Análisis de RRHH: Beneficios, métricas principales y proceso

En pocas palabras, el análisis de RRHH se refiere a la creación de conocimientos sobre cómo las inversiones en activos de capital humano contribuyen al éxito de cuatro resultados principales: generación de ingresos, mitigación de riesgos, ejecución de la planificación estratégica y reducción de gastos.

En los últimos años, RRHH ha experimentado cambios tremendos. Tradicionalmente, el departamento era más centrado en el ser humano, lo que dificultaba cuantificar y medir el éxito como en el departamento de ventas. Pero ese ya no es el caso.

Con una mayor responsabilidad como socio comercial, se pide a RRHH que cuantifique sus acciones para demostrar el impacto organizacional. El análisis de RRHH aprovecha los datos recopilados rutinariamente por RRHH y los correlaciona con los objetivos de RRHH y corporativos.

Verá, se necesita tiempo e inversión para que los empleados alcancen un nivel de productividad total. El análisis de RRHH simplemente proporciona información respaldada por datos sobre lo que funciona bien y lo que no, para que las empresas puedan realizar mejoras y planificar de manera más efectiva para el futuro.

Tipos de análisis de RRHH

El análisis de RRHH se utiliza a menudo indistintamente con el análisis de personas, el análisis de la fuerza laboral y el análisis de talento. Sin embargo, existen a grandes rasgos tres tipos de análisis de RRHH, incluido el predictivo, el descriptivo y el prescriptivo, cada uno de los cuales ofrece una perspectiva diferente sobre los datos de la empresa:

1. Análisis descriptivo

El análisis descriptivo implica la interpretación de datos históricos (a menudo brutos) para comprender mejor los cambios en un negocio. Por ejemplo, un resumen de la plantilla de todos los empleados de una organización es una forma de análisis descriptivo.

2. Análisis predictivo

Como su nombre indica, el análisis predictivo trabaja para mirar hacia el futuro. Se utilizan modelos estadísticos y pronósticos para responder a la pregunta de qué puede pasar. Por ejemplo, puede ayudar a determinar si alguien encajará bien culturalmente o cuánto tiempo permanecerá un empleado.

3. Análisis prescriptivo

El análisis prescriptivo ofrece recomendaciones sobre qué hacer basándose en la información recuperada del análisis descriptivo y predictivo. Por ejemplo, ayuda a determinar cómo incorporar adecuadamente a un nuevo empleado en función de sus habilidades y puntos fuertes.

Métricas principales de análisis de RRHH

El análisis de RRHH es genuinamente un método basado en datos que ayuda a mejorar las decisiones que impactan en las funciones de RRHH. Está muy influenciado por la calidad de los datos recopilados de métricas clave, como tiempo de contratación, riesgo de capital humano, riesgo medio de absentismo, gasto de formación por empleado, etc.

Si renuevas tu proceso de contratación para eliminar los malos predictores y empiezas a centrarte en la capacidad concreta del candidato, deberías empezar a ver resultados positivos. Para saber con precisión qué tan bien están funcionando tus cambios, aquí tienes algunas métricas esenciales para rastrear:

1. Rotación de empleados

Esto mide cuántos empleados abandonan tu empresa en un período fijo, generalmente un año. Se calcula dividiendo el número de despidos/renuncias durante el año por el número de personas contratadas durante el año y luego multiplicando esa cifra por 100.

La rotación promedio en todas las industrias se estima en alrededor del 17%. Cuanto menor sea tu rotación que este promedio, mejor te irá como empresa.

2. Ingresos por empleado

Esto se calcula dividiendo los ingresos de una empresa por el número total de empleados de la empresa. En pocas palabras, la métrica es un indicador de los ingresos promedio que genera cada empleado dentro de un período de tiempo.

3. Tasa de deserción en el primer año

Esto mide el número de empleados que se van dentro del primer año de ser contratados. Si bien algunos de estos podrían incluir despidos por parte de la empresa (conocido como deserción ‘gestionada’), otros son empleados que optan por renunciar, lo que sucede con mayor frecuencia porque no han recibido los recursos y el apoyo que necesitan para encajar en el trabajo.

4. Tiempo para la productividad

Esta es una medida de la curva de aprendizaje o el número de días que le toma a un nuevo empleado sentirse completamente cómodo y en el trabajo. Naturalmente, un tiempo más corto para la productividad indica que su proceso de incorporación es sólido y que el candidato era una buena opción para empezar.

5. Tasa de aceptación de ofertas

Esto calcula el número de ofertas de trabajo formales aceptadas dividido por el número total de ofertas de trabajo dadas en un período determinado. Obviamente, una tasa más alta (por encima del 85%) indica una buena proporción. Si es más baja, es necesario renovar la estrategia de adquisición de talento de la empresa.

6. Compromiso de los empleados

Esto mide la conexión del empleado con su trabajo y con la empresa. Un mayor compromiso, naturalmente, se traduce en más motivación diaria y más productividad.

Puede hacer un seguimiento del compromiso de los empleados enviando encuestas en las que los nuevos empleados califiquen lo satisfechos que se sienten con sus trabajos y equipos y con su experiencia de reclutamiento e incorporación.

También podría tomar nota de las métricas de eficiencia laboral: si sus empleados rinden constantemente por debajo de la media, podría indicar que no están suficientemente comprometidos en el trabajo.

Beneficios del análisis de RRHH

No hay duda de que el análisis ayuda a una empresa a ser más estratégica y sistemática. Los datos ayudan a abordar los problemas actuales y a planificar mejor las actividades futuras. Además de ese pensamiento, aquí están los X principales beneficios que el análisis de RRHH aporta:

1. Adquisición de talento mejorada

La adquisición de talento es una actividad importante para cualquier organización que debe realizarse durante todo el año. El proceso de selección de candidatos es una tarea enorme, y cuando encuentras a alguien adecuado para el trabajo, solo puedes esperar que todo vaya bien y que se una a la empresa.

¿Cuántos candidatos son entrevistados antes de cubrir la vacante de empleo? ¿Qué canales de búsqueda de candidatos funcionan mejor para usted? ¿A cuántos candidatos contactó para cerrar una posición? Estas son algunas de las preguntas que podría considerar resolver a través de análisis.

Realice un seguimiento de las métricas de contratación como el costo por contratación, la calidad de la contratación, la finalización de la solicitud, etc., para realizar ajustes en su proceso de adquisición de talento.

2. Reducción de la rotación de personal

La retención de empleados es cada día más difícil, especialmente con la frecuente rotación laboral de los jóvenes. Por lo tanto, convierta en un hábito realizar entrevistas de salida. Comprenda por qué los empleados quieren irse o qué podría hacer que se queden.

Encuentre patrones en la información recopilada para comprender qué está causando la rotación y ponga en marcha medidas correctivas para evitarlo en el futuro.

3. Experiencia de empleado mejorada

Muchas organizaciones no se dan cuenta de que la experiencia del empleado comienza con la contratación. Su primera interacción con un candidato antes de la contratación es igualmente importante en comparación con su experiencia con ellos en su primer día de trabajo.

Cuando es consciente de los factores que afectan la experiencia del empleado de forma positiva y negativa, puede ofrecerles una experiencia óptima. El análisis de RR. HH. le proporciona los números que necesita para tomar decisiones que valgan la pena.

4. Fuerza laboral productiva

Los niveles de productividad de los empleados nunca son constantes y están sujetos a un impacto negativo por muchos factores, incluido el comportamiento tóxico en el lugar de trabajo, la multitarea, la falta de reconocimiento, etc.

Recopilar datos sobre lo que está obstaculizando la productividad de los empleados le ayudará a tomar medidas correctivas que mantengan a la fuerza laboral contenta y en el camino correcto, y beneficiarán los resultados de su empresa.

5. Mejor capacitación

El desarrollo profesional es una parte integral de la cultura de la empresa. Ayudar a sus empleados a crecer y aprender nuevas habilidades impactará directamente en su desempeño. Recopilar datos sobre dónde los empleados necesitarán mejora de habilidades le permite identificar si están aprovechando al máximo las oportunidades de capacitación y si la capacitación es relevante para ellos.

Desventajas de la analítica de RR. HH.

• El acceso a datos de calidad puede ser un problema para las empresas que no tienen sistemas actualizados.
• Los equipos de RR. HH. más pequeños no siempre pueden tener el conjunto de habilidades estadísticas y analíticas para trabajar con grandes conjuntos de datos.
• Los diferentes sistemas de gestión y elaboración de informes en la empresa pueden dificultar la agregación y comparación de datos.
• Es posible perder oportunidades o derivar información falsa si el equipo de RR. HH. utiliza una herramienta compleja y no está capacitado en el análisis de datos.
• Si las herramientas de análisis de RR. HH. que tienen acceso a información confidencial no cumplen con los estándares de seguridad correctos, podría generar posibles problemas de seguridad.
• La empresa debe cumplir con las leyes de privacidad de datos de su país. Aquellos que no aseguren los datos personales de los empleados o se descubra que hacen un uso indebido de los datos personales enfrentarán fuertes sanciones.

Cómo implementar análisis de RR. HH. en tu organización

¿Quieres implementar análisis de RR. HH. en tu organización? En la siguiente sección, te diremos cómo establecer e implementar la recopilación y el análisis de datos de RR. HH. paso a paso:

1. Crea un plan de acción

Identifica los problemas relacionados con los RR. HH. en los que quieres centrarte. Esto podría incluir acortar el tiempo para cubrir una vacante o optimizar tu proceso de incorporación. Todo el departamento de RR. HH. debería sentarse y criticar cómo están funcionando.

Pregúntate:

• “¿Qué necesitamos medir?”
• “¿En qué plazos estamos pensando?”
• “¿Qué eventos o valores son necesarios para pronosticar?”

Observa todos los tipos de datos que mejor se adapten a las necesidades de tu organización y te ayuden a crear un modelo de toma de decisiones informado utilizando el análisis de datos. Luego, introduce KPI personalizados además de tus métricas de RR. HH. estándar, manteniendo un seguimiento de cuáles te ayudarán a realizar ajustes significativos.

Algunos ejemplos de métricas incluyen la rotación temprana, el rendimiento y el potencial, la calificación de compromiso, las horas facturables por empleado, el costo de RR. HH. por empleado, etc.

2. Define las fuentes de datos

Una vez que hayas identificado las métricas a rastrear, documentar las fuentes de dónde extraer los datos no será difícil. Podrías utilizar sistemas de seguimiento de candidatos, pruebas de evaluación de habilidades, sistemas de capacitación, módulos de RR. HH. de ERP, etc. para recopilar datos.

Si también planea considerar datos que los candidatos o empleados actuales comparten en sitios de redes sociales o canales de Slack/Discord/Skype, agregue estos portales a su lista. Asegúrese de tener acceso a datos a nivel individual recopilados por empresas externas de encuestas.

3. Decidir sobre una herramienta

Después de haber decidido las fuentes a aprovechar para la recopilación de datos, describa las tareas que su equipo de RRHH deberá realizar junto con las métricas e indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir y pronosticar. Podría optar por soluciones estándar como Gusto, Namely y Zoho People.

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Elija una solución que cumpla con todos sus objetivos y que todos en el equipo puedan usar fácilmente. Tener un sistema demasiado complicado solo le dificultará las cosas.

4. Reunir un equipo

Solo porque se llama “análisis de RR. HH.”, no significa que los empleados de otras funciones no puedan ser parte del proceso. Aquí hay algunos de los expertos que debe tener en su equipo de análisis de RR. HH. además del personal de RR. HH.:

• Un administrador de base de datos responsable de la gestión de la base de datos.
• Un gerente de RR. HH. responsable de construir y mantener los planes y operaciones de RR. HH.
• Un analista de datos para definir formas de recuperar datos de fuentes para resolver un problema específico.
• Un científico de datos para manejar el análisis de datos y descubrir información sobre las operaciones de la organización.

Por supuesto, la estructura del equipo depende de la complejidad de la solución, los plazos y el presupuesto. Un especialista puede tener más responsabilidades. Por ejemplo, un científico de datos puede estar a cargo de la recopilación de datos, la selección de datos y la visualización.

5. Capacitar a los empleados sobre cómo usar el sistema

El análisis, en general, desafía el statu quo en el trabajo, por lo que RR. HH. debe equiparse con el conocimiento para aprovechar al máximo la nueva tecnología. Por lo tanto, la capacitación es imprescindible, ya que muestra la funcionalidad del nuevo sistema. Los tutoriales en video y las herramientas interactivas de incorporación virtual instruyen eficazmente a los usuarios finales.

6. Sé creativo y colabora

Descubre formas de evitar los silos funcionales definiendo KPI claros para el equipo. El procesamiento de datos en tiempo real y las técnicas avanzadas de minería de datos simplifican la accesibilidad y el análisis de datos. Obtén el máximo beneficio empresarial optimizando el proceso de análisis de RR. HH. y aplicando controles de calidad. Haz que el equipo contribuya por igual.

7. Garantiza el cumplimiento legal

Evita multas y sanciones elevadas cumpliendo con las leyes de protección de datos y las regulaciones de privacidad en constante cambio. Verifica legalmente todas las técnicas de obtención de datos y los procesos de publicación. Explica los aspectos legales a los gerentes, ejecutivos y personal de RR. HH. para que no te excedas y infrinjas ningún derecho de privacidad de los empleados. Consulta a un especialista en derecho laboral para obtener ayuda.

Te toca a ti

Utilizar el análisis de RR. HH. no significa que compres software costoso, configures un equipo especializado enorme y te sientas abrumado por enormes volúmenes de datos. Empieza poco a poco.

Ten conversaciones con los empleados, registra sus respuestas, agrega gerentes de varias funciones, haz un plan y comprométete con él. Utiliza los datos recuperados para impulsar iniciativas, solucionar cualquier problema existente e introducir cambios organizativos positivos. ¡Buena suerte!