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Ein kurzer Leitfaden für die Überwindung von virtuellen Bord-Herausforderungen

Herausforderungen beim virtuellen Onboarding meistern

In den letzten anderthalb Jahren ist die Arbeit aus der Ferne in den meisten Unternehmen zur Norm geworden. Auch wenn die Büros wieder öffnen und das Reisen wieder beginnt, haben die meisten Mitarbeiter keine Eile, auf die Annehmlichkeiten des Arbeitens von zu Hause aus zu verzichten, und wir geben ihnen keine Vorwürfe.

Kein Pendelstress oder -kosten, minimale Ablenkungen im Büro und eine bessere Work-Life-Balance sind einige der Vorteile für Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten.

Daher ist es wahrscheinlich, dass die hybride Bürostruktur, wenn auch nicht vollständig abgelegen, in Zukunft zur neuen Normalität wird. Google, HubSpot, Siemens, Microsoft und Intuit sind einige der Unternehmen, die sich für das Hybridmodell entscheiden.

Aber wie viele Unternehmen haben tatsächlich eine Strategie, damit dies funktioniert? Laut Daten von McKinsey haben 68 % der Unternehmen immer noch keinen klaren Plan für den effektiven Einsatz des hybriden Büromodells – trotz der Vorteile, die Remote-Arbeit bietet.

Während die Besonderheiten der Remote-Arbeit schon seit einiger Zeit im Gange sind – Zoom-Meetings, die Verwendung von Projektmanagement-Tools, gestaffelte persönliche Schichten – gibt es keine strukturierte Methode, mit der Unternehmen sicherstellen können, dass sich Remote-Mitarbeiter zu Hause engagiert und produktiv fühlen.

Dies ist besonders beunruhigend, da nur 15 % der Mitarbeiter angeben, sich an ihrem Arbeitsplatz engagiert zu fühlen. Im Gegenteil, längere Arbeitszeiten sind zu einem weiteren Thema geworden. Angesichts des vorübergehenden Reiseverbots durch die Pandemie haben die meisten Mitarbeiter auch zu ungeraden Zeiten auf Büroarbeit zurückgegriffen. Das hilft der Produktivität auf Dauer nicht.

Aber was noch wichtiger ist, da viele Jobs von Anfang an remote-basiert sein werden, könnte ein unzureichendes Engagement in der Remote-Onboarding-Phase neue Mitarbeiter entmutigen und dazu führen, dass sie vorzeitig gehen. Kurz gesagt, es besteht ein klarer und gegenwärtiger Bedarf für eine Prozessüberholung, um den Anforderungen der hybriden Arbeit gerecht zu werden. Und in dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie genau das tun.

Die Vorteile eines Online-Onboarding-Prozesses

Beim Onboarding geht es nicht nur darum, Formulare auszufüllen und Ihrem neuen Mitarbeiter „Hallo“ zu sagen. Es ist ein fortlaufender Prozess, bei dem es darum geht, ihnen zu helfen, sich in den Job und das Unternehmen einzufügen und gleichzeitig einen Raum zu schaffen, in dem ihre Fähigkeiten glänzen können.

Ohne die persönliche Note eines physischen Onboardings verpassen Rekruten bereits zu einem gewissen Grad, was bedeutet, dass der Online-Prozess die Einführungs-, Sozialisierungs-, Anleitungs- und Akklimatisierungsaspekte des Onboardings so gut wie möglich nachbilden muss.

Auch wenn dies wie viel Aufwand erscheinen mag, zahlt sich das Online-Onboarding aus folgenden Gründen aus:

1. Verstärkte Arbeitsplatzwerte

Die Aufrechterhaltung einer einheitlichen Arbeitsplatzkultur wird immer schwieriger, wenn die Mehrheit der Mitarbeiter nie ins Büro kommt. Mit einem robusten Remote-Onboarding-Prozess, der die Überzeugungen und Werte des Unternehmens in jeder Phase aufrechterhält, können die Mitarbeiter eine tiefere persönliche Verbindung zu ihrem Arbeitsplatz spüren.

Standardisierte Geräte, Verfahren und Nachrichtenstile tragen auch dazu bei, ein Gefühl der Konsistenz zu schaffen. Schließlich bedeutet ein einheitlicher Online-Onboarding-Prozess, dass jeder Rekrut die gleiche Erfahrung erhält, unabhängig davon, welchem Team er beitritt.

2. Besserer Feedbackprozess

Entscheidungsträger in jedem Unternehmen müssen darauf achten, was Mitarbeiter sagen. Dies ist besonders in der Remote-Onboarding-Phase wichtig, wenn Mitarbeiter ihren ersten Eindruck vom Unternehmen machen.

Es hilft, in eine innovative, benutzerfreundliche Lösung zu investieren, die die Abgabe von Feedback erleichtert und die Erfassung von Feedback in verschiedenen Phasen des Onboarding-Prozesses ermöglicht. Indem Sie zeigen, dass Sie die Meinung der Rekruten priorisieren, können Sie die Beziehung von Anfang an stärken.

3. Stärkere menschliche Beziehungen

Selbst wenn hybride Büromodelle vollständig vorhanden sind, werden die Mitarbeiter viel stärker isoliert sein als früher.

Isolation kann zu einer stärkeren Trennung von Kollegen und Managern und zu einer insgesamt geringeren Arbeitszufriedenheit führen, was bedeutet, dass die Priorisierung von Verbindungen durch Follow-ups und Gespräche von größter Bedeutung ist.

Verwenden Sie einen bestimmten Kanal und ein System für die offizielle Kommunikation, aber halten Sie den inoffiziellen Chat am Laufen, einschließlich – wo immer möglich – persönliche Treffen zum Kaffee. Slack, Skype und Discord sind beliebte Kommunikationstools, die von großen und kleinen Unternehmen verwendet werden.

Auf diese Weise öffnen sich neue Mitarbeiter eher für Dinge, die sie brauchen oder Vorschläge, die sie brauchen, um sich in ihrer neuen Organisation wertgeschätzt zu fühlen.

Überwindung der Herausforderungen beim virtuellen Onboarding für Hybrid Worker

Das Ziel jedes Onboarding-Prozesses sollte sein, dass sich der Rekrut vom ersten Tag an als Teil der Familie fühlt. Mitarbeiter, die aus der Ferne an Bord gehen, erfordern noch mehr Aufwand und Koordination zwischen den verschiedenen beteiligten Abteilungen. Hier sind einige Best Practices, die Sie beachten sollten.

1. Beginnen Sie mit dem Onboarding lange vor dem ersten Tag eines neuen Mitarbeiters

Der virtuelle Onboarding-Prozess kann für einen Mitarbeiter ziemlich überwältigend sein. Sie müssen sich nicht nur auf neue Kollegen und Führungskräfte einstellen, sondern auch das Unternehmen kennenlernen, die notwendigen Verwaltungsarbeiten erledigen und sogar einige ihrer beruflichen Aufgaben beginnen.

Auch wenn dies teilweise unvermeidlich ist, können Unternehmen den Prozess rationalisieren, indem sie die verschiedenen Abteilungen (z die Herausforderungen beim virtuellen Onboarding erheblich reduzieren.

2. Betonen Sie die persönliche Verbindung vor dem Papierkram

Das Kennenlernen des Unternehmens umfasst viel mehr als nur eine Präsentation oder Broschüre über die Unternehmensgeschichte. Rekruten lernen die wertvollsten Dinge, indem sie sich mit ihren neuen Kollegen unterhalten und während der Essens- und Kaffeepausen informell Fragen stellen.

Auch wenn eine ständige persönliche Interaktion möglicherweise nicht möglich ist, sollten Sie sich in den ersten Tagen darauf konzentrieren, dem Rekruten Menschen vorzustellen, mit denen er sprechen kann, anstatt ihn mit Verwaltungsaufgaben zu überlasten, die entweder automatisiert oder zu einem späteren Zeitpunkt geplant werden können.

Dies sollte nach Möglichkeit persönliche Kaffeetermine mit Mentoren und Einführungen in Interessengruppen oder außerschulische Clubs innerhalb der Organisation beinhalten. Es ist eine der größten Herausforderungen beim virtuellen Onboarding, keine Umgebung zu schaffen, in der sich der Rekrut außerhalb der Arbeit mit seinem Team unterhalten kann.

Durch das Kennenlernen der Mitarbeiter, mit denen sie zusammenarbeiten, werden sich die Rekruten viel früher wohlfühlen und sich sicherer fühlen, Fragen und Antworten zu stellen, nicht in die Unternehmensbroschüre.

Das Unternehmen kann auch einen Buddy oder Mentor zuweisen, um den neuen Mitarbeitern schnell einen angenehmen Aufenthalt zu ermöglichen. Diese Person könnte sich vom Vorgesetzten des Rekruten unterscheiden. Ihre Aufgabe ist es, mit dem Rekruten in Kontakt zu bleiben und ihr Hauptansprechpartner für alles zu sein, was sie brauchen, um ihre Arbeit gut zu machen.

3. Denken Sie über die ersten 30 Tage hinaus

Sobald die ersten Einführungen und Formalitäten erledigt sind, ist es an der Zeit, dass der Rekrut seine Stelle ernsthaft antritt. Eine der Herausforderungen beim virtuellen Onboarding ist das Fehlen eines strukturierten Prozesses, der erforderlich ist, um die Fähigkeiten und Fertigkeiten des Rekruten mit den Anforderungen der Position zu synchronisieren.

Daher sollte in den ersten Wochen eine enge Abstimmung zwischen dem Manager und dem neuen Mitarbeiter erfolgen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Schulungen, Mentoring und Fortschrittskontrollen durchgeführt werden.

Ein transparenter Prozess gibt beiden Parteien Meilensteine, die eingehalten werden müssen, wobei natürlich genügend Spielraum vorhanden sein sollte, um den Prozess auf die individuellen Bedürfnisse jedes Rekruten zuzuschneiden.

4. Bauen Sie eine Kultur der Feedbacksammlung und -implementierung auf

Hybride Arbeitskulturen sind für die meisten Unternehmen neu. Es ist selbstverständlich zu erwarten, dass einige Dinge am Anfang nicht perfekt sind und es auch virtuelle Onboarding-Herausforderungen geben würde.

Wesentlich ist jedoch, dass Unternehmen offen für Feedback sind und es den Mitarbeitern leicht machen, dieses Feedback zu teilen. Dies kann in Form von Echtzeit-Feedback-Erfassung erfolgen, beispielsweise durch Bewertung jedes Schritts des Online-Onboarding-Prozesses auf einer Sterneskala und geplante Feedback-Gespräche in zweiwöchigen oder monatlichen Abständen.

Darüber hinaus sollten sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte ermutigt werden, Feedback zu geben, wenn sie dies für erforderlich halten, sei es über Anrufe oder die dafür vorgesehenen Chat-Kanäle.

Dies hilft Managern, auf die Bedürfnisse des Rekruten eingestellt zu bleiben und zeigt Rekruten auch, wie sie sich von Anfang an verbessern können. Die Praxis reduziert die Fluktuationsrate auf lange Sicht.

5. Onboarding-Technologie neu denken

Jetzt, wo alles online erledigt wird, ist es umso wichtiger, Ad-hoc-Ansätze für das Remote-Onboarding-Management abzuschaffen und in strukturierte Tools zu investieren.

Ein einziges Tool zum Verteilen und Speichern aller Onboarding-Dokumente trägt beispielsweise dazu bei, Verwirrung zu vermeiden und alles zum Nachschlagen später bei Bedarf aufzubewahren.

Darüber hinaus sollte ausreichend für „spaßige“ Gespräche gesorgt werden, damit der Rekrut schneller Freundschaften schließen kann, z.

Der Fortschritt bei Technologien wie virtuellen Büroräumen kann auch ein immersives Erlebnis schaffen, indem eine tatsächliche Büroraumeinrichtung nachgeahmt wird, wodurch die Herausforderungen beim virtuellen Onboarding erheblich reduziert werden.

6. Rekruten gruppieren und zusammen an Bord nehmen

Ein Remote Onboarding Programm muss nicht unbedingt für eine einzelne Person geplant werden. Der Manager kann es für mehrere Rekruten gleichzeitig organisieren.

Dies hilft den neuen Mitarbeitern teilweise in der Ausbildung als kollektives, virtuelles Teambuilding-Maßnahmen zu helfen und sich auf jeden einzelnen an die neue Arbeitsumgebung und Unternehmenskultur zu gewöhnen.

Eine solche Kohortenstrategie kann ein Gefühl von Freundschaft, Kameradschaft und Engagement unter den Rekruten fördern und eine viel angenehmere Erfahrung machen. Darüber hinaus können Remote-Onboarding-Events auch lustige Icebreaker-Events beinhalten, die den Prozess weiter humanisieren.

7. Erleben Sie ein einzigartiges Remote-Onboarding-Erlebnis

Obwohl die persönliche Bindung nicht online repliziert werden kann, gibt es Möglichkeiten, den Online-Onboarding-Prozess über das Ausfüllen von Formularen und das Ansehen von Präsentationen hinaus zu gestalten.

Das Unternehmen kann zum Beispiel eine virtuelle Yoga-Sitzung oder Mitsingen organisieren, um das Eis unter den Teammitgliedern zu brechen. Sie können auch das Willkommensessen nachbauen, indem sie Essen zum Haus jedes Rekruten liefern.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, Kartons mit firmeneigenen Souvenirs zu liefern, ähnlich wie persönliche Rekruten an ihrem ersten Arbeitstag Goodie-Bags erhalten könnten, wodurch die virtuellen Onboarding-Herausforderungen minimiert werden.

Zu den wesentlichen Schritten gehört es jedoch, dem Mitarbeiter schon im Vorfeld vollständige Klarheit darüber zu verschaffen, wie die ersten Tage aussehen werden. Dies zeigt, dass das Unternehmen auf Transparenz setzt und hilft, von Anfang an Vertrauen aufzubauen.

8. Das Management schulen

Jedes Unternehmen, das ein solides Online-Onboarding-Programm durchführen möchte, muss auch seine Manager und Teammitglieder schulen.

Diese Schulungsprogramme könnten darin bestehen, wie man effektive Videokonferenzen veranstaltet, eine starke Botschaft über die Unternehmenskultur vermittelt, klare Erwartungen für die ersten 90 Tage und darüber hinaus festlegt und die Mitarbeiter an ihre neue Rolle und das Unternehmen bindet und daran gewöhnt.

Wenn sie nicht wissen, wie man das Remote-Onboarding-Programm angeht, kann von ihnen nicht erwartet werden, dass sie bei den Rekruten hervorragende Arbeit leisten. Daher sollten Unternehmen zuerst ihre Teams schulen und dann den Onboarding-Prozess selbstbewusster angehen.

Zu dir hinüber

Es ist natürlich, sich Sorgen darüber zu machen, wie Remote-Onboarding vonstatten gehen wird, wenn man es noch nie zuvor getan hat. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass ein konsistenter, transparenter Ansatz die Dinge optimal in Gang hält und es sowohl Managern als auch Rekruten ermöglicht, ihre Bedürfnisse zu äußern.

Gleichzeitig ist es wichtig, flexibel zu bleiben, um Verzögerungen oder Änderungen außerhalb des eigenen Einflussbereichs zu berücksichtigen. Da sich Rekrut und Vorgesetzter nicht jeden Tag sehen, sollte vor allem konsequent darauf geachtet werden, einen wechselseitigen Kanal für Fragen und Gespräche aufrechtzuerhalten.

Das hilft am Ende des Tages, Vertrauen aufzubauen und zu erhalten, auch wenn kleine Dinge noch nicht ganz geklärt sind. Unternehmen sollten zusammenarbeiten, um einen guten Start zu schaffen, die Möglichkeit zu nutzen, unterwegs zu lernen, und ihre Mitarbeiter bestmöglich willkommen heißen.

Obwohl das Onboarding ein kritischer Prozess für jedes Unternehmen ist, haben Sie sich jemals gefragt, wie viel Zeit Sie sparen können, wenn Sie die richtige Person für Ihr Unternehmen einstellen?

Mithilfe eines Tools zur Einstellungsbewertung wie Adaface können Sie die Talente überprüfen und einen skalierbaren, schnellen und reibungslosen Einstellungsprozess sicherstellen, der Ihre Zeit bis zur Einstellung um bis zu 80 % verkürzt.

Wenn die richtige Person eingestellt, mit offenen Armen empfangen und entsprechend geschult wird, ist dies langfristig für das Unternehmen von Vorteil.

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