esperado.

¿Cómo les ayudará la formación a realizar su trabajo de manera más eficiente? ¿Cómo les equipará mejor para el futuro? Su responsabilidad es comunicar auténticamente el valor de la formación para que se apropien de su aprendizaje.

Incorporar la personalización en los programas de capacitación dirigidos implica comprender lo que los empleados saben, lo que necesitan saber, la brecha entre ambos y la mejor manera de cerrar la brecha de habilidades. Aclarar los resultados esperados ayudará a comunicar el valor de la capacitación.

Además de ser transparentes sobre el valor de participar, promueva cualquier incentivo que los empleados puedan obtener para aumentar la participación. Esto ayudará a la aceptación de los empleados, lo que solo puede beneficiar aún más la efectividad del programa de capacitación.

Diseñe sus materiales de capacitación

Como la persona promedio hoy en día ve, lee y escucha una enorme cantidad de contenido en línea, mantener a sus empleados involucrados durante el programa de capacitación a veces puede ser un desafío. Por lo tanto, debe crear un plan de estudios de capacitación entretenido y relatable.

Planifique sus materiales para que sus empleados controlen su aprendizaje. Incluya elementos prácticos e interactivos, permitiendo a los empleados trabajar juntos. Cuente historias de escenarios de la vida real según corresponda.

Combine varios formatos: presentaciones, videos y material de lectura (folletos o hojas informativas), para mayor variedad. Usando la información recopilada en los puntos anteriores, formule sus módulos de capacitación.

Por favor, concéntrese en las necesidades de capacitación de los empleados y tenga en cuenta factores como el tiempo y el presupuesto para crear un programa de capacitación específico que no le suponga un gasto excesivo; sin embargo, al mismo tiempo, genere un impacto positivo en la forma en que los empleados realizan su trabajo.

Determine los formatos de contenido para la capacitación de los empleados

Diferentes empleados prefieren diferentes estilos de aprendizaje. Algunos requieren experiencia práctica; algunos son aprendices visuales, algunos necesitan un mentor o entrenador que los guíe, y así sucesivamente. Como ve, no puede depender de una sola opción para impartir la capacitación. Estos son los principales formatos de capacitación que puede elegir:

a. Capacitación en el trabajo

Este es un enfoque práctico para adquirir nuevas habilidades y competencias necesarias para un trabajo en un entorno laboral real. Eso significa que, en lugar de dar a los empleados presentaciones o entregarles material de lectura, aprenden sobre el trabajo haciéndolo realmente.

b. Capacitación en video

Los videos de capacitación permiten a los empleados consumir información en un formato fácil de entender que les ayuda a retenerla por más tiempo.

c. Capacitación dirigida por un instructor

Este es un método tradicional de capacitación para empleados, generalmente impulsado por un profesional del desarrollo que puede usar una combinación de herramientas de instrucción y materiales informativos al llevar a cabo sus lecciones.

Materiales de capacitación dirigidos

Este tipo de capacitación consume mucho tiempo. Sin embargo, es muy útil para ayudar a los empleados a comprender temas complicados.

d. eLearning

También conocido como capacitación basada en la web o aprendizaje en línea, el eLearning ayuda a los empleados a aprender desde la comodidad de sus hogares a través de seminarios web en vivo, plataformas de adopción digital, sistemas de gestión del aprendizaje y otros medios en línea.

e. Capacitación grupal

Esto generalmente implica sesiones donde un grupo más grande de empleados participa en actividades y discusiones guiadas. La capacitación grupal ayuda a los participantes a vincularse y a estar más interesados en el éxito individual de los demás. Aunque esta es una opción rentable, algunos instructores pueden tener dificultades para facilitarla debido a posibles opiniones discordantes.

Evaluar la efectividad del programa de capacitación dirigida

Es imposible alcanzar los objetivos si no tiene un sistema implementado para rastrear y analizar el impacto de su capacitación dirigida. Considere las siguientes métricas para evaluar su efectividad:

a. Conocimiento adquirido

Con la ayuda de las evaluaciones de habilidades de los empleados, demostraciones o cuestionarios, puede verificar qué tan bien los empleados aprendieron el material que se les presentó.

b. Competencia en el trabajo

Observe a los empleados y vea cómo aplican los nuevos conocimientos o habilidades adquiridas en el trabajo. ¿Realmente ha marcado una diferencia en su eficiencia?

c. Comentarios de los empleados

Recopile comentarios de los participantes después de la capacitación para confirmar si les gustó la capacitación y aprendieron algo nuevo y cuáles son sus sugerencias generales. Realice una encuesta en línea anónima para que los empleados respondan con sinceridad.

d. Resultados comerciales

Analice los resultados que la capacitación específica produce trimestral o semestralmente. Verifique si la capacitación influye en un aumento de los ingresos, los niveles de productividad de los empleados y cualquier otro predictor del desempeño laboral que elija monitorear.

Te toca a ti

A medida que el escenario empresarial evoluciona rápidamente, los empleados esperan que sus empresas los apoyen con programas de capacitación informativa de forma continua, lo que les permite mantenerse al día con los últimos procesos, tendencias, tecnologías y, por supuesto, conjuntos de habilidades de la industria.

Los diferentes métodos de capacitación ayudan a mejorar las habilidades de los empleados para mejorar su desempeño y niveles de productividad junto con el reciclaje profesional para prepararlos para el futuro. Cualquier empresa que invierta en la capacitación específica de los empleados impulsa aún más su éxito. ¡Sé esa empresa!